Mandat de gestion locative en Belgique : contenu, pouvoirs, honoraires, durée et fin

Le mandat de gestion locative est, en Belgique, la convention écrite par laquelle un bailleur confie à un agent immobilier régisseur la gestion de ses biens loués, en lui donnant le pouvoir d'agir en son nom ; le code de déontologie de l'IPI impose d'en proposer un projet avant toute mission, sur un support durable, clair sur les obligations des parties et « en particulier en ce qui concerne la manière dont les honoraires sont déterminés » (art. 18), honoraires qui sont toujours à la charge du bailleur dans les trois régions et soumis à la TVA au taux normal de 21 %. Le mandat de gestion locative est l'acte fondateur de la relation : il dit ce que le gestionnaire peut faire, ce qu'il facture, où va l'argent et comment il rend compte. Un mandat vague coûte cher au premier litige.

Le droit belge n'a pas de loi propre au mandat de gestion immobilière. Il se construit avec trois sources : le droit commun du mandat (un acte par lequel une personne donne à une autre « le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom », code de déontologie, art. 2, 14°), le code de déontologie approuvé par l'arrêté royal du 20 juillet 2026, en vigueur depuis le 1er octobre 2026, qui en fixe les règles professionnelles, et le Code de droit économique, qui s'applique quand le mandant est un consommateur (code, art. 87). S'y ajoutent les règles régionales du bail que le mandat met en œuvre. Il s'inscrit dans le cadre posé par le guide sur la gestion locative pour compte de tiers.

Ce qu'il faut retenir

• Écrit avant la mission : projet de convention sur un support durable, adapté à la mission, clair sur les obligations et sur la manière dont les honoraires sont déterminés (code, art. 18) ; le mandat y est stipulé « de manière claire et apparente » (art. 20) ; aucun acte sans mission ou autorisation (art. 19).
• Pouvoirs écrits : le gestionnaire n'engage le mandant que dans les termes de son mandat ; signer un bail, donner renon, transiger, agir devant le juge de paix sont des pouvoirs distincts, à prévoir un par un.
• Honoraires à charge du bailleur : à Bruxelles (Code du Logement, art. 228), en Wallonie (décret du 15 mars 2018, art. 25/1) et en Flandre (Woninghuurdecreet, art. 11), les frais de l'agent ne peuvent pas être reportés sur le locataire, sauf si c'est lui qui a mandaté l'agent. TVA de 21 %.
• Perçus du seul commettant (code, art. 34), prélevés sur les loyers seulement avec l'accord du mandant (art. 36), communiqués avant toute relation contractuelle et jamais au-delà de ce qui est légalement ou conventionnellement admis (art. 35).
• Compte de tiers sauf compte personnel du mandant (art. 89) ; décompte clair, détaillé, au moins une fois l'an (art. 70) ; provision suffisante avant tout travail (art. 75).
• Durée et fin : aucune durée légale ; la convention la fixe ; le gestionnaire exécute sa mission jusqu'au terme même après l'annonce de la fin (art. 26) et restitue sans retard les documents (art. 27).

Qu'est-ce qu'un mandat de gestion locative, et en quoi diffère-t-il d'une mission de location ?

Deux missions se confondent souvent dans les agences : la mise en location, mission d'intermédiaire (trouver un locataire, organiser les visites, rédiger le bail et l'état des lieux), et la gestion, mission de régisseur (encaisser, relancer, indexer, décompter, entretenir, représenter le bailleur pendant toute la vie du bail). La loi du 11 février 2013 les distingue (art. 2) et le code de déontologie leur consacre des titres séparés : le titre III pour l'intermédiaire, le titre IV pour l'administrateur de biens, et un titre V commun à l'intermédiaire et au régisseur pour les mouvements financiers. Le mandat de gestion peut inclure la mise en location ; il le dit alors expressément, avec des honoraires distincts.

Définition citable

Le mandat de gestion locative est la convention écrite par laquelle le propriétaire (le mandant, ou commettant au sens du code) charge un agent immobilier régisseur agréé IPI d'administrer un ou plusieurs biens loués en son nom et pour son compte, moyennant des honoraires, sur un périmètre de pouvoirs défini, avec obligation de rendre compte. Il n'a pas besoin d'être exclusif, mais il faut que le gestionnaire sache si un autre professionnel intervient : le code impose à l'agent de vérifier si une mission a déjà été confiée à un confrère et de prévenir le commettant du risque de cumul d'honoraires (art. 50-51).

