Un portefeuille belge relève de quatre textes, un par région. La règle de chaque bail se lit dans la commune du bien et à la date de l'événement : garantie, enregistrement, indexation, renon, expulsion. Tronc commun, divergences, méthode.

Un portefeuille de baux belges relève de quatre droits du bail, un par région : le Code bruxellois du Logement (règles en vigueur depuis le 1er janvier 2018, révisées par l'ordonnance du 4 avril 2024 au 1er novembre 2024), le décret wallon du 15 mars 2018 (baux conclus ou renouvelés depuis le 1er septembre 2018), le Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018 en Flandre (baux conclus depuis le 1er janvier 2019) et, en Communauté germanophone, le décret wallon tel qu'il y a été repris au 1er janvier 2020, adapté depuis par le Parlement germanophone. La règle applicable à chaque bail se lit dans la commune du bien (code NIS), jamais dans le code postal ni dans l'adresse du mandant, et à la date de l'événement : la signature pour la garantie, l'anniversaire pour l'indexation, la notification pour le renon. Un gestionnaire qui applique « la règle de l'agence » à tout son portefeuille se trompe donc au moins une fois sur trois.

Le cas typique : une agence d'Uccle qui gère pour ses mandants un immeuble à Schaerbeek, des maisons à Waterloo et Nivelles, des appartements à Hal et Vilvorde. Même squelette de bail, chiffres différents : garantie de deux ou trois mois, renon écrit ou par recommandé, double enregistrement ou non, moratoire hivernal ou non. Cet article donne la méthode pour déterminer le droit de chaque bail, le tronc commun, les divergences en tableau, les documents par région, puis la façon d'organiser un portefeuille pour que chaque gestionnaire applique la bonne règle à la bonne date. Le cadre du mandat lui-même est dans gérer des biens pour autrui en Belgique.

Ce qu'il faut retenir

La région se lit dans la commune du bien ; les six communes à facilités de la périphérie bruxelloise (Kraainem, Wezembeek-Oppem, Linkebeek, Drogenbos, Rhode-Saint-Genèse, Wemmel) relèvent de la Flandre ; les neuf communes germanophones appliquent le décret wallon dans sa version propre (reprise au 1er janvier 2020, adaptations germanophones sur l'indexation).
La règle est celle de la date de l'événement : plafond de la garantie à la signature, conditions d'indexation à l'anniversaire, préavis à la notification du renon, version du texte à la conclusion ou au renouvellement.
Tronc commun : bail écrit avec annexe régionale, neuf ans par défaut, enregistrement par le bailleur dans les deux mois, indexation annuelle à l'indice santé sur demande écrite, précompte immobilier jamais à charge du locataire, frais d'agence jamais à charge du locataire, juge de paix.
Garantie : 2 mois à Bruxelles (baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024) et en Wallonie (depuis le 1er juin 2023), 3 mois en Flandre.
Bruxelles seule : loyer de référence dans le bail, PEB remis comme condition d'indexation, double enregistrement IRISrent et MyRent, moratoire hivernal du 1er novembre au 15 mars, libération de la garantie dans les deux mois.
Wallonie seule : renon par recommandé, huissier ou remise en main propre contre signature ; courte durée prorogeable deux fois ; amende de 25 € pour enregistrement tardif ; permis de location pour les petits logements.
Flandre seule : assurance incendie du locataire et du bailleur ; forfait de charges non indexé ; aucune résiliation anticipée d'un bail de courte durée par le bailleur ; indemnité de 1,5 / 1 / 0,5 mois pour le locataire qui en part.
Brik Pro lit la région dans la commune du bien, applique la règle à la date de l'événement et explique chaque montant (« Pourquoi ce montant ? »).

Pourquoi quatre textes, et lequel s'applique à chaque bail ?

