Impayés en gestion pour compte de tiers : six étapes, mandant, juge de paix, moratoire

Un loyer impayé dans un portefeuille géré pour compte de tiers suit en Belgique les mêmes six étapes que chez un bailleur qui gère seul (rappel, mise en demeure, plan de paiement et CPAS, conciliation gratuite, requête au juge de paix, exécution), avec une différence qui change tout : le gestionnaire agit au nom d'un mandant, qu'il doit informer en temps utile et dont il tient le pouvoir d'agir, et l'argent passe par un compte de tiers. Seul le juge de paix du canton du logement peut résilier le bail et autoriser l'expulsion ; ni le gestionnaire ni le mandant ne se font justice. Sur 120 lots, l'impayé n'est pas un accident mais un flux : quelques retards chaque mois, un contentieux de temps en temps, et un mandant qui veut savoir où en est son dossier.

Ce guide décrit le partage des rôles entre le mandant, l'agence agréée IPI ou l'administrateur de biens et le juge, les écrits de chaque étape, la mise en demeure signée pour le compte du bailleur, le CPAS, la conciliation et la requête avec leurs pièces et leurs frais, le calendrier par région avec le moratoire bruxellois. La procédure relève du Code judiciaire, fédéral ; le cadre régional l'entoure. Textes relus sur les sites officiels des cours et tribunaux, de la Région bruxelloise et de l'IPI.

Ce qu'il faut retenir

• Six étapes datées : rappel amiable, mise en demeure par recommandé, plan de paiement et CPAS, conciliation gratuite devant le juge de paix, requête écrite (art. 1344bis du Code judiciaire), jugement signifié et exécuté par huissier.
• Le mandant décide, le gestionnaire prépare : le code de déontologie de l'IPI impose à l'intermédiaire d'informer le commettant « en temps utile du déroulement de la mission » (art. 53) et à l'administrateur de biens de lui formuler « en temps utile tous les conseils et recommandations » et de l'informer de tout nouvel événement qui touche ses droits (art. 72 et 23) ; le mandat dit jusqu'où l'agence agit seule (rappel, mise en demeure) et à partir de quand le mandant signe (plan de paiement, procès, remise de dette).
• La conciliation est gratuite : lettre simple ou formulaire au juge de paix du canton du logement, convocation par courrier ordinaire, procès-verbal d'accord qui « a valeur de jugement ».
• La requête coûte peu mais exige des pièces : certificat de domicile de chaque défendeur daté de moins de quinze jours, droit de mise au rôle (26 € en août 2025 à Liège), 50 € réclamés en fin de procédure par le SPF Finances à l'une des parties.
• Le CPAS reçoit copie de toute demande d'expulsion d'un locataire en résidence principale (art. 1344ter du Code judiciaire), le locataire pouvant s'y opposer dans les deux jours ; il peut aider à payer, et un plan signé évite le procès dans la plupart des cas.
• À Bruxelles, aucune expulsion du 1er novembre au 15 mars (art. 233duodecies du Code bruxellois du Logement, validé par la Cour constitutionnelle le 9 octobre 2025) ; le bailleur demande l'indemnisation au Fonds de solidarité, paiement unique des arriérés dans les quatre mois de la demande.
• La garantie locative et le compte de tiers ne se mélangent pas : la garantie reste bloquée jusqu'à la fin du bail (accord écrit ou jugement) ; les loyers encaissés sur le compte de tiers sont transférés au mandant « dans les plus brefs délais », sauf convention contraire pour le régisseur (loi du 11 février 2013, art. 21/2).

Qui décide quoi : le mandant, le gestionnaire, le juge ?

L'impayé met trois personnes face à face. Le mandant est le bailleur : créancier du loyer, partie au bail et, le jour venu, au procès. Le gestionnaire agit dans les limites du mandat : il encaisse sur le compte de tiers, relance, met en demeure au nom du bailleur, propose, prépare le dossier ; il ne remet pas une dette, ne signe pas un plan qui engage le mandant au-delà du mandat, n'introduit pas une procédure sans son accord écrit si le mandat ne le prévoit pas. Le juge de paix seul résilie le bail et autorise l'expulsion.

