Renon et fin de bail en portefeuille : préavis par région, indemnités, état des lieux

Sur un portefeuille géré pour compte de tiers en Belgique, la fin d'un bail de résidence principale obéit à des règles proches dans les trois régions (neuf ans par défaut, renon de six mois du bailleur et de trois mois du locataire, indemnités de trois, deux ou un mois pendant le premier triennat, préavis qui court du premier jour du mois suivant), avec des différences de forme et de motifs qui font ou défont un renon : recommandé, exploit d'huissier ou remise contre signature en Wallonie ; présomptions de réception à Bruxelles depuis le 1er novembre 2024 ; aucune forme imposée en Flandre mais des restrictions plus strictes sur le renon du bailleur dans les trois premières années. En gestion déléguée, le gestionnaire reçoit les renons des locataires, calcule les dates, rédige ceux du bailleur, mais c'est le mandant qui décide de donner renon et qui le signe ou mandate expressément l'agence.

Ce guide donne le tableau des préavis et indemnités par région, la forme et la date de prise d'effet du renon, le partage des rôles entre mandant et gestionnaire, la procédure de traitement d'un renon reçu, la sortie (état des lieux, dernier décompte, libération de la garantie), et un exemple sur 120 lots. Il ne traite que du renon, c'est-à-dire la fin ordinaire du bail ; la résolution pour faute passe par le juge de paix et fait l'objet du guide sur les impayés. Les règles ont été relues dans la brochure de Bruxelles Logement (janvier 2025), le décret wallon du 15 mars 2018 (Wallex), le Woninghuurdecreet (vlaanderen.be) et les pages be.brussels sur le renon, l'état des lieux et la garantie.

Ce qu'il faut retenir

• Neuf ans par défaut : fin au terme par renon de six mois de l'une ou l'autre partie, sans indemnité ; sinon prorogation de trois ans aux mêmes conditions (Bruxelles art. 237 CBL, Wallonie art. 55, Flandre art. 16).
• Le locataire part à tout moment avec trois mois de préavis ; indemnité de trois, deux ou un mois de loyer s'il part pendant la première, la deuxième ou la troisième année ; contre-préavis d'un mois, sans indemnité, après un renon du bailleur.
• Le bailleur ne donne renon que pour occupation personnelle (six mois, à tout moment, identité et lien de parenté dans le renon), travaux à l'échéance d'un triennat (six mois, pièces), ou sans motif à la fin du premier ou du deuxième triennat (six mois, indemnité de neuf ou six mois de loyer) ; occupation ou travaux non réalisés : dix-huit mois de loyer.
• La forme compte : en Wallonie, recommandé, exploit d'huissier ou remise en main propre contre double signé et daté (art. 30) ; à Bruxelles, présomptions de prise de connaissance (recommandé le jour de la présentation, lettre simple le surlendemain du dépôt) ; en Flandre, aucune forme imposée, l'écrit recommandé est conseillé.
• Le préavis court du premier jour du mois qui suit la notification, dans les trois régions ; un renon de fin de bail reçu un jour trop tard proroge le bail.
• Bail non enregistré après deux mois : le locataire part sans préavis ni indemnité (Bruxelles immédiatement, Wallonie après une mise en demeure restée un mois sans effet, Flandre au premier jour du mois suivant).
• Sortie : état des lieux de sortie après la libération des lieux et avant la remise des clés, au plus tard dans le mois ; garantie libérée sur accord écrit postérieur à la fin du bail ou jugement ; à Bruxelles, dans les deux mois de la remise des clés, 10 % de la garantie par mois de retard.

Quels préavis et quelles indemnités dans chaque région ?

Le tableau ci-dessous porte sur le bail de résidence principale de neuf ans, la situation la plus fréquente d'un portefeuille. Le bail de courte durée et le bail étudiant suivent plus bas.

