Ce que le gestionnaire belge rend à chaque mandant : un décompte clair, détaillé par catégories de recettes, frais et dépenses, au moins une fois l'an, avec les pièces, honoraires prélevés sur accord, TVA à 21 %, reversement après décompte.

Le décompte de gestion est le document par lequel le régisseur rend compte à son mandant de ce qu'il a encaissé, payé et retenu pour lui sur une période ; le code de déontologie de l'IPI exige qu'il soit « clair, détaillé par catégories et types de frais, dépenses et recettes », établi à la fréquence convenue « et au minimum une fois l'an » (art. 70), avec accès aux pièces justificatives (art. 71), et que les fonds soient transférés au mandant « sans retard, après décompte » (art. 90). Le décompte de gestion n'est donc pas un relevé bancaire reformaté : c'est l'acte de reddition de comptes d'un mandataire, le support de son reversement, la base de la déclaration fiscale du bailleur et la pièce que la Chambre exécutive lira en cas de contrôle. Cet article en fixe le contenu, la périodicité, le traitement des honoraires et de la TVA, et les pièces à conserver.

On dit décompte de gestion, pas autre chose : c'est le mot du métier en Belgique, celui que vos mandants et l'Institut emploient. Il s'inscrit dans la chaîne décrite par le guide sur la gestion locative pour compte de tiers : un mandat de gestion qui en fixe la périodicité, un compte de tiers d'où partent les reversements, et des honoraires facturés au mandant.

Ce qu'il faut retenir

Obligation déontologique : comptes, relevés et états patrimoniaux clairs et détaillés par catégories, à la fréquence convenue et au moins une fois l'an (code de déontologie en vigueur depuis le 1er octobre 2026, art. 70) ; accès aux pièces justificatives (art. 71) ; quittance de toute somme reçue (art. 39).
Reversement « sans retard, après décompte » (art. 90) : le décompte précède le virement et le justifie ; les paiements aux tiers convenus et ceux ordonnés par une décision de justice sont faits avant le transfert (art. 37).
Honoraires prélevés sur les fonds du mandant seulement avec son accord (art. 36), facturés avec TVA au taux normal de 21 % ; ils apparaissent sur le décompte ligne par ligne, avec la facture.
Mouvements par virement seulement, sur la base de conventions, instructions ou documents qui les justifient ; aucune carte de crédit sur un compte géré (art. 69).
Rubriques : recettes par bail, dépenses par poste, honoraires, soldes et reversement, impayés et actions en cours, événements du portefeuille, pièces jointes.
Décompte annuel en plus des décomptes de période : le mandant personne physique déclare ses revenus immobiliers à l'IPP, le mandant société les comptabilise ; les deux ont besoin des totaux de l'année et des pièces.
Fonds non reversés : au-delà de quatre mois sur le compte de tiers, compte rubriqué (loi du 11 février 2013, art. 21/2) ; non réclamés deux ans après la clôture du dossier, Caisse des dépôts et consignations.

Qu'est-ce que le décompte de gestion, et à quoi sert-il ?

Le mandataire doit rendre compte de sa gestion : c'est le droit commun du mandat, que le code de déontologie précise pour l'administrateur de biens. L'article 70 vise trois documents, « les comptes, relevés et états patrimoniaux » : le décompte de période (ce qui s'est passé depuis le dernier), le relevé de situation (ce que le mandant a en caisse chez le gestionnaire, provisions comprises) et l'état patrimonial (ce qu'il possède : lots, baux, garanties, travaux). Pour un portefeuille de baux d'habitation, le décompte de gestion réunit les trois dans un document par mandant et par période.

Définition citable

Le décompte de gestion est le relevé périodique, par mandant, des recettes encaissées, des dépenses payées et des honoraires retenus par le gestionnaire pour le compte du bailleur, avec le solde reversé, les montants restant dus par les locataires et les pièces justificatives correspondantes. Il remplit quatre fonctions : justifier le reversement, informer le mandant de la situation de ses baux (art. 23 et 72 : informer de tout événement nouveau et des prescriptions légales), préparer sa déclaration fiscale ou sa comptabilité, et constituer la preuve du gestionnaire en cas de litige ou de contrôle.

Le décompte de gestion se distingue du décompte de charges, adressé au locataire pour régulariser ses provisions une fois l'an, et de l'avis de paiement, adressé au locataire avant chaque échéance. Les trois documents se nourrissent des mêmes écritures ; seuls le destinataire et la période changent.

