Campagne d'indexation d'un portefeuille : conditions, PEB, facteurs de correction, lettres

L'indexation d'un portefeuille de baux belges se fait bail par bail, une fois par an, à la date anniversaire de l'entrée en vigueur, selon la formule unique des trois régions : loyer de base × nouvel indice santé ÷ indice santé de départ. Elle n'est jamais automatique : le gestionnaire la demande par écrit au locataire, après avoir vérifié que le bail est écrit et enregistré, qu'il n'exclut pas l'indexation et, à Bruxelles, qu'un certificat PEB valide a été remis. Sur 120 lots, une dizaine d'anniversaires tombent chaque mois : l'indexation cesse d'être un calcul ponctuel pour devenir une campagne mensuelle, avec une liste de baux à traiter, des conditions à cocher, des lettres à envoyer, des avis de paiement à mettre à jour et un compte à rendre au mandant.

Le cas typique : un bail signé le 20 juin 2025, entré en vigueur le 1er juillet 2025, à 900 € hors charges. Chaque 1er juillet, le loyer peut être recalculé avec l'indice santé de juin, en partant toujours du loyer de base et de l'indice de mai 2025. Si l'agence l'oublie deux ans de suite, le mandant ne récupère que trois mois d'arriérés, et c'est à l'agence qu'il le reprochera. Cet article décrit la formule et les indices, les conditions par région, ce que la limitation PEB de 2022-2023 a laissé dans la formule de certains baux, puis la campagne elle-même, mois par mois, jusqu'au reporting. Pour la règle du bail en elle-même, lisez d'abord gérer un portefeuille sous trois droits du bail.

Ce qu'il faut retenir

• Formule (Code bruxellois du Logement art. 224/2, décret wallon art. 26, Woninghuurdecreet art. 34) : loyer de base × nouvel indice ÷ indice de départ ; le résultat est un plafond.
• Indices : nouvel indice = indice santé du mois qui précède le mois anniversaire de l'entrée en vigueur ; indice de départ = indice santé du mois qui précède la signature ; même base pour les deux ; publiés par Statbel, aucune valeur n'est à recopier de mémoire.
• Conditions : bail écrit et enregistré partout (IRISrent et MyRent à Bruxelles) ; à Bruxelles, certificat PEB valide remis au locataire ; pas de clause d'exclusion ; demande écrite, effet rétroactif limité à trois mois.
• PEB : un facteur de correction s'applique encore aux baux antérieurs au 14 octobre 2022 avec un PEB E, F ou G à Bruxelles, et aux baux antérieurs au 1er octobre 2022 avec un label D, E, F ou sans certificat en Flandre ; en Wallonie, les baux D à G limités en 2022-2023 repartent d'un loyer de base et d'un indice de départ modifiés.
• Charges : la formule porte sur le loyer « à l'exclusion de tous frais et charges » ; les provisions s'ajustent par le décompte, un forfait ne suit pas la formule.
• Sur 120 lots à 900 €, une indexation de 5 % (indices fictifs) représente 5 400 € de loyers supplémentaires chaque mois pour les mandants ; un mois de retard sur toute la campagne, c'est autant de perdu au-delà des trois mois de rattrapage.
• Brik Pro importe l'indice santé chaque mois, signale les baux à indexer trente jours avant l'anniversaire, vérifie les conditions de la région, applique le facteur de correction s'il y a lieu, explique le montant et rédige la lettre ; le gestionnaire l'envoie.

Pourquoi parler de campagne plutôt que d'indexation ?

Parce que le calendrier est dicté par les baux, pas par l'agence. Chaque bail a sa date anniversaire, son indice de départ, sa région et son PEB ; l'indice santé du mois précédent est publié par Statbel au début du mois suivant ; la demande doit être écrite, et son effet dans le passé est borné à trois mois. Un portefeuille de 120 lots compte donc, chaque mois, une dizaine de baux à traiter, chacun avec sa propre chaîne.

Le mandat de gestion doit dire ce que le gestionnaire fait de l'indexation : systématique à chaque anniversaire (c'est l'usage), ou soumise à l'accord du mandant bail par bail. Dans le premier cas, l'absence d'indexation est une faute de gestion ; dans le second, le gestionnaire doit prouver qu'il a proposé. Dans les deux cas, le décompte de gestion rend compte des baux indexés, des baux non indexables et de la raison.