Renon	Bruxelles (Code bruxellois du Logement, art. 237)	Wallonie (décret, art. 55)	Flandre (Woninghuurdecreet, art. 16 à 20)
Fin du bail au terme (9 ans)	Six mois avant l'échéance, l'une ou l'autre partie, sans indemnité ; sinon prorogation de trois ans	Idem	Idem
Locataire, à tout moment	Trois mois ; indemnité 3 / 2 / 1 mois de loyer pendant la 1re, 2e, 3e année ; contre-préavis d'un mois sans indemnité	Trois mois ; 3 / 2 / 1 ; indemnité sur le dernier loyer hors charges ; contre-préavis d'un mois	Trois mois ; 3 / 2 / 1 ; contre-préavis d'un mois
Bailleur, occupation personnelle	À tout moment, six mois ; bailleur, conjoint, descendants, ascendants, collatéraux jusqu'au 3e degré (pas avant la fin des trois premières années pour le 3e degré) ; motif, identité et lien dans le renon ; occupation dans l'année, pendant deux ans ; sinon 18 mois de loyer	Six mois ; lui, conjoint ou cohabitant légal, descendants, ascendants, collatéraux jusqu'au 3e degré (après les trois premières années) ; occupation dans l'année, deux ans ; 18 mois sinon	Six mois ; identité et lien dans le renon ; famille au plus tôt à la fin de la 3e année ; occupation dans l'année, deux ans ; 18 mois sinon
Bailleur, travaux	À l'échéance du 1er ou du 2e triennat, six mois ; coût supérieur à trois ans de loyer (deux ans du loyer global pour plusieurs logements) ; pièces au plus tard dans les deux mois ; début dans les six mois, fin dans les vingt-quatre ; 18 mois sinon	Fin d'un triennat, six mois, mêmes seuils et délais ; 18 mois sinon	Rénovation, baux depuis 2019 au plus tôt à la fin de la 3e année ; 18 mois sinon
Bailleur, sans motif	Fin du 1er ou du 2e triennat, six mois ; indemnité de 9 ou 6 mois de loyer	Fin de la 3e ou de la 6e année, six mois ; 9 ou 6 mois	Fin du 1er ou du 2e triennat, six mois ; indemnité
Forme	Écrit ; présomptions de prise de connaissance depuis le 1er novembre 2024 (art. 231)	Recommandé, exploit d'huissier ou remise en main propre contre double signé et daté (art. 30)	Aucune forme imposée ; écrit recommandé conseillé

Courte durée et bail étudiant

Le bail de courte durée (trois ans au plus, écrit, prorogeable une fois à Bruxelles et en Flandre, deux fois en Wallonie, sans dépasser trois ans) prend fin par renon donné au moins trois mois avant le terme ; sans renon, il est réputé conclu pour neuf ans depuis l'origine, au même loyer. Le locataire peut partir à tout moment avec trois mois de préavis et une indemnité d'un mois à Bruxelles et en Wallonie, d'un mois et demi, un mois ou un demi-mois selon l'année en Flandre ; le bailleur ne peut résilier qu'après la première année, pour occupation personnelle, avec trois mois et un mois d'indemnité à Bruxelles et en Wallonie, et jamais en Flandre. À Bruxelles, un bail de moins de six mois ne se résilie pas avant son terme. Le bail étudiant prend fin à son terme ; l'étudiant bruxellois donne deux mois à tout moment sans indemnité, l'étudiant wallon deux mois avec trois mois d'indemnité sauf cas prévus et jamais après le 15 mars ; en Flandre, résiliation seulement dans les cas du décret. Ces régimes sont détaillés dans Un portefeuille sous trois droits du bail.

Qui donne le renon du bailleur : le mandant ou le gestionnaire ?

Le renon du bailleur est un acte grave : motivé dans deux cas sur trois, il engage le mandant pour dix-huit mois de loyer si le motif n'est pas réalisé. Le mandant décide et signe ; le gestionnaire rédige, vérifie les conditions et notifie dans la forme de la région, en vertu d'un mandat exprès pour cet acte s'il signe lui-même. Avant toute rédaction, trois vérifications : le bail est enregistré (un bail non enregistré ne change rien au renon du bailleur, mais il libère le locataire de tout préavis) ; la date demandée est possible (occupation personnelle à tout moment, travaux et sans motif à la fin d'un triennat seulement, famille au 3e degré pas avant trois ans) ; le motif est prouvable (identité et lien de parenté de l'occupant, permis ou devis des travaux à produire dans les deux mois à Bruxelles). Le gestionnaire conserve la preuve de l'envoi et de la réception, et note la date de prise d'effet : le préavis court du premier jour du mois qui suit la notification, de sorte qu'un renon de six mois notifié le 20 mars prend effet le 1er avril et le bail finit le 30 septembre.

