Garantie locative gérée pour un mandant : formes, plafonds, preuve, libération, litiges

La garantie locative d'un bail géré pour un mandant n'est détenue ni par l'agence ni par le mandant : elle est constituée par le locataire, à son nom, sur un compte individualisé bloqué, par une garantie bancaire ou par l'intermédiaire du CPAS, dans la limite de deux mois de loyer à Bruxelles (baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024) et en Wallonie (depuis le 1er juin 2023), de trois mois en Flandre. Le rôle du gestionnaire est de fixer la clause dans le plafond de la région à la date du bail, d'exiger la preuve de constitution avant la remise des clés, de consigner la forme, le montant, la banque et la référence, puis de préparer la libération à la sortie : accord écrit des deux parties ou décision du juge de paix, dans les deux mois de la remise des clés à Bruxelles sous peine de pénalité. Rien de tout cela ne transite par le compte de tiers.

Le cas typique : un portefeuille de 120 lots repris d'un confrère, avec un tableau des garanties à moitié vide, trois attestations bancaires introuvables, deux garanties « reçues en liquide » en 2016 et un locataire sorti depuis quatre mois qui réclame les 1 800 € de sa garantie. Chaque ligne manquante est un litige en attente, et chaque litige se règle au nom du mandant. Cet article donne les plafonds et les formes par région, explique pourquoi la garantie ne passe jamais par le compte de tiers, décrit la preuve à exiger et le registre à tenir, puis la libération et les litiges. Le reste du cadre est dans gérer des biens pour autrui en Belgique.

Ce qu'il faut retenir

• Plafonds : 2 mois à Bruxelles pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024 (Code bruxellois du Logement, art. 248) ; 2 mois en Wallonie depuis le 1er juin 2023 (décret du 15 mars 2018, art. 62) ; 3 mois en Flandre pour les baux conclus depuis le 1er janvier 2019 (Woninghuurdecreet, art. 37), 2 mois pour un logement étudiant ; la règle est celle en vigueur à la date de signature.
• Formes au choix du locataire : compte individualisé à son nom, garantie bancaire, garantie du CPAS ; à Bruxelles et en Flandre aussi une sûreté réelle ou une caution personnelle ; les formes ne se cumulent pas.
• Jamais sur le compte du bailleur ni sur le compte de tiers : celui qui garde la garantie doit des intérêts au taux moyen du marché financier depuis la remise ; à Bruxelles le locataire peut la déduire des loyers, en Flandre la compter comme loyer payé.
• Preuve avant les clés : attestation de la banque, du CPAS ou du fonds, avec le compte, le montant et le nom du locataire ; sans preuve, pas de clés.
• Libération : accord écrit des deux parties établi après la fin du bail, ou copie d'un jugement exécutoire ; à Bruxelles dans les deux mois de la remise des clés, sinon 10 % de la garantie par mois de retard ; en Flandre, le bailleur a un an pour saisir le juge.
• Sur 120 lots, le registre des garanties suit environ 270 000 € qui n'appartiennent ni à l'agence ni aux mandants (exemple chiffré plus bas) ; chaque ligne a une banque, une référence et une preuve.
• Brik Pro consigne la forme, le montant, la banque, la référence et la preuve, vérifie le plafond de la région à la date du bail, et prépare la répartition et le document de libération à la sortie ; Brik n'encaisse rien et ne bloque rien.

Quels plafonds, région par région, et à quelle date ?

Le plafond se calcule sur le loyer de base, hors charges, et la règle applicable est celle en vigueur à la date de signature ou de renouvellement du bail. Un portefeuille ancien contient donc des garanties de deux et de trois mois côte à côte, toutes régulières.