Le mandat doit dire, avant le premier incident : à partir de quel retard l'agence met en demeure seule, qui signe un plan de paiement, quand le mandant est consulté, qui avance les frais et quels honoraires de contentieux s'appliquent. Le code de déontologie de l'IPI en vigueur depuis le 1er octobre 2026 (arrêté royal du 20 juillet 2026) impose à l'intermédiaire d'informer le commettant « en temps utile du déroulement de la mission » (art. 53), à l'administrateur de biens de lui formuler « en temps utile tous les conseils et recommandations » et de l'informer de tout nouvel événement qui touche ses droits (art. 72 et 23), et de proposer une convention écrite avant la mission (art. 18) : un impayé qui dure et toute décision qui change la position du mandant se notifient par écrit, et le décompte de gestion en garde la trace. Notre guide Le mandat de gestion détaille ces clauses.

L'argent : compte de tiers et garantie

Les loyers et provisions encaissés pour le mandant passent par le compte de tiers de l'agence, obligatoire pour l'agent intermédiaire et le régisseur (code IPI, art. 89), jamais par son compte courant. La loi impose de transférer les fonds à l'ayant droit « dans les plus brefs délais, sauf circonstances exceptionnelles, ou convention contraire pour ce qui concerne l'agent immobilier régisseur » ; les fonds restés plus de quatre mois sur le compte de tiers vont sur un compte rubriqué. Un paiement partiel s'impute selon le bail et le mandat, se reverse, et apparaît dans le décompte du mandant. La garantie locative, elle, n'appartient à personne avant la fin du bail : elle ne se touche ni pendant l'impayé ni sur simple demande à la banque, mais par accord écrit des deux parties après la fin du bail ou par jugement. Voir Compte de tiers et fonds de mandants et Garantie locative gérée pour un mandant.

Quelles sont les six étapes et qui signe quoi ?

Étape	Quand (ordre de grandeur observé)	Écrit	Qui décide
1. Rappel amiable	Quelques jours ouvrables après l'échéance	E-mail ou courrier daté, mois, montant, communication structurée	Gestionnaire, sans consulter ; mandant informé si le retard dépasse le mois
2. Mise en demeure	Une dizaine de jours après le rappel	Recommandé « pour le compte de » le bailleur, preuve de dépôt et avis de réception	Gestionnaire si le mandat le prévoit ; copie au mandant
3. Plan de paiement, CPAS	Dès la réponse du locataire	Plan signé, échanges avec le CPAS	Mandant (le plan modifie ses droits) ; gestionnaire propose et suit
4. Conciliation	Audience quelques semaines après la demande	Lettre simple ou formulaire, procès-verbal de conciliation ou de non-conciliation	Mandant comparaît (ou avocat, ou conjoint / parent avec procuration) ; gestionnaire prépare
5. Requête au juge de paix	Audience d'introduction après dépôt	Requête 1344bis, certificats de domicile, pièces	Mandant (ou avocat) ; copie au CPAS par le greffe
6. Jugement et exécution	Semaines après l'audience ; à Bruxelles, hors moratoire	Jugement, signification, procès-verbal d'expulsion	Huissier choisi par le mandant ; frais avancés et repris au décompte

Durées observées, pas délais légaux. Ce qui ne varie pas : l'écrit de chaque étape et l'information du mandant à chaque changement de phase.

Comment rédiger une mise en demeure au nom du mandant ?

La mise en demeure est la lettre recommandée par laquelle le bailleur somme le locataire de payer dans un délai précis, à défaut de quoi le juge de paix sera saisi. Rédigée par le gestionnaire, elle doit montrer qu'il agit pour le compte du bailleur. Elle contient :

1. l'identité du bailleur et la mention que l'agence agit pour son compte, en vertu du mandat de gestion, avec le numéro d'agréation IPI et le numéro d'entreprise de l'agence (mentions obligatoires du code, art. 7) ;
2. l'identification du bail : adresse, date, parties ;
3. le détail des sommes dues mois par mois, loyer et provisions distingués, et le total ;
4. le délai de paiement (huit ou quinze jours), le compte de tiers à créditer, précédé de la mention « compte de tiers », et la communication structurée du bail ;
5. l'annonce des suites : intérêts au taux prévu par le bail ou, à défaut, au taux d'intérêt légal publié chaque année, clause pénale si le bail en contient une, saisine du juge de paix ;
6. l'indication que le locataire en difficulté peut s'adresser au CPAS de sa commune, et une invitation à prendre contact pour un plan de paiement ;
7. la date, la signature du gestionnaire habilité, la mention « lettre recommandée ».