Quelle formule et quels indices pour chaque bail ?

Loyer indexé = loyer de base × nouvel indice ÷ indice de départ. Trois nombres, et rien d'autre.

• Le loyer de base est le loyer « qui résulte de la convention ou d'un jugement, à l'exclusion de tous frais et charges quelconques expressément laissés à charge du preneur par le bail » (décret wallon, art. 26). On ne part jamais du dernier loyer indexé : chaque année, on recalcule depuis le loyer initial.
• Le nouvel indice est l'indice santé du mois qui précède celui de l'anniversaire de l'entrée en vigueur du bail : pour une entrée au 1er juillet, l'indice de juin.
• L'indice de départ est l'indice santé du mois précédant celui de la signature du bail ; il ne change plus pendant toute la durée du bail. Pour un bail signé le 20 juin 2025, c'est l'indice de mai 2025.

L'indice santé, publié chaque mois par Statbel, est l'indice des prix à la consommation débarrassé de certains produits ; c'est lui, et non l'indice des prix à la consommation, que les trois textes retiennent. Les deux indices doivent être dans la même base : un bail ancien dont l'indice de départ n'a pas été converti donne un loyer faux. Le résultat de la formule est un maximum : une clause qui irait au-delà est réduite à ce montant, et le locataire peut lui-même demander l'adaptation si l'indice recule. La page wallonne Indexer un loyer détaille la formule et ses variantes.

Exemple chiffré

Bail à 900 €, signé le 20 juin 2025, entré en vigueur le 1er juillet 2025. Au 1er juillet 2026, avec des indices fictifs : indice de départ (mai 2025) 130,00 ; nouvel indice (juin 2026) 136,50. Loyer indexé : 900 € × 136,50 ÷ 130,00 = 945 €, soit 45 € de plus chaque mois. Étendu au portefeuille de 120 lots au même loyer moyen et au même rapport d'indices (hypothèse d'école : les indices de départ diffèrent d'un bail à l'autre), la campagne annuelle représente 120 × 45 € = 5 400 € de loyers mensuels supplémentaires pour l'ensemble des mandants, 64 800 € sur douze mois. Un bail oublié pendant un an coûte 540 € à son mandant, dont 135 € seulement sont rattrapables (trois mois) une fois la demande écrite envoyée. Au 1er juillet 2027, chaque calcul repart de 900 € et de 130,00, jamais de 945 €.

Quelles conditions vérifier avant d'écrire, région par région ?

Une lettre d'indexation envoyée à tort, pour un bail non enregistré ou sans PEB remis à Bruxelles, autorise le locataire à continuer de payer l'ancien loyer et fragilise la relation avec le mandant. La vérification précède donc le calcul.

Condition	Bruxelles (CBL art. 224/2)	Wallonie (décret art. 26 et 57)	Flandre (décret art. 34)
Bail écrit	Oui	Oui, pour toute hausse	Oui
Bail enregistré	Oui : IRISrent et MyRent ; « sans enregistrement, le loyer ne peut pas être indexé »	Oui, depuis le 1er septembre 2018, baux en cours compris	L'enregistrement reste l'obligation de l'art. 11 ; son défaut libère le locataire
Certificat PEB	PEB valide remis au locataire, « valide au moment de la demande d'indexation » ; un PEB expiré doit être renouvelé avant d'indexer	Pas une condition ; le PEB pèse sur le montant des baux limités en 2022-2023	Pas une condition ; le label pèse sur le montant (facteur de correction D, E, F, sans certificat)
Demande	Par écrit	Par écrit ; courrier, e-mail ou SMS suffisent, preuve à garder	Par écrit
Effet dans le passé	Trois mois	Trois mois	Trois mois
Clause d'exclusion	Possible	Possible	Possible
Fréquence	Une fois par an, au plus tôt à l'anniversaire de l'entrée en vigueur	Idem	Idem, une fois par année de bail

Pour un portefeuille, chacune de ces conditions est une donnée du dossier, pas une question à poser au moment de la campagne : date d'enregistrement (et accusés IRISrent et MyRent pour un bien bruxellois, voyez enregistrer les baux en volume), date de remise du PEB et sa date d'expiration, clause d'indexation lue à la signature. Un bail dont une condition manque sort de la liste du mois avec un motif ; le motif va au mandant, et la tâche de régularisation (enregistrer, remettre un PEB) part en parallèle.