Région	Plafond	Depuis quand	Base légale
Bruxelles	2 mois de loyer, toutes formes	Baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024	Code bruxellois du Logement, art. 248 (ordonnance du 4 avril 2024)
Bruxelles, baux antérieurs	2 mois sur compte individualisé ; 3 mois en garantie bancaire ou garantie CPAS	Jusqu'au renouvellement du bail	Art. 248, version antérieure
Wallonie	2 mois de loyer, toutes formes ; 2 mois pour un bail étudiant (art. 82/1)	1er juin 2023 (décret du 19 mai 2023)	Décret du 15 mars 2018, art. 62
Flandre	3 mois de loyer ; 2 mois pour un logement étudiant, hors eau, énergie et télécommunications	Baux conclus depuis le 1er janvier 2019	Woninghuurdecreet, art. 37 ; titre III pour le logement étudiant
Communauté germanophone	2 mois bloqués, ou 3 mois en garantie bancaire	Décret wallon dans sa version 2019	Décret du 15 mars 2018 tel qu'applicable en Communauté germanophone

À Bruxelles, la page officielle de Bruxelles Logement le dit en une phrase : « la garantie locative ne peut excéder un montant équivalent à deux mois de loyer » pour les baux conclus ou renouvelés à partir du 1er novembre 2024 ; un bail de 2022 avec une garantie bancaire de trois mois n'est pas devenu irrégulier, mais sa prorogation ou son renouvellement ramène le plafond à deux mois. En Flandre, « een verhuurder mag een huurwaarborg vragen van maximaal 3 maanden huur » (vlaanderen.be). Un gestionnaire qui gère sur plusieurs régions ne peut pas s'en remettre à une clause type : la commune du bien et la date du bail fixent le chiffre, comme l'explique gérer un portefeuille sous trois droits du bail.

Quelles formes, et qui choisit ?

Dans les trois régions, le choix de la forme appartient au locataire. Le gestionnaire ne peut ni imposer le compte bloqué plutôt que le CPAS, ni écarter un candidat parce que sa garantie vient du CPAS (discrimination fondée sur la fortune ou l'origine sociale). Seule la caution personnelle, là où elle existe, suppose l'accord du bailleur.

Forme	Bruxelles (art. 248)	Wallonie (art. 62)	Flandre (art. 37)
Compte individualisé bloqué au nom du locataire	Oui ; intérêts capitalisés au profit du locataire ; privilège du bailleur sur l'actif du compte	Oui, mêmes règles	Oui ; ou dépôt e-DEPO auprès de la Caisse des dépôts et consignations
Garantie bancaire constituée par mensualités	Oui, sur trois ans au plus	Oui	Non prévue comme telle
Garantie bancaire via contrat type CPAS	Oui	Oui	Oui (garantie OCMW)
Sûreté réelle au nom du locataire	Oui, auprès d'une institution agréée	Non	Oui
Caution personnelle	Oui ; cumulable avec une autre forme pour le bail étudiant seulement	Non	Oui, si le bailleur l'accepte

Chaque région a aussi organisé une aide à la constitution, anonyme pour le bailleur : à Bruxelles, le Fonds du Logement ; en Flandre, le prêt sans intérêt du Vlaams Woningfonds (art. 37, § 3 du décret) ; en Wallonie, la garantie bancaire issue du contrat type entre le CPAS et une banque. Pour le gestionnaire, la provenance importe peu : ce qui compte est l'attestation, et sa référence dans le bail. La définition courte est au glossaire belge.

Pourquoi la garantie ne passe-t-elle jamais par le compte de tiers ?

Parce que les trois textes régionaux désignent la forme de la garantie, et qu'aucune de ces formes n'est « le compte d'un tiers ». Le compte de tiers de l'agence, imposé par le code de déontologie de l'IPI pour les fonds que l'agent « est appelé à détenir ou gérer dans le cadre de sa mission » (art. 89 du code en vigueur depuis le 1er octobre 2026), reçoit les loyers et les provisions ; la garantie, elle, doit être sur un compte au nom du locataire, ou garantie par une banque ou un CPAS. Une garantie virée sur le compte de tiers ou sur le compte du mandant est une garantie détenue par le bailleur, avec la sanction prévue par chaque région : intérêts au taux moyen du marché financier depuis le jour de la remise (Bruxelles, avec le taux légal comme minimum ; Wallonie, art. 62, § 2 ; Flandre, art. 37) ; à Bruxelles, le locataire peut en outre déduire le montant, majoré des intérêts, des loyers à venir ; en Flandre, pour un bail conclu depuis 2019, il peut compter la somme comme du loyer payé.