Que doit contenir un décompte de gestion ?

Le code impose la clarté et le détail « par catégories et types de frais, dépenses et recettes ». Le tableau suivant propose la structure qui satisfait cette exigence et répond aux questions que posent les mandants.

Rubrique	Contenu	Pourquoi
En-tête	Mandant, période, lots concernés, numéro IPI du gestionnaire, dénomination et forme, numéro d'entreprise, assureur et numéro de police, numéro du compte de tiers	Mentions obligatoires de l'art. 7 du code, numéro du compte de tiers compris
Recettes	Par bail : loyer appelé, loyer encaissé avec date et communication structurée, provisions ou forfait de charges encaissés, arriérés récupérés, indemnités (assurance, retard)	Le mandant voit qui a payé quoi, et quand
Dépenses	Par poste et par lot : travaux et fournisseurs (facture, date, autorisation), assurances, charges de copropriété avancées, précompte immobilier si payé par le gestionnaire, frais de procédure, remboursements de trop-perçus aux locataires	Chaque sortie repose sur une pièce et une autorisation (art. 69)
Honoraires	Base de calcul, taux ou forfait, montant hors TVA, TVA de 21 %, montant TVA comprise, numéro et date de la facture, mention de l'accord de prélèvement	Art. 18, 34, 35, 36 ; facture conforme au Code de la TVA
Soldes et reversement	Solde reporté, total des recettes, total des dépenses, honoraires, provision conservée (travaux à venir), montant reversé, date et compte crédité	Art. 90 : transfert sans retard après décompte
Impayés et actions	Par locataire : montant dû, ancienneté, étape (rappel, mise en demeure, conciliation, requête au juge de paix, plan d'apurement), prochaine échéance	Art. 23 et 72 : information en temps utile
Événements	Indexations appliquées (ancien et nouveau loyer, indices), entrées et sorties, renons reçus ou donnés, enregistrements faits, états des lieux, sinistres, contrôles techniques	État patrimonial de l'art. 70
Garanties locatives	Par bail : forme, banque, montant, référence ; libérations en cours	Information ; ces sommes ne sont jamais dans les fonds du gestionnaire
Pièces	Liste des justificatifs joints ou disponibles : factures, extraits, lettres, jugements	Art. 71 : accès aux pièces

Deux règles de forme découlent du code. Les mouvements financiers sur les comptes gérés ne se font « que par voie de transfert ou via chèque bancaire », sur la base des conventions, instructions, autorisations, décisions ou documents qui les justifient, hors menus frais ; le gestionnaire ne détient pas de carte de crédit sur un tel compte (art. 69). Et le gestionnaire délivre quittance de toute somme versée entre ses mains (art. 39) : le décompte qui liste les loyers encaissés vaut quittance envers le mandant ; le locataire, lui, reçoit la sienne.

À quelle périodicité le décompte est-il dû ?

« Selon la fréquence conventionnellement ou statutairement prévue, et au minimum une fois l'an » (art. 70). La périodicité se choisit donc dans le mandat, et la pratique belge en connaît trois.

Périodicité	Pour qui	Avantages et limites
Mensuelle	Mandants qui vivent de leurs loyers, sociétés patrimoniales avec comptabilité mensuelle	Reversement rapide, fonds peu de temps sur le compte de tiers ; douze décomptes par mandant et par an
Trimestrielle	Mandants particuliers avec quelques lots, portefeuilles stables	Quatre décomptes ; attention aux fonds qui approchent les quatre mois sur le compte de tiers (loi, art. 21/2)
Annuelle	Minimum légal du code ; mandants qui perçoivent les loyers sur leur compte personnel (art. 89 et 90)	Suffit quand le gestionnaire ne détient pas les fonds ; insuffisant dès qu'il encaisse pour le mandant

Quelle que soit la périodicité choisie, un décompte annuel récapitule l'exercice civil : total des loyers encaissés par lot, des charges, des dépenses déductibles ou non, des honoraires et de la TVA, du précompte immobilier payé. Le mandant personne physique en a besoin pour sa déclaration à l'impôt des personnes physiques (un logement loué à un particulier qui ne l'affecte pas à sa profession est imposé sur le revenu cadastral indexé majoré, un bien loué à usage professionnel sur le loyer net) ; le mandant société, pour ses comptes annuels. Le décompte annuel sort en janvier, pas en juin.