Depuis la sixième réforme de l'État, le bail d'habitation est une compétence des régions ; l'ancienne loi fédérale sur les baux de résidence principale ne régit plus que les baux antérieurs, sauf les dispositions que chaque région a étendues aux contrats en cours. La Communauté germanophone exerce cette compétence sur ses neuf communes et y a repris le décret wallon au 1er janvier 2020, qu'elle adapte elle-même depuis. Quatre vérifications, dans cet ordre, suffisent pour tout bail du portefeuille :

La commune du bien. Elle fixe la région, par son code NIS : un mandant domicilié à Anvers qui loue à Uccle relève du Code bruxellois ; une agence de Liège qui gère à Eupen applique le décret wallon dans sa version germanophone ; un appartement à Wemmel relève de la Flandre, quelle que soit la langue du bail.
La date de conclusion ou de renouvellement. Elle dit quelle version du texte s'applique : à Bruxelles, les règles de l'ordonnance du 4 avril 2024 valent pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024 (garantie de deux mois, assurance du locataire, informations sur les charges) ; en Flandre, un bail signé avant le 1er janvier 2019 reste sous l'ancienne loi fédérale ; en Wallonie, le plafond de garantie à deux mois vaut pour les baux signés depuis le 1er juin 2023.
La nature du bail. Résidence principale de neuf ans ou de courte durée, bail étudiant, bail de colocation, bail de droit commun (seconde résidence, logement de fonction) : chacun a ses règles de durée, de renon et de garantie.
La date de l'événement. Une indexation se calcule avec les conditions du jour de l'anniversaire ; un renon, avec le préavis du jour de sa notification ; une garantie, avec le plafond du jour de la signature.

Ces quatre données sont des champs de la fiche du bien et du bail, pas des questions à poser au moment de l'événement. Un portefeuille où la région est déduite du code postal produit des erreurs silencieuses : une garantie de trois mois à Nivelles, un renon par simple lettre à Mons.

Qu'est-ce qui est commun aux quatre droits ?

Les quatre textes partagent un tronc hérité de la loi fédérale, qui permet de bâtir des procédures communes :

Un bail écrit, avec des mentions minimales (identité des parties, date de début, désignation du bien, loyer hors charges, charges) et une annexe explicative du gouvernement régional (Code bruxellois, art. 218 ; décret wallon, art. 3). Un bail de résidence principale sans durée écrite, ou de plus de trois ans, est un bail de neuf ans.
Le bail de courte durée de trois ans au plus, prorogeable par écrit aux mêmes conditions sans dépasser trois ans, qui devient un bail de neuf ans compté depuis l'origine s'il se poursuit sans renon.
L'enregistrement par le bailleur, gratuit pour un logement, dans les deux mois de la signature, avec l'état des lieux d'entrée ; sans lui, le locataire part sans préavis ni indemnité et le loyer ne s'indexe pas (voyez enregistrer les baux en volume).
L'état des lieux d'entrée détaillé et contradictoire, avant l'entrée ou pendant le premier mois d'occupation.
L'indexation annuelle à l'indice santé, à l'anniversaire de l'entrée en vigueur, sur demande écrite, bail écrit et enregistré, arriérés limités à trois mois (voyez la campagne d'indexation).
Le précompte immobilier jamais à charge du locataire d'une résidence principale (Code bruxellois art. 226, décret wallon art. 59, Woninghuurdecreet art. 36 § 1) ; les frais d'agence jamais à charge du locataire (décret wallon art. 25/1 ; Woninghuurdecreet art. 11 ; Code bruxellois).
Le renon du locataire d'un bail de neuf ans : trois mois de préavis à tout moment, indemnité de trois, deux ou un mois pendant le premier triennat ; le renon sans motif du bailleur à la fin du premier ou du deuxième triennat, six mois de préavis, indemnité de neuf ou six mois ; l'occupation personnelle à tout moment avec six mois, occupation dans l'année pendant deux ans, dix-huit mois de loyer à défaut.
Le juge de paix, seul compétent pour les litiges du bail, avec une conciliation gratuite possible avant toute action.