Brik Pro rédige le renon dans le droit de la région du bien (motif, mentions, préavis, première date de fin possible, indemnité en euros) ; le gestionnaire ou le mandant l'envoie, par recommandé en Wallonie. Le suivi du motif continue après la sortie : occupation dans l'année et pendant deux ans, travaux commencés dans les six mois et finis dans les vingt-quatre, échéances inscrites au dossier du mandant.

Comment traiter un renon reçu d'un locataire ?

Sur 120 lots, les renons des locataires arrivent toute l'année, par recommandé, par e-mail, parfois oralement. La procédure :

1. Dater la réception : date de présentation du recommandé, du courriel ou de la remise ; à Bruxelles, les présomptions de l'art. 231 s'appliquent (recommandé le jour de la présentation, lettre simple le surlendemain du dépôt).
2. Vérifier la validité : écrit, signé par tous les locataires (époux et cohabitants légaux sont locataires de plein droit en Flandre ; en colocation, le régime du pacte), bail identifié ; un renon oral ou un SMS est confirmé par écrit avant toute suite.
3. Calculer les dates : préavis de trois mois à compter du premier jour du mois suivant ; fin du bail ; année du bail en cours pour l'indemnité (3, 2, 1 mois, ou aucune après la troisième année) ; pour un contre-préavis, un mois, sans indemnité, si le bailleur a donné renon.
4. Accuser réception au locataire, en confirmant la date de fin, l'indemnité éventuelle (calculée sur le dernier loyer hors charges en Wallonie), l'état des lieux de sortie, la remise des clés, le dernier décompte de charges et la libération de la garantie.
5. Informer le mandant le jour même : date de fin, indemnité, loyer de relocation proposé, calendrier des visites ; en Wallonie, rappeler que la mise en location ne peut faire supporter aucun frais au preneur sortant ni au suivant.
6. Vérifier l'enregistrement du bail : si le bail de neuf ans n'est pas enregistré après deux mois, le locataire peut partir sans préavis ni indemnité (à Bruxelles immédiatement, en Wallonie après mise en demeure d'un mois, en Flandre au premier jour du mois suivant) ; inutile d'exiger un préavis qu'il ne doit pas.
7. Ouvrir la relocation dans le respect de la région : à Bruxelles, le loyer d'un bail de courte durée successif est plafonné (art. 241) et le nouveau bail mentionne le type du bail précédent et le dernier loyer.

Comment organiser la sortie : état des lieux, dernier décompte, garantie ?

L'état des lieux de sortie se dresse après la libération des lieux et avant la remise des clés, « au plus tard dans le mois qui suit la libération des lieux » (be.brussels) ; par un expert dont les honoraires sont partagés, ou conjointement ; il compare l'état de sortie à l'état d'entrée, identifie les dégradations imputables au locataire (hors vétusté et force majeure) et chiffre la compensation. Sans état des lieux d'entrée, le locataire est présumé avoir reçu le bien dans l'état où il le rend (Wallonie, art. 28) : le gestionnaire qui reprend un portefeuille vérifie d'abord quels baux ont un état des lieux d'entrée.

Le dernier décompte réunit l'indemnité de résiliation anticipée s'il y en a une, les loyers et provisions jusqu'à la fin du bail, les dégâts locatifs chiffrés, la part des charges jusqu'au départ (souvent sur provision, le décompte du syndic arrivant plus tard) et, en sens inverse, le trop-perçu éventuel. La garantie locative se libère sur accord écrit des deux parties établi après la fin du bail, ou sur jugement du juge de paix ; elle n'appartient ni au bailleur ni au gestionnaire. À Bruxelles, la restitution intervient dans les deux mois de la remise des clés si le locataire a rempli ses obligations, et le retard coûte au bailleur 10 % de la garantie par mois (art. 248 CBL) ; en Flandre, vlaanderen.be rappelle que le bailleur qui veut retenir la garantie doit agir dans l'année qui suit la fin du bail. Les intérêts capitalisés suivent le locataire. Le gestionnaire prépare l'accord de libération, le fait signer par le locataire et le mandant, et le transmet à la banque ; il ne demande jamais à la banque une libération unilatérale. Voir Garantie locative gérée pour un mandant et Décompte de charges d'un portefeuille.