Que reste-t-il de la limitation PEB de 2022-2023 dans un portefeuille ?

Pendant un an, les trois régions ont limité ou gelé l'indexation des logements les moins performants. La période est close, mais elle a laissé des traces dans la formule de tous les baux qui étaient en cours à l'époque. Dans un portefeuille ancien, c'est souvent un tiers des baux.

Région	Période de limitation	PEB A, B, C	PEB D	PEB E	PEB F, G ou sans PEB	Depuis la fin de la période
Bruxelles	14 oct. 2022 – 13 oct. 2023	Indexation entière (A à D)		50 %	Aucune	Facteur de correction pour les baux entrés en vigueur avant le 14 octobre 2022, PEB E, F ou G, à chaque indexation
Wallonie	1er nov. 2022 – 31 oct. 2023	Entière	75 %	50 %	Aucune	Pour D à G : le loyer adapté 2022-2023 devient le loyer de base, l'indice de cet anniversaire devient l'indice de départ
Flandre	1er oct. 2022 – 30 sept. 2023	Entière	50 %	Aucune	Aucune	Facteur de correction pour les baux commencés avant le 1er octobre 2022, label D, E, F ou sans certificat valide, à chaque indexation

• Bruxelles (art. 224/2, ordonnance du 13 octobre 2023) : formule [(loyer de base × nouvel indice) ÷ indice de départ] × facteur. Pour un PEB E et un anniversaire du 1er janvier au 13 octobre, le facteur vaut 50 % × [(indice 2022 + indice 2023) ÷ indice 2023] ; pour un PEB F ou G, indice 2022 ÷ indice 2023 ; pour un anniversaire du 14 octobre au 31 décembre, les indices 2021 et 2022 remplacent 2022 et 2023. La page Indexation des loyers avec facteur de correction publie la table des facteurs mois par mois et un outil XLSX ; le facteur s'applique « à chaque indexation », jusqu'à un meilleur PEB ou un nouveau bail.
• Flandre : vlaanderen.be publie le facteur par mois anniversaire (par exemple 0,945356473 pour un label D et 0,890712946 pour E, F ou sans label, anniversaire en novembre), avec un exemple officiel : loyer de base 600 €, label D, loyer indexé 732,02 € ramené à 692,02 €. Un certificat expiré vaut « pas de certificat » ; les labels A+, A, B et C indexent en entier.
• Wallonie : pas de facteur multiplicateur. Pour un logement D à G dont l'indexation 2022-2023 a été limitée, le loyer adapté pendant cette période devient le loyer de base des indexations suivantes et l'indice du mois précédant cet anniversaire devient l'indice de départ ; la page officielle détaille le calcul (loyer indexé − loyer dû) × 75 ou 50 ÷ 100.

Pour la campagne, cela signifie un triage du portefeuille une fois pour toutes : date d'entrée en vigueur avant ou après la période de limitation, classe PEB (et sa date d'expiration), région. Les baux signés après 2023 suivent la formule simple ; les autres portent un marqueur « facteur de correction » ou « base modifiée » qui s'applique à chaque anniversaire tant que le PEB ne s'améliore pas. Un nouveau certificat classé D ou mieux à Bruxelles, C ou mieux en Flandre, fait sortir le bail du facteur à l'indexation suivante, sans rattrapage des mois antérieurs : c'est un argument concret à donner au mandant qui hésite à rénover.

Comment se déroule la campagne, mois par mois ?

La campagne est un cycle de trente jours, lancé pour les baux dont l'anniversaire tombe le mois suivant.