Où les trois régions divergent-elles ?

Point du bail	Bruxelles	Wallonie	Flandre
Texte et date	Code bruxellois du Logement, titre XI ; règles 2018, révisées au 1er novembre 2024	Décret du 15 mars 2018, baux depuis le 1er septembre 2018 (version propre à la Communauté germanophone)	Woninghuurdecreet du 9 novembre 2018, baux depuis le 1er janvier 2019
Garantie locative (maximum)	2 mois, baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024 (art. 248)	2 mois depuis le 1er juin 2023 (art. 62)	3 mois (art. 37) ; 2 mois pour un logement étudiant
Libération de la garantie	Dans les deux mois du départ, puis 10 % de la garantie par mois de retard	Accord écrit ou juge de paix	Accord écrit ou juge ; le bailleur saisit le juge dans l'année
Forme du renon	Écrit ; prise de connaissance présumée selon le mode d'envoi (art. 231)	Recommandé, exploit d'huissier ou remise en main propre contre double signé et daté (art. 30)	Aucune forme imposée ; l'écrit recommandé est conseillé
Courte durée : prorogation	Une fois, par écrit, total ≤ 3 ans (art. 238)	Deux fois au maximum, par écrit, total ≤ 3 ans (art. 55 § 6)	Une fois, par écrit, total ≤ 3 ans (art. 21)
Courte durée : renon du locataire	3 mois + 1 mois d'indemnité (bail d'au moins 6 mois)	3 mois + 1 mois d'indemnité	3 mois ; indemnité de 1,5 / 1 / 0,5 mois selon l'année
Courte durée : renon du bailleur	Après la première année, occupation personnelle seulement, 3 mois + 1 mois	Après la première année, occupation personnelle seulement, 3 mois + 1 mois	Impossible avant l'échéance
Condition propre à l'indexation	Bail enregistré (IRISrent et MyRent) et certificat PEB valide remis	Bail écrit et enregistré	Bail écrit ; un forfait de charges ne s'indexe pas
Facteur de correction PEB	Baux entrés en vigueur avant le 14 octobre 2022, PEB E, F, G	Base et indice de départ modifiés pour les baux D à G limités en 2022-2023	Baux commencés avant le 1er octobre 2022, label D, E, F ou sans certificat
Loyer	Loyer de référence (loyers.brussels) obligatoire dans le bail ; présomption d'abus au-delà de 20 % ; commission paritaire locative	Grille indicative des loyers, étudiants compris depuis 2024	Libre ; estimateur régional indicatif
Assurance incendie	Locataire, baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024, preuve annuelle	Locataire, baux depuis le 1er septembre 2018, preuve dans le mois de l'entrée puis chaque année (art. 17)	Locataire et bailleur, chacun pour sa responsabilité
Charges	Dépenses réelles sauf forfait convenu ; postes énumérés et estimés dans le bail (art. 224/3, baux depuis le 1er novembre 2024)	Dépenses réelles sauf forfait convenu ; compte distinct (art. 24)	Dépenses réelles sauf forfait ; compte distinct ; forfait jamais indexé (art. 36)
Colocation : départ d'un colocataire	2 mois de préavis, sans indemnité, remplaçant à trouver ; pacte obligatoire	3 mois, remplaçant à trouver ; pacte obligatoire	3 mois, remplaçant à présenter
Moratoire hivernal sur les expulsions	Du 1er novembre au 15 mars (art. 233duodecies)	Pas de moratoire général	Pas de moratoire général
Enregistrement	IRISrent et MyRent, 2 mois	MyRent, 2 mois ; amende de 25 € à défaut	MyRent, 2 mois
Normes du logement	Code, titre III ; attestation de contrôle de conformité (DIRL) ; détecteurs de fumée obligatoires depuis le 1er janvier 2025	Code wallon de l'habitation durable ; permis de location (≤ 28 m², collectifs), valable cinq ans	Vlaamse Codex Wonen ; conformiteitsattest facultatif sauf règlement communal ; détecteurs depuis le 1er janvier 2020

Ce tableau reprend les règles relues sur la brochure de Bruxelles Logement (janvier 2025), la brochure du SPW Logement (juillet 2024), le texte coordonné du décret wallon sur Wallex et le Woninghuurdecreet sur Codex Vlaanderen ; avant un acte important, vérifiez la version en vigueur du texte de la région à la date concernée.