Le mandant n'est pas toujours le propriétaire en pleine propriété : un usufruitier, une indivision, une société, un gérant de société. Le code impose à l'agent de s'assurer « de l'identité, de la qualité et des coordonnées précises de son commettant » et de l'adéquation de ses pouvoirs avec l'objet de la mission (art. 24). En indivision, tous les indivisaires signent, ou l'un d'eux produit les pouvoirs des autres ; pour une société, l'organe compétent selon les statuts, et l'identification du bénéficiaire effectif qu'impose la loi du 18 septembre 2017 sur le blanchiment.

Que doit contenir le mandat ?

Le code ne dresse pas de liste de clauses ; il impose un écrit « clair et non ambigu » sur les obligations des parties. Le tableau ci-dessous reprend ce qu'un mandat belge de gestion doit prévoir pour respecter le code et couvrir les situations courantes d'un portefeuille.

Rubrique	Contenu	Fondement
Parties	Mandant (identité, qualité, pouvoirs, numéro BCE pour une société) ; gestionnaire (dénomination, forme, numéro d'entreprise, numéro IPI, assureur et numéro de police, compte de tiers)	Code, art. 24 et 7
Biens	Liste des lots avec commune (donc région et droit du bail), type de bail, loyer et charges au jour du mandat, garantie, état d'enregistrement	Code, art. 23
Mission	Gestion seule ou gestion et mise en location ; ce qui est compris (encaissement, relance, indexation, décompte de charges, suivi technique, sinistres) et ce qui ne l'est pas	Code, art. 18
Pouvoirs	Signer les baux et avenants, choisir le locataire dans les critères du mandant, donner et recevoir renon, commander des travaux jusqu'à un plafond, transiger, représenter devant le juge de paix, représenter à l'assemblée générale (une procuration par assemblée, art. 88)	Code, art. 19, 20, 62, 88
Honoraires	Mode de calcul (pourcentage des loyers encaissés ou appelés, forfait par lot, honoraires de mise en location, honoraires sur travaux), TVA de 21 % en sus, moment du paiement, accord pour le prélèvement sur les loyers	Code, art. 18, 34, 35, 36
Flux financiers	Compte de tiers du gestionnaire ou compte personnel du mandant ; paiements aux tiers autorisés avant reversement ; provision pour travaux ; date de reversement	Code, art. 89, 37, 75
Décompte	Périodicité (mensuelle, trimestrielle, au moins annuelle), contenu, accès aux pièces, décompte annuel pour la déclaration du mandant	Code, art. 70-71
Information	Événements à signaler sans délai (impayé, sinistre, renon, procédure), conseils sur les obligations légales et les assurances	Code, art. 23, 72, 73
Durée et fin	Durée, reconduction, préavis de chaque partie, sort des dossiers en cours, décompte final, restitution des documents	Code, art. 26-27
Données	Traitement des données des locataires et candidats (RGPD), durée de conservation, sous-traitants	RGPD ; code, art. 1er (le cadre légal fait partie de la déontologie)

Si le mandant est un consommateur, le Code de droit économique s'applique au contrat (code, art. 87) : lisibilité, information précontractuelle, règles sur les clauses abusives et sur la reconduction tacite. Un mandat conclu hors établissement ou à distance obéit en outre aux règles de ces contrats.

Quels pouvoirs donner au gestionnaire ?

« L'agent immobilier ne peut poser aucun acte relatif à la commercialisation ou à l'administration d'un bien sans qu'une mission lui ait été confiée ou qu'une autorisation lui ait été donnée » (code, art. 19), et il n'engage son commettant « que conformément aux termes de son mandat » (art. 62). La conséquence pratique : chaque pouvoir utile pendant la vie d'un bail doit être écrit, faute de quoi le gestionnaire revient vers le mandant à chaque acte, ou agit sans pouvoir.