La mise en demeure fait courir les intérêts et marque le point de départ des clauses pénales ; elle ne met pas fin au bail, le renon pour impayé n'existant pas et la clause résolutoire expresse étant sans effet en bail d'habitation. Sur un portefeuille, le texte est un gabarit par région, rempli à partir du bail et des mouvements du compte de tiers, qui prouvent ce que la lettre réclame.

Plan de paiement et CPAS : comment éviter le procès sans engager le mandant à sa place ?

Un locataire qui répond à la mise en demeure avec une explication vaut souvent mieux qu'une relocation (vacance, remise en état, état des lieux, enregistrement). Le gestionnaire propose un plan de paiement écrit : loyer courant payé à l'échéance, arriéré étalé sur quelques mois avec dates et montants, caducité au premier manquement, intérêts maintenus sauf renonciation écrite. Mais le plan modifie les droits du bailleur : il est soumis au mandant, qui le signe ou donne son accord écrit au gestionnaire pour le signer, et il est consigné dans le décompte de gestion. Une remise de dette, même partielle, est toujours une décision du mandant.

Si les revenus ne suffisent plus, le gestionnaire oriente le locataire vers le CPAS de sa commune : aide au paiement du loyer, avance, garantie, médiation de dettes ; avec l'accord du locataire, le CPAS peut payer directement sur le compte de tiers la part qu'il prend en charge. Une fois la requête déposée, le greffe communique de lui-même copie de l'acte au CPAS (art. 1344ter du Code judiciaire), le locataire pouvant s'y opposer dans les deux jours de la convocation : le gestionnaire n'a rien à faire, mais il peut anticiper en formalisant l'arriéré, ce qui accélère l'intervention du centre.

Conciliation et requête : qui comparaît, avec quelles pièces et quels frais ?

La conciliation devant le juge de paix du canton du logement est gratuite. La demande se fait par lettre simple ou par le formulaire de la justice de paix, avec les coordonnées des parties et un bref exposé ; par courrier, e-mail ou e-Deposit selon le canton. Les deux parties sont invitées par courrier ordinaire et doivent comparaître ; chacune peut se faire représenter par un avocat, ou par son conjoint ou un parent muni d'une procuration. Le gestionnaire n'est pas un représentant en justice : il prépare le dossier et les relevés du compte de tiers, le mandant (ou l'organe d'une société patrimoniale, ou leur avocat) comparaît. Un accord donne un procès-verbal « qui a valeur de jugement », exécutable par huissier ; l'absence d'une partie ou l'échec donne un procès-verbal de non-conciliation.

La requête (art. 1344bis du Code judiciaire) se dépose au greffe, par courrier, sur place ou via e-Deposit, jamais par e-mail. Les justices de paix publient des modèles, avec les chefs de demande habituels : condamnation aux loyers impayés « sous réserve d'augmentation de la demande des loyers à échoir », résolution du bail aux torts du locataire et autorisation d'expulsion, indemnité d'occupation, réserves pour dégâts et charges, libération de la garantie, désignation d'un expert pour l'état des lieux de sortie, intérêts, dépens, exécution provisoire. Les pièces : bail enregistré, état des lieux d'entrée, relevé des sommes dues, rappel, mise en demeure avec avis de réception, plan de paiement signé, procès-verbal de non-conciliation, mandat de gestion, et un certificat de domicile (ou extrait du registre national) de chaque défendeur, daté de moins de quinze jours ; un locataire radié sans domicile connu ne peut pas être convoqué par requête, il faut une citation par huissier. Les frais : un droit de mise au rôle à l'introduction (26 € au tarif d'août 2025 publié par les justices de paix de Liège) et 50 € réclamés en fin de procédure par le SPF Finances à la partie désignée par le jugement ; le gestionnaire les avance selon le mandat et les reprend au décompte.

Jugement, expulsion et moratoire bruxellois : quel calendrier par région ?

Le jugement est signifié par l'huissier choisi par le mandant ; le locataire dispose du délai fixé par le juge, plus le délai minimal du Code judiciaire entre signification et expulsion, pour laisser le CPAS intervenir. Puis l'huissier procède ; les frais avancés s'ajoutent à la créance. La région change le calendrier d'hiver.