Quels documents par région dans le dossier d'un bail ?

Le dossier d'un bail géré doit être complet à la signature ; ce qui manque se paie à l'indexation, au renon ou à la sortie. Par région :

Pièce	Bruxelles	Wallonie	Flandre
Modèle de bail et annexe explicative	Modèles et annexe obligatoire de Bruxelles Logement	Modèles du SPW Logement, annexe obligatoire	Modèles de la Région flamande, « vulgariserende toelichting »
Mentions propres	Loyer de référence ou intervalle ; postes de charges et mode de calcul ; compteurs et codes EAN	Date du dernier certificat PEB et son indice	Label ou score énergétique
Certificat PEB	Obligatoire dès la mise en location ; remis au locataire ; condition de l'indexation	Indicateurs PEB dans toute publicité	EPC obligatoire pour toute location publique, copie annexée au bail
État des lieux d'entrée	Obligatoire, avant l'occupation ou dans le premier mois	Obligatoire, premier mois, annexé au bail enregistré (art. 27)	Obligatoire, enregistré avec le bail (art. 11)
Preuve d'enregistrement	Accusé IRISrent et mention MyRent	Mention MyRent	Mention MyRent
Garantie locative	Attestation (banque, CPAS, Fonds du Logement)	Attestation (banque, CPAS)	Attestation (banque, e-DEPO, OCMW, Vlaams Woningfonds)
Assurance	Preuve du locataire, baux depuis le 1er novembre 2024	Preuve du locataire dans le mois puis chaque année	Preuve du locataire et du bailleur
Pièces de conformité	Détecteurs de fumée ; attestation de contrôle de conformité s'il y a eu interdiction	Détecteurs ; permis de location pour les logements ≤ 28 m² et collectifs	Détecteurs ; conformiteitsattest si la commune l'impose

Les pages officielles qui publient ces modèles et règles : les étapes de la location sur be.brussels, la démarche permis de location sur wallonie.be, et la rubrique location de vlaanderen.be.

Comment organiser un portefeuille réparti sur plusieurs régions ?

La méthode tient en cinq règles d'organisation, qui valent pour trois gestionnaires comme pour trente.

La région est un champ du bien, déduit de la commune (code NIS), jamais saisi à la main ni déduit du code postal. Toutes les règles en découlent.
Chaque règle porte sa date : version du texte applicable au bail (date de conclusion ou de renouvellement), plafond de garantie à la signature, conditions d'indexation à l'anniversaire, préavis à la notification. Une règle non datée est une erreur en attente.
Une liste de contrôle par événement et par région : signature (pièces, mentions, garantie, enregistrement simple ou double), anniversaire (conditions d'indexation, PEB), renon (forme, préavis, indemnité), sortie (état des lieux, délai de libération, décompte de charges), impayé (étapes, moratoire).
Des gestionnaires formés aux trois droits, ou des portefeuilles répartis par région : la formation permanente imposée par l'IPI (dix heures par an et par colonne) est le bon endroit pour relire chaque année les modifications régionales.
Un reporting qui nomme la règle : le décompte de gestion dit au mandant « garantie limitée à deux mois (Code bruxellois, art. 248, bail du 12 janvier 2025) », pas seulement « garantie : 1 800 € ». Le mandant comprend, et le gestionnaire prouve.