• Choisir le locataire et signer le bail. Le mandat fixe les critères du mandant (loyer, type de bail, durée) et rappelle les limites régionales de ce qui peut être demandé à un candidat. Le gestionnaire signe « pour le bailleur, par mandat », en indiquant sa qualité.
• Enregistrer. L'enregistrement incombe au bailleur dans les trois régions ; le mandat précise que le gestionnaire s'en charge en son nom, sur MyRent et, à Bruxelles, sur IRISrent, dans les deux mois, avec l'état des lieux d'entrée.
• Indexer et décompter. Pouvoir de notifier l'indexation annuelle et le décompte de charges ; sans mandat, la lettre d'indexation signée par l'agence pourrait être contestée.
• Relancer, mettre en demeure, agir. La mise en demeure peut être signée par le mandataire ; la conciliation et la requête devant le juge de paix supposent un pouvoir exprès ou une procuration.
• Donner renon. Le renon du bailleur pour occupation personnelle ou travaux engage lourdement le mandant (indemnité de dix-huit mois de loyer si le motif n'est pas réalisé) : pouvoir à réserver à une instruction écrite au cas par cas.
• Commander des travaux. Plafond par intervention sans accord préalable, obligation d'une provision suffisante (art. 75), fournisseurs disposant des agréations requises (art. 74), interdiction de commander à une entreprise liée sans accord du mandant informé (art. 76).
• Libérer la garantie. Pouvoir de signer l'accord écrit de libération de la garantie locative et le décompte de sortie, ou de saisir le juge.

Comment fixer les honoraires, et qui les paie ?

Trois règles encadrent les honoraires. La première est régionale et sans exception utile pour le gestionnaire : ils sont à charge du bailleur. À Bruxelles, « le bailleur ne peut mettre à charge du preneur les frais d'intervention d'un tiers relatif à la location de l'immeuble (tel qu'un agent immobilier), sauf si c'est le preneur qui fait appel à ce tiers ; la clause qui prévoirait le contraire est sans effet » (Code bruxellois du Logement, art. 228). En Wallonie, le décret du 15 mars 2018 (art. 25/1) interdit de faire supporter au preneur les frais d'un tiers, l'évaluation du loyer, la publicité, les frais administratifs ou de gestion, à la seule exception de l'agent mandaté par le preneur sortant pour relouer. En Flandre, le Woninghuurdecreet (art. 11, al. 2) frappe de nullité toute clause qui met les frais de l'intermédiaire à charge du locataire, sauf s'il en est le mandant. Les « frais de dossier » demandés au candidat tombent sous le même coup.

La deuxième règle est déontologique : l'agent ne perçoit d'honoraires, de commissions ou d'avantages que de son commettant, sauf convention entre toutes les parties (art. 34) ; il communique ses honoraires avant toute relation contractuelle et ne réclame rien qui ne soit légalement ou conventionnellement admis, ni trompeur (art. 35) ; les honoraires doivent « assurer la rentabilité, l'honorabilité et l'exercice indépendant de la profession » (art. 33). Une commission reçue d'un entrepreneur ou d'un assureur sans l'accord du mandant est une faute. La troisième règle est fiscale : les honoraires de gestion et de mise en location sont des prestations de services soumises à la TVA au taux normal de 21 % (arrêté royal n° 20, art. 1er). Un mandant particulier ne la récupère pas ; un mandant assujetti la traite selon son régime, à vérifier avec son comptable.

Mode d'honoraires	Assiette	Points de vigilance
Pourcentage des loyers encaissés	Loyers et, selon la convention, charges effectivement perçus	Le mode le plus répandu ; préciser si les charges entrent dans l'assiette, et le sort des arriérés récupérés
Pourcentage des loyers appelés	Loyers dus, payés ou non	Rémunère le gestionnaire même sur un impayé : à justifier par le travail de recouvrement, à écrire noir sur blanc
Forfait par lot	Montant fixe par lot et par période	Indexation du forfait à prévoir ; lisible pour un mandant institutionnel
Honoraires de mise en location	Par relocation, souvent exprimés en mois de loyer	Toujours au bailleur ; distincts des honoraires de gestion
Honoraires sur travaux	Pourcentage du montant des travaux suivis	Plafond d'intervention et provision (art. 75) ; pas de commission du fournisseur (art. 34)
Honoraires de contentieux	Par acte ou par dossier	Distinguer ce qui est compris dans la gestion (rappel, mise en demeure) de ce qui est facturé en plus (procédure)

Exemple chiffré

Portefeuille de 120 lots au loyer mensuel moyen de 900 €, soit 108 000 € de loyers appelés chaque mois. Hypothèse d'honoraires de gestion à 7 % des loyers encaissés hors TVA (le taux est libre et contractuel ; aucun barème légal n'existe). Si 114 lots paient dans le mois (102 600 € encaissés), les honoraires du mois sont de 7 182 € hors TVA, soit 8 690,22 € TVA de 21 % comprise ; les six impayés ne génèrent pas d'honoraires ce mois-ci, mais les arriérés récupérés le mois suivant en génèreront. Sur l'année, à taux d'encaissement constant, l'agence facture 86 184 € hors TVA de gestion (104 282,64 € TVA comprise). Dix relocations à un mois de loyer (9 000 € hors TVA, 10 890 € TVA comprise) s'y ajoutent, à charge des bailleurs concernés, jamais des locataires entrants. Les honoraires sont prélevés sur le compte de tiers au moment du reversement, parce que chaque mandat l'autorise expressément (art. 36) ; le décompte du mandant les fait apparaître ligne par ligne, avec la facture.