Le lien avec les délais du compte de tiers

La loi du 11 février 2013 (art. 21/2) impose de transférer les fonds de clients sans délai et de rubriquer ceux qui restent plus de quatre mois sur le compte de tiers (sauf montants de 2 500 € ou moins). Un décompte trimestriel qui glisse de quelques semaines fait franchir ce seuil ; une provision pour travaux conservée longtemps aussi. Le calendrier des décomptes se cale donc sur celui des reversements, et une provision durable va sur un compte rubriqué au nom du dossier.

Comment traiter le reversement, les paiements aux tiers et les honoraires ?

L'ordre des opérations est écrit dans le code. D'abord les paiements aux tiers convenus avec le mandant (fournisseurs, syndic, assureur) et ceux « liquidés par une décision de justice contraignante » dont le gestionnaire est avisé (art. 37). Ensuite le prélèvement des honoraires, « de l'accord de son commettant », sur les fonds définitivement acquis au commettant, jamais sur des fonds litigieux ou destinés à un tiers (art. 36). Enfin le transfert du solde « sans retard, après décompte » (art. 90) ; les fonds qui ne peuvent pas encore être transférés restent sur un compte de qualité, sauf, pour le régisseur, instruction contraire du mandant. Le code de 2026 ne reprend plus la règle de l'ancien code qui attribuait au destinataire final les intérêts produits par le compte de tiers.

La facture d'honoraires et la TVA

Les honoraires de gestion sont une prestation de services soumise à la TVA au taux normal de 21 % (arrêté royal n° 20, art. 1er). Le prélèvement sur le compte de tiers ne dispense pas de la facture : chaque décompte s'accompagne d'une facture d'honoraires au mandant, avec le numéro d'entreprise du gestionnaire, le numéro de TVA, la base hors TVA, la TVA et le total, et, pour un mandant assujetti, son numéro de TVA. Le mandant particulier supporte la TVA ; le mandant société la traite selon son régime, à vérifier avec son comptable. Les honoraires de mise en location, les honoraires sur travaux et les honoraires de contentieux font l'objet de lignes distinctes, chacune rattachée au lot et à la clause du mandat qui la prévoit. Pour un mandant en retard de paiement d'honoraires facturés hors compte de tiers, les conditions de paiement figurent sur la facture, conformément aux règles belges du retard de paiement entre entreprises.

Exemple chiffré

Un mandant détient 12 lots dans un portefeuille de 120 au loyer mensuel moyen de 900 € : 10 800 € de loyers appelés pour le mois. Onze locataires ont payé (9 900 € encaissés, chacun identifié par sa communication structurée) ; un locataire est en retard de 900 €, rappel envoyé le 8, mise en demeure prévue le 20. Dépenses du mois : 620 € de plomberie sur autorisation du mandant du 3, 230 € de prime d'assurance incendie du bâtiment, soit 850 €. Honoraires de gestion, par hypothèse à 7 % des loyers encaissés hors TVA (taux contractuel, pas de barème légal) : 693 € hors TVA, 145,53 € de TVA, 838,53 € TVA comprise, facture n° 2026-0412, prélèvement autorisé par l'article 6 du mandat. Reversement : 9 900 − 850 − 838,53 = 8 211,47 €, viré le 5 du mois suivant sur le compte du mandant. Provision conservée : 0 €. Événements : indexation appliquée au lot 7 au 1er du mois, 900 € × 136,50 ÷ 130,00 = 945 € (indices fictifs). Garanties : douze garanties sur comptes individualisés, hors fonds du gestionnaire. Pièces : deux factures fournisseurs, la facture d'honoraires, l'extrait du compte de tiers, la lettre d'indexation, le rappel. Le décompte tient sur deux pages ; le mandant n'a aucune question à poser.

Comment produire les décomptes d'un portefeuille chaque mois ?