Exemple chiffré

Portefeuille de 120 lots, loyer moyen de 900 €, dix-huit fins de bail dans l'année (montants et volumes fictifs) : quatorze renons de locataires, deux fins de bail au terme, deux renons du bailleur. Le renon de Mme D., à Namur, est reçu par recommandé le 12 mars : préavis du 1er avril au 30 juin, deuxième année du bail, indemnité de deux mois de loyer hors charges, 1 800 €, confirmée par accusé de réception avec la date de l'état des lieux de sortie (le 29 juin, expert à frais partagés) et le rappel de la garantie de 1 800 € sur compte individualisé. Le mandant est informé le jour même et valide le loyer de relocation ; la relocation ne lui coûte aucun frais à charge de la locataire sortante. Le 29 juin, l'état des lieux chiffre 240 € de dégâts ; le dernier décompte réunit l'indemnité de 1 800 €, les 240 €, deux mois de provisions sur décompte à venir, et aboutit à un accord écrit de libération de la garantie signé le 6 juillet : 1 560 € à la locataire, 240 € au mandant, intérêts à la locataire. Le renon du bailleur de M. V., à Schaerbeek, pour occupation personnelle par sa fille, est signé par le mandant le 18 mars et notifié le 20 ; le préavis de six mois court du 1er avril, le bail finit le 30 septembre, et le dossier porte deux échéances : occupation effective avant le 30 septembre de l'année suivante, puis deux ans d'occupation continue, faute de quoi 16 200 € (dix-huit mois) seraient dus à l'ancien locataire. Un bail de neuf ans jamais enregistré à Liège se solde par un départ sans préavis après mise en demeure restée un mois sans effet : trois mois de loyer perdus pour le mandant.

Cas pratiques : trois renons, trois régions

Le contre-préavis à Bruxelles. Renon du mandant de six mois pour occupation personnelle, effet au 1er mai. Le 10 juin, la locataire notifie un contre-préavis d'un mois : fin le 31 juillet, sans indemnité. Le gestionnaire avance l'état des lieux et rappelle au mandant que l'occupation doit intervenir dans l'année du préavis initial.

Le renon wallon envoyé par simple e-mail. Un locataire de Mons annonce son départ par courriel le 25 août. L'art. 30 du décret impose le recommandé, l'exploit d'huissier ou la remise contre double signé : le gestionnaire répond le jour même en demandant la confirmation dans l'une de ces formes ; le recommandé arrive le 3 septembre, le préavis court du 1er octobre, fin le 31 décembre, et non le 30 novembre comme le locataire l'espérait.

Le renon pour travaux en Flandre, bail de 2019. Le mandant veut rénover lourdement un appartement loué depuis le 1er février 2020. La rénovation ne permet le renon qu'à la fin de la troisième année au plus tôt, avec six mois de préavis et des travaux qui justifient le motif ; le gestionnaire fixe la première date possible, assemble devis et permis, et rappelle au mandant l'indemnité de dix-huit mois si les travaux ne sont pas réalisés.

Erreurs fréquentes en fin de bail

• Compter le préavis depuis la date de la lettre : il court du premier jour du mois suivant la notification.
• Accepter un renon oral ou un SMS et libérer le lot sur cette base : exiger l'écrit, dans la forme wallonne s'il y a lieu.
• Donner un renon sans motif en cours de triennat, ou pour occupation par un cousin avant trois ans : renon nul, bail qui continue.
• Oublier le suivi du motif : l'occupation ou les travaux non réalisés coûtent dix-huit mois de loyer au mandant.
• Exiger un préavis d'un locataire dont le bail n'est pas enregistré depuis plus de deux mois.
• Dresser l'état des lieux de sortie après la remise des clés, ou sans état des lieux d'entrée opposable.
• Retenir la garantie sans accord écrit du locataire ni jugement, ou dépasser les deux mois à Bruxelles.
• Facturer la relocation au locataire sortant ou entrant : interdit dans les trois régions.

