Régularisation des charges locatives : méthode pas-à-pas conforme en 2026

Publié le 2026-04-18 — mis à jour le 2026-05-18 par Brik Pro.

Charges récupérables vs charges non récupérables : la base juridique

La régularisation des charges locatives repose sur la distinction fondamentale entre charges récupérables (refacturables au locataire) et charges non récupérables (à la charge exclusive du bailleur). Cette distinction est strictement encadrée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 qui établit la liste limitative des charges récupérables en immobilier locatif.

Liste des charges récupérables en gestion locative

Le décret de 1987 distingue plusieurs grandes catégories :

1. Eau, énergie, chauffage collectif

• Consommation d'eau froide et d'eau chaude.
• Combustibles et électricité du chauffage collectif.
• Frais d'entretien et exploitation de la chaudière collective.
• Contrats d'entretien des équipements (VMC, ascenseur).

2. Ascenseurs

• Électricité de fonctionnement.
• Entretien courant de l'ascenseur (lubrification, petites pièces).
• Contrats de maintenance.
• Non récupérables : remplacement complet, mise en conformité, gros travaux.

3. Parties communes

• Électricité (couloirs, hall, parkings, cave).
• Produits d'entretien et fournitures de nettoyage.
• Salaires et charges sociales du personnel d'entretien (gardiens, agents).
• Réparations courantes (changement d'ampoules, petite menuiserie).

4. Espaces extérieurs et verts

• Tonte, taille, élagage, traitement phytosanitaire courant.
• Entretien de la voirie privative.
• Déneigement.
• Non récupérables : plantations nouvelles, remplacement complet.

5. Hygiène et taxes

• Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) : intégralement récupérable.
• Frais de désinfection / désinsectisation / dératisation.
• Évacuation des déchets ménagers.

6. Charges non récupérables (à la charge du bailleur)

• Taxe foncière (sauf TEOM).
• Honoraires de syndic de copropriété.
• Assurance PNO (Propriétaire Non Occupant).
• Travaux de gros œuvre, ravalement de façade, mise aux normes électriques.
• Frais de procédure et honoraires d'avocat.

La méthode de régularisation en 5 étapes

Étape 1 : collecter les charges réelles annuelles

En janvier-février N+1, collecter pour chaque bien immobilier :

• Le décompte définitif de charges du syndic de copropriété (ou les factures pour les biens individuels).
• La taxe foncière (pour la part TEOM uniquement).
• Les factures d'entretien direct (ramonage, entretien chaudière individuelle, contrats d'entretien VMC).

Étape 2 : isoler la part récupérable

Pour chaque ligne de charges, appliquer le décret de 1987. Sur un décompte de syndic, les charges récupérables représentent en général 40 à 70% du total selon les copropriétés.

Étape 3 : ventiler par lot locatif (tantièmes)

Diviser les charges totales récupérables par les tantièmes attribués au lot dans le règlement de copropriété. Pour un bien individuel : application directe.

Étape 4 : comparer aux provisions versées par le locataire

Exemple concret :
• Provisions versées par le locataire en 2025 : 12 × 80 € = 960 €
• Charges récupérables réelles ventilées : 1 122 €
• Régularisation due par le locataire : +162 € (complément à payer).

Inversement, si les provisions versées sont supérieures aux charges réelles, le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire.

Étape 5 : notifier le locataire selon les règles

• Délai de prescription : la régularisation doit intervenir dans les 3 ans suivant l'exercice concerné. Au-delà, le bailleur perd son droit à régularisation.
• Justificatifs obligatoires : le locataire peut demander à consulter les pièces justificatives pendant 6 mois à compter de la notification.
• Décompte détaillé : obligation légale de fournir un décompte par catégorie (eau, ascenseur, parties communes, etc.).
• Modalités de paiement : en cas de complément >25% du loyer mensuel, le locataire peut demander un échelonnement sur 12 mois.

Erreurs fréquentes à éviter en régularisation

Erreur 1 : refacturer la taxe foncière hors TEOM

Sanction : remboursement intégral au locataire + intérêts légaux.

Erreur 2 : refacturer des honoraires de syndic

Les honoraires de syndic de copropriété sont à la charge exclusive du propriétaire, jamais du locataire.

Erreur 3 : refacturer des travaux de gros œuvre

Ravalement de façade, réfection de toiture, mise aux normes ascenseur : non récupérables.

Erreur 4 : ne pas joindre les justificatifs

Sans justificatif fourni à la demande du locataire, la régularisation peut être contestée et invalidée par le tribunal.

Réviser les provisions sur charges

Si les régularisations annuelles montrent un écart régulier (positif ou négatif >10%) entre provisions et charges réelles, le bailleur doit ajuster les provisions mensuelles pour le bail en cours, en notifiant le locataire 1 mois avant l'application.