Quelle durée, et comment le mandat prend-il fin ?

Aucun texte ne fixe la durée d'un mandat de gestion. La pratique va du mandat à durée indéterminée avec préavis au mandat d'un an reconductible. Trois règles du code structurent la fin : l'agent exécute ses obligations « jusqu'au terme de sa mission », même après avoir appris la décision du commettant d'y mettre fin (art. 26) ; il conserve et restitue sans retard tous les documents que le commettant lui a remis ou dont il a payé l'obtention (art. 27) ; il transfère sans retard, après décompte, les fonds dont il n'est pas le destinataire final (art. 90). Face à un consommateur, les clauses de durée, de reconduction tacite et de résiliation respectent le Code de droit économique.

Le mandat prend aussi fin par la vente du bien (le mandant cesse d'être bailleur ; l'acquéreur reprend ou non), par le décès du mandant personne physique (les héritiers confirment ou résilient) ou par la perte de l'agrément du gestionnaire. Dans tous les cas, le gestionnaire remet un décompte final, les baux, états des lieux, preuves d'enregistrement, références de garantie, historique des indexations et des décomptes de charges, et les coordonnées du compte où la garantie est bloquée.

Comment rédiger et faire vivre un mandat ?

1. Qualifiez le mandant : identité, qualité (propriétaire, usufruitier, indivision, société), pouvoirs, bénéficiaires effectifs, statut de consommateur ou non.
2. Inventoriez les lots avec leur commune et le droit du bail qui en découle, leurs baux en cours, leur garantie et leur état d'enregistrement.
3. Remettez le projet de convention, sur un support durable, avant toute action (art. 18), en attirant l'attention sur les éléments essentiels : pouvoirs, honoraires, compte de tiers, décompte, durée.
4. Faites signer toutes les personnes dont la signature est nécessaire ; stipulez le mandat « de manière claire et apparente » (art. 20).
5. Ouvrez le dossier financier : compte de tiers ou compte personnel du mandant, communication structurée par bail, provision pour travaux.
6. Datez les événements du portefeuille (anniversaires d'indexation, décomptes, échéances de renon) et le calendrier des décomptes de gestion.
7. Revoyez le mandat à chaque changement de périmètre : lot ajouté ou vendu, nouveau pouvoir, nouveau barème.

Erreurs fréquentes

• Un mandat signé après le premier encaissement : le projet de convention précède la mission (art. 18) ; agir avant, c'est agir sans mission (art. 19).
• Des pouvoirs implicites : « gestion complète » ne vaut pas pouvoir de donner renon, de transiger ou de représenter en justice.
• Des honoraires de mise en location partagés avec le locataire, ou des « frais de dossier » au candidat : clause sans effet dans les trois régions, faute déontologique.
• Un prélèvement d'honoraires sans accord écrit du mandant (art. 36), ou des honoraires calculés sur une assiette que le mandat ne décrit pas.
• Une TVA oubliée dans le barème annoncé au mandant particulier, qui découvre 21 % de plus sur la première facture.
• Un mandat unique pour une indivision signé par un seul indivisaire sans pouvoirs des autres.
• Pas de clause de fin : ni préavis, ni sort des dossiers en cours, ni délai de transfert des pièces.

Cas pratiques

Une société patrimoniale confie 40 lots à une agence

Le mandant n'est pas un consommateur : le Code de droit économique ne s'applique pas au contrat, qui relève du droit commun. L'agence vérifie les statuts et l'organe qui signe, identifie les bénéficiaires effectifs, prévoit des honoraires hors TVA avec TVA de 21 % en sus (la société la traite selon son régime), un décompte mensuel accompagné des pièces pour sa comptabilité et un décompte annuel. Les loyers peuvent arriver sur le compte de la société (compte personnel du mandant, art. 89 et 90), l'agence gardant un accès en lecture pour le rapprochement.