La seconde raison est pratique : un compte de tiers n'est jamais débiteur et ses fonds doivent être transférés aux ayants droit « sans retard, après décompte » (art. 90) ; une garantie qui y dormirait neuf ans passerait en compte rubriqué après quatre mois et resterait une dette de l'agence envers le locataire, hors de toute protection du texte régional. Le compte de tiers est fait pour l'argent qui circule ; la garantie est faite pour rester immobile au nom du locataire jusqu'à la sortie. Troisième raison : se payer sur la garantie en cours de bail est interdit. Un loyer en retard se réclame par rappel, mise en demeure puis juge de paix, jamais par prélèvement, et la banque ne libérerait d'ailleurs rien sans accord écrit ou jugement.

Quelle preuve exiger avant les clés, et comment tenir le registre ?

En gestion pour compte de tiers, la garantie est une pièce du dossier avant d'être une somme. L'ordre des opérations protège le mandant et respecte le texte régional.

1. Écrire la clause : montant dans le plafond de la région à la date de signature, forme laissée au choix du locataire, obligation de produire la preuve avant la remise des clés, modalités de libération.
2. Informer le locataire des formes et des aides (CPAS, Fonds du Logement, Vlaams Woningfonds). Pour un compte bloqué, la banque remet un formulaire standard d'attestation.
3. Recevoir et vérifier la preuve : attestation de la banque (compte, montant, nom du locataire), attestation du CPAS, acte de sûreté réelle ; vérifier que le montant respecte le plafond et que le nom est celui du ou des locataires.
4. Remettre les clés seulement après. Un locataire qui « réglera la garantie le mois prochain » n'a pas de garantie, et le mandant n'aura plus de levier.
5. Consigner dans le registre des garanties : bail, locataire(s), forme, montant, banque ou organisme, référence, date de l'attestation, emplacement de la pièce ; copie au mandant.
6. Dresser l'état des lieux d'entrée détaillé et contradictoire avant la fin du premier mois, et l'enregistrer avec le bail : sans lui, le locataire est présumé avoir reçu le bien dans l'état où il le rend, et la garantie ne couvrira aucun dégât.

Le registre est ce que le mandant est en droit de voir dans son décompte de gestion et ce qu'un confrère vous remettra, ou devrait vous remettre, à la reprise d'un mandat. À la reprise, la revue est simple : chaque bail en cours a une ligne complète, ou une tâche de régularisation datée (attestation à redemander à la banque, garantie irrégulière à régulariser par écrit avec le locataire et le mandant).

Exemple chiffré

Portefeuille de 120 lots, loyer moyen 900 € hors charges, réparti par hypothèse en 60 baux à Bruxelles et en Wallonie signés après les réformes (plafond 2 mois, 1 800 € chacun) et 60 baux en Flandre (3 mois, 2 700 € chacun). Le registre suit 60 × 1 800 € + 60 × 2 700 € = 270 000 € de garanties, dont pas un euro n'est sur un compte de l'agence ni d'un mandant : 120 lignes avec une banque, une référence et une preuve. Si le loyer est indexé à 945 € au bout d'un an (indices fictifs : 900 € × 136,50 ÷ 130,00), les garanties ne se « réindexent » pas : le bail ne peut exiger aucun complément en cours de route. À la sortie d'un locataire bruxellois, chaque mois de retard de libération au-delà des deux mois coûte au mandant 10 % de la garantie, soit 180 € pour chaque mois de retard sur une garantie de 1 800 € ; un dossier oublié six mois, c'est 1 080 € de pénalité, que le mandant imputera au gestionnaire.

Comment préparer la libération à la sortie ?

À la fin du bail, la garantie et ses intérêts reviennent au locataire s'il a rempli ses obligations. La banque ne libère que sur l'un de deux documents : un accord écrit du locataire et du bailleur établi après la fin du bail (lettre ou formulaire de la banque, signé par les deux) ou la copie d'un jugement exécutoire. Le gestionnaire signe pour le mandant si le mandat le lui permet ; sinon il prépare et fait signer.