1. J-30 : la liste. Tous les baux dont l'anniversaire de l'entrée en vigueur tombe le mois prochain, avec leur loyer de base, leur indice de départ (mois, base, valeur), leur région, leur classe PEB et leur marqueur de facteur de correction.
2. Vérification des conditions : enregistrement (deux accusés à Bruxelles), PEB remis et valide à Bruxelles, clause d'indexation. Un bail qui échoue sort de la liste avec son motif et déclenche une tâche de régularisation.
3. Publication de l'indice : dès que Statbel publie l'indice santé du mois précédant l'anniversaire, le calcul se fait depuis le loyer de base, dans la même base d'indice, facteur de correction appliqué s'il y a lieu. Le montant s'arrondit au cent ; aucune valeur d'indice ne se recopie d'une année sur l'autre.
4. Validation : si le mandat l'exige, la liste part au mandant pour accord ; sinon, le responsable du portefeuille valide.
5. La lettre : loyer de base, indice de départ (mois, base, valeur), nouvel indice (mois, valeur), formule, facteur éventuel, résultat, date de prise d'effet, nouvelle communication structurée inchangée. Un courrier simple, un e-mail ou un SMS suffisent ; le recommandé prouve la date et, à Bruxelles, fait courir la prescription d'un an de l'action en paiement. Le gestionnaire envoie.
6. L'avis de paiement du mois de prise d'effet porte le nouveau montant, avec la même communication structurée ; le locataire est invité à mettre à jour son ordre permanent.
7. Suivi du premier loyer indexé : un virement resté à l'ancien montant crée un solde (45 € dans l'exemple) qui appelle un rappel amiable citant la lettre ; le circuit est décrit dans encaisser et rapprocher les loyers d'un portefeuille.
8. Classement : la lettre est rangée dans le bail ; le décompte de gestion de la période mentionne l'indexation, son montant et sa date d'effet.

Brik Pro suit ce cycle : l'indice santé est importé chaque mois, le rappel part trente jours avant l'anniversaire, la formule est appliquée depuis le loyer de base avec les deux indices dans la même base, les conditions de la région sont vérifiées (enregistrement, PEB remis et valide à Bruxelles, facteur de correction, forfait figé en Flandre), chaque montant est expliqué (« Pourquoi ce montant ? ») et la lettre est rédigée et rangée dans le bail. Le gestionnaire relit et envoie ; rien ne part sans lui.

Que dire au mandant, et que mettre dans le décompte de gestion ?

L'indexation est le moment où le mandant mesure la valeur de son gestionnaire : un loyer indexé à l'heure est un revenu de plus, un loyer non indexé est une question. Le décompte de gestion de la période répond avant qu'elle soit posée :

• Baux indexés : ancien loyer, nouveau loyer, date d'effet, indices utilisés, facteur éventuel, date d'envoi de la lettre.
• Baux non indexables : motif précis (bail non enregistré, PEB non remis ou expiré, clause d'exclusion), tâche de régularisation en cours et son échéance.
• Baux dont l'indexation n'est pas payée : solde, rappel envoyé, étape suivante.
• Baux sous facteur de correction : le manque à gagner par rapport à une indexation entière, et ce qu'un nouveau certificat PEB changerait.

Que faire quand le locataire ne paie pas l'indexation ?

Le cas le plus fréquent n'est pas un refus, c'est un ordre permanent non mis à jour : le locataire continue de virer 900 € et un solde de 45 € s'accumule chaque mois. Le rapprochement le montre dès le premier mois ; le rappel amiable cite la lettre et demande la mise à jour de l'ordre permanent. Si le locataire conteste, il ne peut le faire que sur le calcul : mauvais indice, mauvaise base, loyer déjà indexé pris comme base, facteur oublié, arriérés réclamés au-delà de trois mois. Une lettre qui détaille la formule ferme ces discussions.

Si le solde persiste, il suit le parcours de tout impayé : rappel, mise en demeure, conciliation puis requête devant le juge de paix, comme décrit dans impayés en gestion pour compte de tiers. À Bruxelles, une horloge supplémentaire tourne : l'action en paiement d'une indexation réclamée se prescrit par un an à compter de la demande adressée par recommandé (ancien Code civil, art. 2273). Un gestionnaire qui laisse courir une indexation impayée au-delà d'un an perd le droit de la réclamer, et le mandant le lui reprochera.

Cas pratiques

Immeuble bruxellois de 2019, douze baux, PEB F, jamais indexé par l'ancien gestionnaire. Les baux sont entrés en vigueur avant le 14 octobre 2022 avec un PEB F : le facteur de correction s'applique. Pour chaque bail, le calcul part du loyer de base avec les indices de la dernière date anniversaire, multiplié par le facteur du mois anniversaire lu sur la page de Bruxelles Logement ; la demande écrite donne droit aux trois derniers mois et à l'avenir. Le décompte au mandant chiffre ce qu'un nouveau PEB changerait.