Un bailleur particulier veut que le locataire paie la moitié des frais de relocation

Impossible dans les trois régions : à Bruxelles la clause est sans effet (art. 228 du Code), en Wallonie l'article 25/1 du décret l'interdit, en Flandre l'article 11 du Woninghuurdecreet la frappe de nullité. Le gestionnaire qui l'accepterait manquerait en outre au code (honoraires du seul commettant, art. 34). La seule situation où le locataire paie un agent est celle où il l'a lui-même mandaté, par exemple un preneur sortant qui charge une agence de trouver son remplaçant.

Le mandant résilie en cours de procédure devant le juge de paix

Le gestionnaire exécute ses obligations jusqu'au terme de sa mission (art. 26) : il informe le mandant de l'état de la procédure, des audiences fixées et des délais, remet le dossier complet à l'avocat ou au nouveau gestionnaire, et établit le décompte final, honoraires de contentieux compris s'ils sont prévus. Il ne peut ni retenir des fonds de mandants au titre d'honoraires contestés, ni conserver des documents (art. 27 et 90).

Questions fréquentes

Le mandat de gestion locative doit-il obligatoirement être écrit ?

Le code de déontologie de l'IPI impose à l'agent de proposer, avant d'accepter toute mission, sur un support durable, un projet de convention qui stipule clairement les obligations des parties et la manière dont les honoraires sont déterminés (art. 18), et de stipuler tout mandat « de manière claire et apparente » (art. 20). Un gestionnaire qui agit sur un simple accord verbal agit sans mission au sens de l'article 19 et ne peut réclamer que des honoraires conventionnellement admis et communiqués avant la relation contractuelle (art. 35).

Qui paie les honoraires de gestion : le propriétaire ou le locataire ?

Le propriétaire, dans les trois régions. Le Code bruxellois du Logement (art. 228), le décret wallon (art. 25/1) et le Woninghuurdecreet (art. 11) interdisent de mettre les frais d'un agent immobilier à charge du locataire, sauf si le locataire a lui-même fait appel à cet agent. La clause contraire est sans effet. Les honoraires de gestion comme de mise en location sont soumis à la TVA au taux normal de 21 %.

Le gestionnaire peut-il retenir ses honoraires sur les loyers ?

Oui, « de l'accord de son commettant », sur les fonds définitivement acquis au commettant (code, art. 36). L'accord figure dans le mandat ; les honoraires prélevés apparaissent ligne par ligne sur le décompte de gestion, avec la facture correspondante et la TVA. Sans cet accord, le gestionnaire facture et le mandant paie ; il ne peut pas se payer sur des fonds litigieux ou destinés à un tiers.

Quels pouvoirs le mandat doit-il prévoir pour agir devant le juge de paix ?

Un pouvoir exprès. Le gestionnaire n'engage son mandant que dans les termes de son mandat (art. 62) : relancer et mettre en demeure entrent dans une gestion ordinaire, mais demander une conciliation, déposer une requête, transiger ou accepter un plan d'apurement sont des actes qui doivent être prévus, ou autorisés au cas par cas. La représentation à l'audience suit les règles du Code judiciaire et peut passer par un avocat.

Combien de temps dure un mandat de gestion en Belgique ?

La durée est libre : aucun texte ne la fixe. Le mandat prévoit sa durée, sa reconduction et le préavis de chaque partie ; face à un mandant consommateur, ces clauses respectent le Code de droit économique. Quelle que soit la fin, le gestionnaire exécute sa mission jusqu'au terme (art. 26), restitue sans retard les documents (art. 27) et transfère les fonds après décompte (art. 90).

Un mandat de gestion peut-il couvrir des biens dans plusieurs régions ?

Oui, un même mandat peut lister des lots à Bruxelles, en Wallonie et en Flandre. Chaque lot est alors identifié par sa commune, ce qui fixe le droit du bail applicable à chaque événement : plafond de garantie, formes du renon, conditions d'indexation, enregistrement sur MyRent et, à Bruxelles, sur IRISrent. Le mandat renvoie au droit de la région du bien, pas à celui du siège de l'agence.

Que se passe-t-il quand le mandant vend un bien géré ?

Le bail suit le bien, la garantie locative aussi, bloquée au nom du locataire. Le mandat prend fin pour ce lot, sauf reprise par l'acquéreur. Le gestionnaire établit un décompte final, transfère les fonds après décompte et remet les pièces : bail, état des lieux, preuve d'enregistrement, historique d'indexation et de charges, référence de la garantie. Un mandat prévoyant ce transfert et son délai évite toute discussion.