Pages officielles : modèles de renon de la Région bruxelloise, état des lieux (be.brussels), garantie locative (be.brussels), fin et durée du bail (vlaanderen.be), décret wallon du 15 mars 2018 (Wallex). L'enregistrement, qui conditionne le préavis du locataire, est traité dans Enregistrer les baux d'un portefeuille.

Questions fréquentes

À partir de quand court le préavis d'un renon en Belgique ?

Du premier jour du mois qui suit celui de la notification, dans les trois régions. Un renon de trois mois reçu le 12 mars prend effet le 1er avril et le bail finit le 30 juin ; un renon de six mois notifié le 20 mars finit le 30 septembre. À Bruxelles, la date de notification se détermine par les présomptions de l'art. 231 (recommandé : jour de la présentation ; lettre simple : surlendemain du dépôt).

Le gestionnaire peut-il donner le renon à la place du mandant ?

Seulement avec un mandat exprès pour cet acte, et après décision écrite du mandant : le renon du bailleur l'engage (motif à réaliser, dix-huit mois de loyer sinon). Dans la pratique, le gestionnaire rédige, vérifie les conditions (triennat, lien de parenté, pièces des travaux), notifie dans la forme de la région et conserve les preuves ; le mandant signe.

Quelle indemnité un locataire doit-il s'il part avant la fin du bail ?

Pour un bail de neuf ans, trois, deux ou un mois de loyer s'il part pendant la première, la deuxième ou la troisième année ; rien ensuite. En Wallonie, l'indemnité se calcule sur le dernier loyer hors charges. Pour un bail de courte durée, un mois à Bruxelles et en Wallonie, un mois et demi, un mois ou un demi-mois selon l'année en Flandre. Aucune indemnité pour un contre-préavis d'un mois après un renon du bailleur.

Quelle forme doit prendre le renon ?

En Wallonie, envoi recommandé, exploit d'huissier ou remise en main propre contre un double signé et daté (décret, art. 30). À Bruxelles, un écrit, avec des présomptions de prise de connaissance depuis le 1er novembre 2024 ; la Région publie des modèles indicatifs. En Flandre, aucune forme imposée, le recommandé étant conseillé pour la preuve. Dans tous les cas, le gestionnaire garde la preuve de l'envoi et de la réception.

Le locataire d'un bail non enregistré doit-il un préavis ?

Non, une fois passé le délai de deux mois pour enregistrer et tant que le bail ne l'est pas : à Bruxelles, il est dispensé des délais et indemnités de résiliation ; en Wallonie, après une mise en demeure d'enregistrer restée un mois sans effet ; en Flandre, il prévient et le bail finit le premier jour du mois suivant. L'enregistrement est gratuit et incombe au bailleur, donc au gestionnaire mandaté.

Dans quel délai la garantie locative doit-elle être libérée ?

Elle se libère sur accord écrit des deux parties établi après la fin du bail, ou sur jugement. À Bruxelles, la restitution intervient dans les deux mois de la remise des clés si le locataire a rempli ses obligations, et chaque mois de retard coûte au bailleur 10 % de la garantie (art. 248 du Code bruxellois du Logement). En Flandre, le bailleur qui veut retenir la garantie saisit le juge dans l'année qui suit la fin du bail, selon vlaanderen.be.

Que faire si l'état des lieux de sortie n'a pas pu être dressé ?

Le demander par écrit avant la remise des clés ; à défaut d'accord, le juge de paix peut désigner un expert. Sans état des lieux d'entrée opposable, le locataire est présumé avoir reçu le bien dans l'état où il le rend (règle wallonne, art. 28) et les dégâts ne se prouvent plus : la sortie se joue à l'entrée.

Que peut faire le locataire qui veut rester après un renon du bailleur ?

Demander une prorogation pour circonstances exceptionnelles, par recommandé, au plus tard un mois avant l'expiration du bail (à Bruxelles, art. 251 CBL ; en Wallonie, art. 56 du décret) ; à défaut d'accord, le juge de paix décide en tenant compte de l'intérêt des deux parties. Le gestionnaire transmet la demande au mandant, qui répond ; une prorogation accordée est écrite et datée.