1. État des lieux de sortie, après la libération des lieux et avant la remise des clés, à Bruxelles au plus tard dans le mois qui suit la libération ; comparé à l'état des lieux d'entrée.
2. Décompte de sortie : loyers et indexations dus, solde du dernier décompte de charges, dégâts chiffrés sur devis hors vétusté et usage normal ; dans un immeuble géré par un syndic à Bruxelles, une partie de la garantie peut rester bloquée jusqu'à la clôture annuelle des comptes de charges.
3. Proposition au mandant : libération totale, retenue convenue avec répartition, ou désaccord à porter devant le juge de paix ; le mandant décide, le gestionnaire exécute.
4. Document de libération ou de répartition, signé par le locataire et le bailleur (ou son mandataire), remis à la banque ou à l'organisme.
5. Clôture du registre : date de libération, montants versés à chacun, pièce classée ; ligne reprise dans le décompte de gestion.

Région	Délai et sanction	Source
Bruxelles (baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024)	Garantie et intérêts rendus « dans les deux mois suivant son départ » si le locataire a rempli ses obligations ; à défaut, 10 % de la garantie multipliés par le nombre de mois de retard	Art. 248 ; be.brussels, garantie locative ; brochure de Bruxelles Logement (janvier 2025)
Wallonie	Libération sur accord écrit établi au plus tôt à la fin du bail, ou décision judiciaire ; le juge de paix sanctionne une rétention sans motif	Décret, art. 62, § 3
Flandre	Libération sur accord écrit après la fin du bail ou décision du juge ; le bailleur qui conteste doit saisir le juge dans l'année qui suit la fin du bail (« binnen 1 jaar na het einde van de huurovereenkomst »), sinon sa demande est prescrite ; trois mois pour un logement étudiant gardé par le bailleur	Art. 37 ; vlaanderen.be, huurwaarborg

Le renon et l'état des lieux de sortie qui précèdent sont décrits dans renon, fin de bail et sortie en portefeuille ; les sommes dues au-delà de la garantie suivent le parcours des impayés.

Que faire en cas de litige sur la garantie ?

Le litige naît presque toujours d'une pièce manquante : état des lieux d'entrée absent ou sommaire, attestation égarée, décompte de charges non clôturé, devis contesté. Le juge de paix du lieu du bien est seul compétent ; la conciliation est gratuite, se demande par simple lettre ou oralement au greffe, et le procès-verbal de conciliation a la valeur d'un jugement. Le gestionnaire prépare le dossier (bail, deux états des lieux, attestation de garantie, décompte, devis, échanges écrits), informe le mandant à chaque étape et saisit le juge en son nom si le mandat le prévoit ; en Flandre, il veille au délai d'un an. Tant que le litige dure, la garantie reste bloquée à la banque : ni l'agence ni le mandant ne peuvent y toucher, et le locataire non plus.

Cas pratiques

Reprise d'un mandat avec deux garanties « en liquide » de 2016. Les sommes sont chez l'ancien bailleur ou introuvables ; dans les deux cas, le locataire a droit à la restitution avec intérêts au taux moyen du marché depuis la remise. Le gestionnaire écrit au mandant pour régulariser : restitution au locataire et constitution d'une garantie conforme sur un compte à son nom, ou accord écrit du locataire sur une imputation. Le registre porte la régularisation et sa date.

Colocation bruxelloise, un colocataire remplacé. La garantie se calcule sur le loyer global du bail unique et reste affectée au bail : la banque ne libère pas la part du sortant en cours de route ; c'est le remplaçant qui le rembourse selon le pacte de colocation, qui doit prévoir cette répartition. Le registre garde la même ligne, avec les noms mis à jour par avenant.

Vente d'un immeuble loué par le mandant. La garantie suit le bail : l'acquéreur devient bailleur, la banque enregistre le changement sur présentation de l'acte, le vendeur n'a rien à restituer. Le gestionnaire remet au notaire l'extrait du registre des garanties de l'immeuble, et le mandat se termine proprement.