Appartements flamands de 2021 sans certificat valide. Sans certificat, le facteur le plus défavorable s'applique à chaque indexation, et une indexation entière réclamée à tort autorise le locataire à payer l'ancien loyer. Le gestionnaire propose au mandant de faire établir les certificats : avec un label A+ à C, l'indexation entière redevient possible dès l'anniversaire suivant.

Erreurs fréquentes

• Partir du loyer déjà indexé au lieu du loyer de base : la dérive s'accumule d'année en année sur tout le portefeuille.
• Prendre l'indice du mois anniversaire au lieu du mois qui le précède, ou l'indice des prix à la consommation au lieu de l'indice santé.
• Indexer un bail non enregistré, ou un bail bruxellois sans PEB remis ou avec un PEB expiré.
• Oublier le facteur de correction pour un bail antérieur à octobre 2022 dans un logement E, F ou G à Bruxelles, D, E, F ou sans certificat en Flandre ; ou l'appliquer à un bail signé après.
• Indexer les charges ou le forfait : les provisions se révisent par le décompte, le forfait ne suit pas la formule et, en Flandre, il n'est jamais indexé.
• Laisser passer un an à Bruxelles sans agir contre un locataire qui ne paie pas l'indexation demandée par recommandé.

Questions fréquentes

Comment calcule-t-on l'indexation d'un loyer en Belgique ?

Loyer de base × nouvel indice santé ÷ indice santé de départ. Le loyer de base est le loyer du bail hors charges ; le nouvel indice est celui du mois qui précède le mois anniversaire de l'entrée en vigueur ; l'indice de départ est celui du mois qui précède la signature, converti dans la même base. Avec des indices fictifs : 900 € × 136,50 ÷ 130,00 = 945 €. Les valeurs réelles se lisent sur Statbel au moment du calcul.

Le gestionnaire doit-il indexer chaque année ?

C'est le mandat de gestion qui le dit. Dans l'usage, l'indexation est demandée à chaque anniversaire, et son oubli est une faute de gestion puisque le mandant ne récupère que trois mois d'arriérés. Si le mandat la soumet à l'accord du mandant, le gestionnaire doit prouver qu'il l'a proposée à temps, calcul à l'appui.

Quelles conditions faut-il vérifier avant d'indexer ?

Un bail écrit et enregistré dans les trois régions ; à Bruxelles, IRISrent et MyRent, et un certificat PEB valide remis au locataire ; pas de clause d'exclusion ; la date anniversaire atteinte ; une seule indexation par an. La demande doit être écrite, et son effet dans le passé est limité aux trois mois qui précèdent le mois de la demande.

Le facteur de correction PEB s'applique-t-il encore ?

Oui, pour les baux qui étaient en cours pendant la limitation de 2022-2023 : à Bruxelles, baux entrés en vigueur avant le 14 octobre 2022 avec un PEB E, F ou G ; en Flandre, baux commencés avant le 1er octobre 2022 avec un label D, E, F ou sans certificat valide. En Wallonie, les baux D à G repartent d'un loyer de base et d'un indice de départ modifiés. Un bail signé après ces périodes suit la formule simple.

Que faire si l'ancien gestionnaire n'a pas indexé depuis des années ?

Indexer pour l'avenir dès la reprise, par demande écrite, en recalculant depuis le loyer de base avec le nouvel indice de la dernière date anniversaire et, s'il y a lieu, le facteur de correction. Pour le passé, seuls les trois mois qui précèdent le mois de la demande se récupèrent ; le reste est perdu dans les trois régions, et le mandant doit en être informé par écrit dans le décompte de gestion.

Brik Pro envoie-t-il les lettres d'indexation ?

Non. Brik Pro importe l'indice santé chaque mois, signale les baux à indexer trente jours avant l'anniversaire, vérifie les conditions de la région, applique le facteur de correction, explique le montant et rédige la lettre, rangée dans le bail. Le gestionnaire la relit et l'envoie, par le canal qu'il choisit, recommandé compris ; l'avis de paiement suivant porte le nouveau montant.