Clôturez les encaissements : rapprochez chaque virement du compte de tiers avec un bail par sa communication structurée (douze chiffres, deux derniers égaux au reste modulo 97 des dix premiers, selon la norme Febelfin), ou par lecture du relevé CODA pour un mandant société ; isolez les montants non rattachés.
Imputez les dépenses : chaque facture payée est rattachée à un lot, à un mandant et à l'autorisation qui la justifie (art. 69).
Calculez les honoraires selon la clause de chaque mandat, émettez les factures avec TVA de 21 %.
Établissez le décompte par mandant : recettes, dépenses, honoraires, solde, impayés, événements, garanties, pièces ; vérifiez les mentions de l'en-tête.
Faites valider par un agent agréé : le décompte engage l'agence.
Reversez par virement depuis le compte de tiers, à la date convenue, avec une communication qui renvoie au décompte.
Archivez le décompte, la facture et les pièces dans le dossier du mandant ; notez les fonds qui restent et leur ancienneté pour le seuil des quatre mois.

Un portefeuille de 120 lots répartis entre 25 mandants produit 25 décomptes mensuels ou 25 décomptes trimestriels, plus 25 décomptes annuels. Ce qui prend du temps n'est pas la mise en page : c'est le rapprochement des encaissements et l'imputation des dépenses, c'est-à-dire la qualité des écritures tout au long du mois.

Quelles pièces conserver, et combien de temps ?

L'article 71 donne aux personnes qui en ont le droit l'accès aux pièces justificatives des dépenses qui leur sont réclamées ; le mandant peut donc demander chaque facture, chaque extrait. Le code fixe dix ans de conservation pour les pièces du syndic à dater de sa décharge (art. 85) ; il n'écrit pas de délai propre au régisseur, qui s'aligne sur les délais comptables et fiscaux de droit commun et sur la prescription des actions du mandant. En pratique, le dossier d'un mandant conserve, par exercice : les décomptes et leurs annexes, les factures d'honoraires, les extraits du compte de tiers, les autorisations de dépenses, les baux, états des lieux et preuves d'enregistrement, les lettres d'indexation et décomptes de charges, les mises en demeure et pièces de procédure, les accords de libération de garantie. À la fin du mandat, le gestionnaire restitue « sans retard » les documents remis par le commettant ou payés par lui (art. 27) et transfère les fonds après décompte final.

Erreurs fréquentes

Un décompte par immeuble plutôt que par mandant : le mandant qui détient des lots dans trois immeubles reçoit trois documents partiels et aucun solde.
Des honoraires prélevés sans facture, ou sans la TVA, ou sur une assiette que le mandat ne décrit pas.
Des dépenses sans autorisation ni pièce : l'article 69 exige le document qui justifie chaque mouvement ; « travaux divers 1 200 € » n'en est pas un.
Un reversement qui attend le décompte suivant : le transfert se fait « sans retard, après décompte » ; des fonds qui dorment plus de quatre mois doivent être rubriqués.
Aucune information sur les impayés : le mandant découvre trois mois d'arriérés au décompte annuel, alors que l'article 72 impose l'information en temps utile.
Un décompte annuel qui arrive en mai, après la période de déclaration du mandant, ou qui ne distingue pas les loyers des charges.
Des mentions manquantes en en-tête : numéro IPI, assureur, compte de tiers.

Cas pratiques

Un mandant conteste une dépense de 1 400 € sur son décompte

Le gestionnaire produit la facture, la date et la forme de l'autorisation (clause du mandat qui fixe un plafond, ou accord écrit du mandant), la preuve de l'agréation du fournisseur si la loi l'exige (art. 74) et l'absence de lien avec l'entreprise (art. 76). Sans autorisation, la dépense reste à sa charge, pas à celle du mandant. L'exigence d'une provision suffisante avant de commander (art. 75) évite la plupart de ces contestations.

Une société patrimoniale veut un export comptable plutôt qu'un PDF

Le code impose la clarté et le détail, pas le format. Pour une société, le décompte s'accompagne d'un fichier par écriture (date, lot, bail, libellé, montant, pièce) que le comptable intègre ; la société qui reçoit les loyers sur son propre compte y ajoute la lecture de ses relevés CODA. L'article sur la société patrimoniale belge détaille ce reporting.

Un locataire a payé un mois de trop avant de partir

Le trop-perçu n'appartient ni au mandant ni au gestionnaire : il est remboursé au locataire depuis le compte de tiers, avant le reversement au mandant (art. 90 et 37), et figure au décompte comme un mouvement à part. S'il n'est pas réclamé et que le locataire est introuvable, le montant va sur un compte rubriqué puis, deux ans après la clôture du dossier, à la Caisse des dépôts et consignations (loi, art. 21/2).