C'est ainsi que Brik Pro est construit : la région est lue depuis la commune du bien, chaque règle est appliquée à la date de l'événement et expliquée (« Pourquoi ce montant ? »), les quatre baux guidés (résidence principale, courte durée, étudiant, colocation) sont rédigés dans le droit de la région, et la garantie, l'enregistrement, l'indexation, le renon et les impayés suivent la même logique. Les règles ont été relues le 1er novembre 2026 sur Justel, Wallex, Codex Vlaanderen, le Moniteur belge et FisconetPlus ; elles sont vérifiées sur les textes officiels, et datées.

Exemple chiffré

Portefeuille de 120 lots, loyer moyen 900 € hors charges, réparti par hypothèse en 50 lots à Bruxelles, 40 en Wallonie et 30 en Flandre, tous les baux signés après les réformes régionales. Les garanties suivies s'élèvent à 50 × 1 800 € + 40 × 1 800 € + 30 × 2 700 € = 243 000 €, aucune sur un compte de l'agence. Chaque mois, une dizaine de baux atteignent leur anniversaire : pour les 50 baux bruxellois, l'indexation suppose un accusé IRISrent, une mention MyRent et un PEB remis et valide ; pour les 70 autres, un bail enregistré ; avec des indices fictifs, 900 € × 136,50 ÷ 130,00 = 945 €, soit 45 € de plus par bail. Un renon d'un locataire wallon reçu par simple e-mail n'est pas valable et le préavis ne court pas ; le même e-mail à Bruxelles ou en Flandre fait courir trois mois dès le premier jour du mois suivant. Et du 1er novembre au 15 mars, aucune des expulsions des 50 lots bruxellois ne peut être exécutée, quand les 70 autres suivent le calendrier du juge.

Que change la Communauté germanophone ?

Les neuf communes germanophones (Eupen, La Calamine, Lontzen, Raeren, Amblève, Bullange, Burg-Reuland, Butgenbach, Saint-Vith) appliquent le décret wallon du 15 mars 2018 tel qu'il y a été repris au 1er janvier 2020, modifié depuis par le seul Parlement germanophone (décret-programme 2022 et décret du 13 novembre 2023 : indexation limitée selon le PEB du 1er janvier au 31 décembre 2023, formule de correction depuis le 1er janvier 2024) : les modifications wallonnes postérieures, comme le plafond de garantie à deux mois de juin 2023 ou les dates wallonnes de la limitation PEB, ne s'y appliquent pas automatiquement. La garantie y reste de deux mois sur compte bloqué ou trois mois en garantie bancaire. Pour un gestionnaire, c'est une quatrième ligne dans chaque liste de contrôle : la commune décide.

Cas pratiques

Un mandant, trois biens, trois régions. Un médecin de Woluwe confie un appartement à Etterbeek, une maison à Wavre et un studio à Louvain. Trois baux de résidence principale signés en 2025 : garantie de 1 800 € à Etterbeek et Wavre, 2 700 € à Louvain ; enregistrement double à Etterbeek, simple ailleurs ; PEB remis contre accusé à Etterbeek avant toute indexation ; assurance du bailleur aussi à Louvain. Le décompte de gestion du mandant nomme la règle de chaque bien.

Un bail de courte durée à Hasselt que le mandant veut résilier pour y loger son fils. Impossible avant l'échéance : le Woninghuurdecreet n'ouvre aucune résiliation anticipée au bailleur d'un bail de courte durée. À Bruxelles ou en Wallonie, le même renon aurait été possible après la première année, avec trois mois de préavis et un mois d'indemnité. Le gestionnaire l'explique au mandant et propose un renon trois mois avant le terme.

Quatre droits du bail, une seule façon de travailler

Brik Pro lit la région dans la commune de chaque bien, rédige les baux dans le droit de la région, vérifie le plafond de la garantie à la date du bail, prépare l'enregistrement (double à Bruxelles), la campagne d'indexation avec ses conditions régionales, le renon dans la forme requise et les six étapes de l'impayé jusqu'au juge de paix, en expliquant chaque montant au gestionnaire comme au mandant.