Erreurs fréquentes

• Une clause type à trois mois sur tout le portefeuille : contraire au texte à Bruxelles et en Wallonie pour les baux récents ; le locataire peut exiger la restitution du trop-perçu.
• Faire virer la garantie sur le compte de tiers « pour simplifier » : garantie détenue par le bailleur, intérêts dus depuis la remise, déduction possible sur les loyers à Bruxelles.
• Remettre les clés avant la preuve, ou accepter une promesse de constitution.
• Imposer une forme ou refuser un candidat parce que le CPAS constitue sa garantie.
• Négliger l'état des lieux d'entrée : sans lui, la garantie ne couvre aucun dégât.
• Laisser passer le délai de libération : à Bruxelles, 10 % de la garantie par mois de retard au-delà de deux mois ; en Flandre, prescription de la demande du bailleur après un an.
• Reprendre un mandat sans inventaire des garanties : chaque ligne vide est un litige qui attend la sortie du locataire.

Questions fréquentes

Une agence peut-elle conserver la garantie locative sur son compte de tiers ?

Non. Les textes régionaux imposent une garantie au nom du locataire (compte individualisé, garantie bancaire, CPAS, et selon la région sûreté réelle ou caution). Une garantie reçue sur le compte de tiers ou sur le compte du mandant est une garantie détenue par le bailleur : intérêts dus au taux moyen du marché depuis la remise, déduction possible sur les loyers à Bruxelles, somme comptée comme loyer payé en Flandre.

Quel montant demander pour un bail géré ?

Au plus deux mois de loyer hors charges à Bruxelles pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, deux mois en Wallonie depuis le 1er juin 2023, trois mois en Flandre pour les baux conclus depuis le 1er janvier 2019 (deux pour un logement étudiant). La règle est celle de la date de signature ; le bail peut prévoir moins, jamais plus, et la garantie ne se réindexe pas.

Qui choisit la forme de la garantie ?

Le locataire. Les trois textes énumèrent les formes admises et lui laissent le choix ; le gestionnaire ne peut ni imposer une forme ni écarter un candidat parce que sa garantie vient du CPAS. Seule la caution personnelle, prévue à Bruxelles et en Flandre, suppose l'accord du bailleur. Les formes ne se cumulent pas, sauf la caution personnelle du bail étudiant bruxellois.

Quelle preuve exiger avant de remettre les clés ?

L'attestation de la banque mentionnant le compte, le montant et le nom du locataire, l'attestation du CPAS ou l'acte de sûreté réelle. Le gestionnaire vérifie le plafond et le nom, consigne la forme, le montant, la banque, la référence et la date, remet copie au mandant, puis seulement remet les clés. Sans preuve, le mandant n'a aucun levier à la sortie.

Combien de temps a-t-on pour libérer la garantie après le départ du locataire ?

À Bruxelles, deux mois à compter du départ pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, sous peine de 10 % de la garantie par mois de retard. En Flandre, le bailleur qui conteste doit saisir le juge dans l'année qui suit la fin du bail. En Wallonie, la libération se fait sur accord écrit établi au plus tôt à la fin du bail ou sur décision judiciaire, et le juge de paix sanctionne une rétention injustifiée.

Que devient la garantie quand le mandant vend le bien ?

Elle suit le bail. L'acquéreur reprend les droits et obligations du bailleur, y compris sur la garantie bloquée au nom du locataire ; la banque enregistre le changement sur présentation de l'acte, et le vendeur n'a rien à restituer. Le gestionnaire remet au notaire l'extrait du registre des garanties, et c'est le nouveau propriétaire qui signera l'accord de libération à la fin du bail.

Brik Pro bloque-t-il ou encaisse-t-il la garantie ?

Non. Brik Pro consigne la forme, le montant, la banque, la référence et la preuve, vérifie le plafond de la région à la date du bail, tient le registre des garanties du portefeuille, et prépare à la sortie la répartition et le document de libération que le locataire et le bailleur signent. L'argent reste à la banque, au nom du locataire ; Brik n'encaisse rien et ne bloque rien.