Le décompte de gestion dans Brik Pro

Brik Pro produit le décompte de gestion au mandant, avec le compte de tiers et la mention belge de paiement tardif sur les factures d'honoraires, l'agrément et le numéro IPI sur chaque document ; les loyers sont rapprochés par communication structurée, les relevés CODA des sociétés sont lus sans IA, l'indexation à l'indice santé et le décompte de charges s'expliquent au mandant comme au locataire. Interface en français de Belgique, TVA à 21 % ou autoliquidation avec un numéro de TVA BE.

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Questions fréquentes

Le décompte de gestion est-il obligatoire pour un gestionnaire belge ?

Oui. L'article 70 du code de déontologie de l'IPI, en vigueur depuis le 1er octobre 2026, impose à l'agent immobilier administrateur de biens des comptes, relevés et états patrimoniaux « clairs, détaillés par catégories et types de frais, dépenses et recettes », établis à la fréquence prévue par la convention et au minimum une fois l'an. L'article 71 donne accès aux pièces justificatives, et l'article 90 impose de transférer les fonds « sans retard, après décompte ». Le manquement relève de la Chambre exécutive.

À quelle fréquence faut-il envoyer un décompte au propriétaire ?

À la fréquence convenue dans le mandat, et au moins une fois l'an (code, art. 70). Dès que le gestionnaire encaisse les loyers pour le mandant, un décompte mensuel ou trimestriel accompagne chaque reversement, parce que la loi du 11 février 2013 impose de transférer les fonds sans délai et de rubriquer ceux qui restent plus de quatre mois sur le compte de tiers. Un décompte annuel récapitule en outre l'exercice pour la déclaration ou la comptabilité du mandant.

Le gestionnaire peut-il déduire ses honoraires directement du reversement ?

Oui, si le mandant l'a accepté : la rémunération peut être prélevée, « de l'accord de son commettant », sur les fonds définitivement acquis au commettant (code, art. 36). Le prélèvement n'exonère pas de la facture : chaque décompte s'accompagne d'une facture d'honoraires avec la base hors TVA, la TVA de 21 % et le total, et le décompte reprend ces montants ligne par ligne. Sans accord, le gestionnaire facture et le mandant paie.

Quelle TVA s'applique aux honoraires de gestion locative ?

Le taux normal de 21 %, fixé par l'article 1er de l'arrêté royal n° 20 : les honoraires de gestion, de mise en location, de suivi de travaux ou de contentieux sont des prestations de services. Le mandant particulier supporte la TVA sans la récupérer ; le mandant assujetti la traite selon son régime, à vérifier avec son comptable. Le décompte montre toujours le montant hors TVA, la TVA et le montant TVA comprise.

Que doit contenir le décompte annuel remis au mandant ?

Les totaux de l'exercice civil par lot : loyers encaissés, charges et provisions, dépenses par poste avec leurs pièces, honoraires hors TVA et TVA, précompte immobilier payé le cas échéant, impayés restant dus au 31 décembre, et l'état des garanties et des baux. Le mandant personne physique s'en sert pour sa déclaration à l'impôt des personnes physiques, le mandant société pour ses comptes annuels. Il se remet en début d'année.

Que faire des fonds qu'on ne peut pas reverser tout de suite ?

Une provision pour travaux, un montant litigieux ou un trop-perçu d'un locataire introuvable ne restent pas indéfiniment sur le compte de tiers : au-delà de quatre mois, la loi du 11 février 2013 (art. 21/2) impose de les placer sur un compte rubriqué au nom du dossier, sauf montants de 2 500 € ou moins ; non réclamés deux ans après la clôture du dossier, ils vont à la Caisse des dépôts et consignations. Le décompte mentionne ces fonds, leur motif et leur ancienneté.

Le décompte de gestion peut-il tenir lieu de quittance ?

Envers le mandant, oui : le décompte qui détaille les loyers encaissés pour son compte vaut relevé des sommes reçues, et l'article 39 du code impose au gestionnaire de délivrer quittance de toute somme versée entre ses mains. Envers le locataire, non : c'est lui qui a payé, et c'est à lui que la quittance ou la confirmation de paiement est due, sur demande ou automatiquement selon la pratique de l'agence.

Le décompte de gestion au mandant en Belgique : contenu, périodicité, reversement et TVA