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Erreurs fréquentes

Déduire la région du code postal ou de l'adresse de l'agence : les communes à facilités et les communes germanophones sont les pièges classiques.
Appliquer la version actuelle du texte à un bail ancien : un bail bruxellois de 2022 avec trois mois de garantie bancaire est régulier jusqu'à son renouvellement.
Une clause de garantie unique à trois mois sur tout le portefeuille.
Un renon par simple lettre en Wallonie : recommandé, huissier ou remise contre signature, sinon le préavis ne court pas.
Résilier un bail de courte durée flamand pour occupation personnelle avant l'échéance.
Indexer un bail bruxellois sans PEB remis, ou sans les deux enregistrements.

Questions fréquentes

Quel droit du bail s'applique à un bien géré ?

Celui de la région où se trouve la commune du bien : Code bruxellois du Logement dans les dix-neuf communes bruxelloises, décret wallon du 15 mars 2018 en Wallonie (dans sa version propre dans les neuf communes germanophones), Woninghuurdecreet en Flandre, communes à facilités comprises. L'adresse du mandant ou de l'agence et la langue du bail ne jouent aucun rôle.

Quelle version du texte s'applique à un bail ancien ?

Celle en vigueur à la conclusion ou au dernier renouvellement du bail, sauf les dispositions que la région a expressément étendues aux baux en cours. À Bruxelles, les règles de l'ordonnance du 4 avril 2024 valent pour les baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024 ; en Flandre, un bail signé avant le 1er janvier 2019 reste sous l'ancienne loi fédérale ; en Wallonie, le plafond de garantie à deux mois vaut pour les baux signés depuis le 1er juin 2023.

Quelles règles sont identiques dans les trois régions ?

Le bail écrit avec annexe régionale, le bail de neuf ans par défaut, l'enregistrement par le bailleur dans les deux mois avec l'état des lieux d'entrée, l'indexation annuelle à l'indice santé sur demande écrite avec trois mois d'arriérés au plus, le précompte immobilier et les frais d'agence jamais à charge du locataire, le renon du locataire de trois mois avec indemnité 3/2/1, et le juge de paix.

Quelles sont les principales différences pour un gestionnaire ?

La garantie (deux mois à Bruxelles et en Wallonie, trois en Flandre), la forme du renon (recommandé ou équivalent en Wallonie), la résiliation d'un bail de courte durée par le bailleur (impossible en Flandre), les conditions d'indexation (PEB remis et double enregistrement à Bruxelles, forfait non indexé en Flandre), le moratoire hivernal bruxellois, l'assurance du bailleur en Flandre, le loyer de référence à Bruxelles et le permis de location wallon.

Un bail en Communauté germanophone suit-il le décret wallon ?

Oui, dans la version propre à ce territoire : la Communauté germanophone exerce la compétence du bail d'habitation sur ses neuf communes depuis le 1er janvier 2020, y a repris le décret wallon tel qu'il était alors et l'adapte elle-même (indexation selon le PEB en 2023-2024), sans les modifications wallonnes postérieures. La garantie y reste de deux mois sur compte bloqué ou trois mois en garantie bancaire. La commune du bien, pas la province, détermine la règle.

Brik Pro gère-t-il les quatre droits du bail ?

Oui. La région est lue dans la commune du bien, jamais dans le code postal ; chaque règle est appliquée à la date de l'événement et expliquée ; les quatre baux guidés sont rédigés dans le droit de la région ; garantie, enregistrement (IRISrent et MyRent à Bruxelles), indexation, charges, renon et impayés suivent la même logique. Les règles sont vérifiées sur les textes officiels et datées ; le gestionnaire signe, enregistre et envoie.

Un portefeuille sous trois droits du bail : Bruxelles, Wallonie, Flandre, germanophone