Région	Expulsion en hiver	Ce que fait le gestionnaire
Bruxelles	Interdite du 1er novembre au 15 mars pour tous les logements (art. 233duodecies CBL, ordonnance du 22 juin 2023, arrêt n° 131/2025 de la Cour constitutionnelle du 9 octobre 2025), exceptions décidées par le juge	Prévenir le mandant dès la requête si l'audience tombe à l'automne ; préparer la demande au Fonds de solidarité (paiement unique des arriérés dans les quatre mois de la demande d'indemnité) ; continuer à compter l'indemnité d'occupation
Wallonie	Pas de moratoire général pour le logement privé	Calendrier au jugement, au délai légal et à l'agenda de l'huissier ; CPAS informé par le greffe
Flandre	Pas de moratoire général pour le logement privé	Idem ; CPAS (OCMW) informé par le greffe

Le moratoire hivernal ne suspend ni le bail ni la dette : les intérêts courent, l'indemnité d'occupation s'accumule, et le mandant doit le savoir avant, pas après. La Région décrit la réforme et le Fonds de solidarité sur be.brussels.

Exemple chiffré

Sur un portefeuille, la question n'est plus « que faire de cet impayé » mais « où en est chaque dossier, et qui a été prévenu » : rapprochement quotidien du compte de tiers par communication structurée, file d'impayés où chaque dossier porte son étape et sa prochaine date, point mensuel par mandant. Portefeuille de 120 lots, loyer moyen de 900 € et provisions moyennes de 100 € (montants fictifs) : 120 000 € attendus chaque mois sur le compte de tiers. Un mois ordinaire : 112 loyers rapprochés le 5, 8 rappels envoyés le 10, 5 régularisés dans la semaine, 3 mises en demeure le 21, dont 2 débouchent sur un plan signé par le mandant et 1 reste sans réponse ; au trimestre, 1 demande de conciliation, et sur l'année 2 requêtes. Un dossier qui va jusqu'au bout, à Bruxelles : premier impayé le 5 janvier, rappel le 12, mise en demeure le 23, lettre de conciliation le 10 février, audience de conciliation le 10 mars sans accord, requête le 15 mars avec certificat de domicile du 8 mars, audience le 20 mai, jugement le 10 juin, signification le 20 juin, départ fin juillet. Créance : 7 mois × 1 000 € = 7 000 €, plus les intérêts depuis le 23 janvier, le droit de mise au rôle, les frais d'huissier avancés ; la garantie de deux mois (1 800 €) ne couvre qu'un quart, le solde se recouvre sur le jugement si le locataire est solvable. Le mandant a reçu six écrits, de l'information du retard fin janvier au décompte final avec la libération de la garantie. Si le même jugement était rendu le 10 décembre, l'expulsion attendrait le 16 mars et le mandant demanderait l'indemnisation du Fonds de solidarité pour les loyers de l'hiver.

Cas pratiques : deux dossiers, deux décisions du mandant

La perte d'emploi à Charleroi. Deux mois d'arriéré, attestation de chômage reçue avec la réponse à la mise en demeure. Le gestionnaire propose au mandant un plan : loyer courant à l'échéance, 2 000 € en cinq mensualités de 400 €, caducité au premier manquement, orientation vers le CPAS. Le mandant signe ; chaque versement est rapproché sur le compte de tiers et le décompte de gestion l'affiche.

Le silence à Schaerbeek. Trois mois sans réponse, conciliation ignorée. Le mandant, une SRL patrimoniale, reçoit l'estimation des frais et le projet de requête, donne son accord et comparaît par son administrateur. Jugement le 5 décembre ; exécution après le 15 mars ; demande au Fonds de solidarité préparée par le gestionnaire, signée par le mandant.

Erreurs fréquentes en gestion déléguée

• Mettre en demeure sans dire pour qui : la lettre doit nommer le bailleur et le mandat ; sinon la qualité du signataire est contestée à l'audience.
• Signer un plan ou remettre une dette sans le mandant : le gestionnaire engage son mandant au-delà de ses pouvoirs et répond de la perte.
• Laisser le mandant découvrir l'impayé au décompte trois mois plus tard : manquement à l'information « en temps utile » et perte de confiance.
• Encaisser un paiement partiel sur le compte courant de l'agence, ou le garder au-delà du délai : les fonds de mandants vont sur le compte de tiers et au mandant.
• Déposer une requête sans certificat de domicile récent, ou contre un locataire radié : irrecevable, il faut une citation.
• Oublier le moratoire bruxellois dans le calendrier annoncé au mandant, ou toucher à la garantie en cours de bail.