Automatiser la régularisation avec Brik Pro

L'Agent IA Gestion & Patrimoine de Brik Pro automatise la régularisation des charges locatives :

• Import automatique des décomptes de syndic (PDF) avec extraction OCR des charges.
• Catégorisation automatique récupérable / non récupérable selon le décret 1987.
• Ventilation automatique par lot selon les tantièmes.
• Comparaison avec les provisions versées sur 12 mois (synchronisation bancaire DSP2).
• Génération du décompte détaillé conforme à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
• Envoi automatique au locataire via portail ou courrier.
• Suggestion de révision des provisions si écart >10%.

Conclusion : une régularisation maîtrisée = relation locataire apaisée

La régularisation des charges locatives est l'un des moments où la relation propriétaire-locataire peut basculer en conflit. Une régularisation transparente, justifiée pièce à pièce, conforme au cadre légal et notifiée dans les délais, prévient 90% des contentieux locatifs liés aux charges. Pour les gestionnaires immobiliers professionnels, c'est aussi un argument commercial majeur auprès des mandants propriétaires : "chez nous, vous ne perdez pas un euro de charges récupérables, et vos locataires ne contestent pas".

Tableau exhaustif charges récupérables vs non récupérables

Étude de cas : régularisation 2024 sur 80 lots

Un cabinet de gestion immobilière a procédé en mars 2025 à la régularisation 2024 sur ses 80 lots gérés. Voici la répartition observée :

• 62 lots (78%) : régularisation positive (locataire doit un complément). Complément moyen : 142 €.
• 15 lots (19%) : régularisation négative (bailleur rembourse). Remboursement moyen : 87 €.
• 3 lots (3%) : équilibre parfait, pas de régularisation.

Total recouvré net pour les bailleurs : +7 499 €. Sans régularisation correcte, ces sommes auraient été perdues.

Témoignage : une SCI familiale

"Pendant 5 ans, on régularisait à la louche. Nos locataires contestaient régulièrement. Avec Brik Pro, on importe le décompte syndic en PDF, l'IA catégorise automatiquement charges récupérables et non récupérables selon le décret 1987, génère le décompte détaillé, l'envoie au locataire avec les justificatifs. 0 contestation depuis 18 mois."

— SCI Les Camélias, Nice.

Délais à connaître

• Prescription régularisation : 3 ans à compter de l'exercice concerné.
• Mise à disposition justificatifs : 6 mois après la notification au locataire.
• Étalement complément >25% du loyer : 12 mois sur demande du locataire.
• Révision provisions : préavis 1 mois avant application.

FAQ approfondie régularisation des charges

Le locataire peut-il refuser la régularisation ?

Non, si elle est calculée conformément au décret 1987 et notifiée dans les délais. Le locataire peut contester le calcul mais doit payer le complément.

Comment justifier les charges en cas de syndic ?

Le décompte de charges du syndic, accompagné de l'ordre du jour de l'AG approuvant les comptes, suffit comme justificatif.

Que faire si les charges réelles sont systématiquement supérieures aux provisions ?

Réviser les provisions à la hausse pour le bail en cours, en notifiant le locataire 1 mois avant.

L'eau froide est-elle toujours récupérable ?

Oui, lorsqu'elle est mesurée par compteur individuel ou évaluée selon les règles de la copropriété.

Glossaire régularisation des charges locatives

• Provisions sur charges : sommes mensuelles versées par le locataire en plus du loyer.
• Charges réelles : sommes effectivement dépensées sur l'exercice.
• Charges récupérables : refacturables au locataire (décret 1987).
• Décompte de charges : document détaillé fourni au locataire.
• Tantièmes de charges : quote-part attribuée à chaque lot dans le règlement de copropriété.

Particularités des charges en colocation immobilière

La colocation soulève des questions spécifiques sur la régularisation des charges :

• Bail unique colocation : régularisation appliquée au loyer global, à diviser entre colocataires selon leur arrangement interne.
• Baux multiples colocation : régularisation par chambre, sur la base des tantièmes et de la consommation individuelle si compteurs séparés.
• Sortie d'un colocataire en cours d'exercice : régularisation au prorata temporis pour le colocataire sortant.

Numérisation des justificatifs avec OCR

Brik Pro utilise l'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour extraire automatiquement les données des décomptes de syndic au format PDF. Vous gagnez 1 à 2 heures par décompte traité, et les erreurs de saisie sont éliminées. Les justificatifs sont archivés en GED immobilière, accessibles en 2 clics si le locataire en demande communication dans les 6 mois suivant la régularisation.

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