Pages officielles : la conciliation devant le juge de paix (cours et tribunaux), la fiche des justices de paix de Liège sur les deux procédures, et la déontologie de l'agent immobilier (IPI). La fin du bail qui suit un jugement ou un départ négocié est traitée dans Renon et fin de bail en portefeuille.

Questions fréquentes

Le gestionnaire peut-il mettre en demeure un locataire sans l'accord du mandant ?

Oui si le mandat le prévoit, ce qui est l'usage : rappel et mise en demeure font partie de la gestion courante. La lettre indique que l'agence agit pour le compte du bailleur nommé, avec ses mentions obligatoires (numéro IPI, numéro d'entreprise). Le mandant en reçoit copie, et toute décision qui modifie ses droits lui revient.

Le gestionnaire peut-il représenter le mandant devant le juge de paix ?

Non, l'agent immobilier n'est pas un représentant en justice. En conciliation comme au fond, le mandant comparaît lui-même, par un avocat, ou par son conjoint ou un parent muni d'une procuration ; une société patrimoniale comparaît par son organe ou son avocat. Le gestionnaire prépare le dossier, fournit les relevés du compte de tiers et les écrits, et peut accompagner le mandant à l'audience.

Que coûte une procédure devant le juge de paix pour loyers impayés ?

La conciliation est gratuite. La requête suppose un certificat de domicile par défendeur (payant, auprès de la commune), un droit de mise au rôle à l'introduction (26 € au tarif d'août 2025 publié par les justices de paix de Liège) et 50 € réclamés en fin de procédure par le SPF Finances à la partie désignée par le jugement ; s'y ajoutent la signification et l'exécution par huissier, avancées par le bailleur et reprises dans la condamnation aux dépens.

Les loyers impayés peuvent-ils être prélevés sur la garantie locative ?

Pas pendant le bail. La garantie est bloquée au nom du locataire et ne se libère qu'après la fin du bail, par accord écrit des deux parties ou par jugement. Le juge peut, dans sa décision, affecter la garantie au paiement des sommes dues ; d'ici là, l'arriéré se réclame au locataire et, le cas échéant, au CPAS qui l'aide.

Comment le CPAS intervient-il dans un dossier géré par une agence ?

De deux façons : à la demande du locataire, qui peut obtenir une aide au loyer, une avance ou une médiation de dettes, le CPAS pouvant payer directement sur le compte de tiers la part qu'il prend en charge ; et d'office, parce que le greffe lui communique copie de toute demande d'expulsion d'un locataire en résidence principale (art. 1344ter du Code judiciaire), sauf opposition du locataire dans les deux jours. Le gestionnaire formalise l'arriéré tôt : le CPAS intervient plus vite sur un dossier écrit.

Que se passe-t-il à Bruxelles si le jugement tombe en hiver ?

Aucune expulsion n'est exécutée du 1er novembre au 15 mars, sauf exception décidée par le juge. Le bail est résilié, la dette et l'indemnité d'occupation courent, et l'expulsion est exécutée après le 15 mars. Le bailleur peut demander une indemnisation au Fonds de solidarité, avec un paiement unique des arriérés dans les quatre mois de la demande ; le gestionnaire prépare la demande, le mandant la signe.

Comment les frais de procédure apparaissent-ils dans le décompte de gestion ?

Ligne par ligne, avec la pièce : droit de mise au rôle, certificat de domicile, huissier, honoraires de contentieux du mandat, et en face les sommes recouvrées (locataire, CPAS, Fonds de solidarité, dépens). Le mandant voit ce qu'il a avancé, ce qui lui revient et ce qui reste dû, dossier par dossier.

Faut-il attendre trois mois d'arriéré avant d'agir ?

Non. Le rappel part quelques jours après l'échéance, la mise en demeure une dizaine de jours plus tard, et le mandant est informé dès que le retard dépasse ce que le mandat fixe. Plus l'arriéré est lourd, moins le plan est réaliste ; le juge apprécie aussi les tentatives amiables du bailleur.