Qui peut gérer des logements pour autrui en Belgique, sous quel contrat, dans quel droit du bail et avec quelles obligations : agrément IPI, mandat écrit, compte de tiers, décompte au mandant, règles de Bruxelles, de Wallonie et de Flandre.

En Belgique, gérer des logements pour le compte d'autrui contre rémunération est une activité réglementée : elle est réservée aux agents immobiliers agréés par l'Institut professionnel des agents immobiliers (IPI), s'exerce sous une convention écrite avec chaque mandant, impose un compte de tiers pour l'argent des bailleurs et s'applique dans le droit du bail de la région où se trouve chaque bien. La gestion locative pour compte de tiers est l'activité de l'agent immobilier régisseur au sens de la loi du 11 février 2013 : « la gestion de biens immobiliers ou de droits immobiliers pour le compte de tiers, autre que celle de syndic ».

Trois niveaux : le fédéral fixe qui peut exercer et comment : loi du 11 février 2013, arrêté royal du 30 août 2013 sur l'accès à la profession, code de déontologie approuvé par l'arrêté royal du 20 juillet 2026 (Moniteur belge du 21 septembre 2026), en vigueur depuis le 1er octobre 2026 à la place du code de 2018. Le régional fixe les règles du bail que le gestionnaire applique au nom de ses mandants : Code bruxellois du Logement, décret wallon du 15 mars 2018, Woninghuurdecreet flamand du 9 novembre 2018. Le contractuel est le mandat de gestion.

Ce qu'il faut retenir

Activité réservée : gérer les biens d'autrui pour compte de tiers est l'activité de « régisseur » de la loi du 11 février 2013 ; le régisseur indépendant doit être inscrit au tableau de l'IPI, dans l'une au moins des deux colonnes (intermédiaire ou syndic), art. 5 § 1. Hors champ : son propre patrimoine, le patrimoine familial, un bien en indivision (art. 5 § 3).
Convention écrite avant toute mission : projet de convention, sur un support durable, qui stipule clairement les obligations des parties, « en particulier en ce qui concerne la manière dont les honoraires sont déterminés » (code de déontologie, art. 18) ; un mandat y est stipulé « de manière claire et apparente » (art. 20).
Honoraires à charge du bailleur : les frais d'intervention d'un agent immobilier ne peuvent pas être mis à charge du locataire, à Bruxelles (Code du Logement, art. 228), en Wallonie (décret, art. 25/1) et en Flandre (Woninghuurdecreet, art. 11), sauf quand c'est le locataire qui a mandaté l'agent ; TVA au taux normal de 21 %.
Argent des mandants sur un compte de tiers : obligation légale depuis le 1er août 2018 (loi, art. 21/2) et déontologique (code, art. 89) ; jamais en débit, jamais en sûreté ; au-delà de quatre mois, compte rubriqué ; décompte clair au mandant, au moins une fois l'an (code, art. 70).
Quatre droits du bail, lus à la commune du bien et à la date de chaque événement : garantie locative de deux mois à Bruxelles (baux depuis le 1er novembre 2024) et en Wallonie, trois en Flandre ; enregistrement dans les deux mois sur MyRent, et aussi sur IRISrent à Bruxelles.
Sanctions : disciplinaires (avertissement, blâme, suspension jusqu'à deux ans, radiation, loi art. 14) et pénales pour l'exercice sans agrément (huit jours à trois mois et/ou 500 à 5 000 euros, art. 22). Formation permanente : dix heures par colonne et par année calendrier (code, art. 9).

Qui peut gérer des biens pour autrui en Belgique ?

La loi du 11 février 2013, en vigueur depuis le 1er septembre 2013, distingue trois activités à son article 2 : l'intermédiaire (assistance déterminante à la vente, à l'achat, à l'échange, à la location ou à la cession), le syndic (parties communes des copropriétés forcées) et le régisseur (gestion de biens ou de droits immobiliers pour compte de tiers, autre que celle de syndic). Le code de déontologie regroupe syndic et régisseur sous le terme d'administrateur de biens (art. 2, 10°).

Le tableau de l'IPI ne comporte que deux colonnes, « agent immobilier intermédiaire » et « agent immobilier syndic » (loi, art. 3). Le régisseur n'a pas de colonne propre : l'article 5 § 1 exige qu'il soit inscrit dans l'une au moins des deux. Une agence qui loue et gère est en colonne intermédiaire ; un administrateur de biens qui tient aussi des copropriétés est dans les deux. L'agrément IPI est personnel et non transmissible ; une personne morale est agréée à son tour si plus de la moitié de son organe de gestion est composée d'agents agréés, si son objet social couvre la profession et si elle est inscrite au tableau (art. 10).

Qui n'a pas besoin d'agrément

La loi ne vise pas la gestion de son propre patrimoine, du patrimoine familial ou d'un bien en indivision (art. 5 § 3). Une société patrimoniale (SRL, SA) qui loue ses propres immeubles n'est donc pas un régisseur, même avec cent lots ; elle le devient le jour où elle gère, contre honoraires, les immeubles d'une autre société ou d'un particulier. Un salarié d'agence n'a pas à remplir les conditions de l'article 5 mais ne peut pas porter le titre (art. 8) ; s'il est en même temps administrateur, gérant ou associé de l'entreprise, l'IPI exige qu'il soit agréé. Exercer sans inscription ou pendant une suspension est une infraction pénale : huit jours à trois mois d'emprisonnement et/ou 500 à 5 000 euros d'amende, tels que la loi les écrit (art. 22) ; l'IPI peut aussi demander au tribunal le gel des comptes de fonds de clients (art. 21/1).

Quel contrat lie le gestionnaire à son mandant ?

Le régisseur agit sous un contrat de gestion, le plus souvent un mandat : « l'acte par lequel une personne donne à une autre le pouvoir de faire quelque chose pour le mandant et en son nom » (code de déontologie, art. 2, 14°). Avant d'accepter la mission, l'agent doit proposer, sur un support durable, un projet de convention adapté à la mission, qui stipule « de manière claire et non ambiguë » les obligations des parties, en particulier la manière dont les honoraires sont déterminés (art. 18). Si la convention comporte un mandat, il doit être stipulé « de manière claire et apparente » (art. 20). Le régisseur conclut un contrat écrit chaque fois que la loi l'impose, et ses contrats respectent le Code de droit économique face à un mandant consommateur (art. 87). Le contenu type d'un mandat de gestion locative est détaillé dans l'article consacré ; voici les clauses qui conditionnent le reste du cadre.

Clause	Pourquoi elle est nécessaire	Texte de référence
Identité, qualité et pouvoirs du mandant	L'agent vérifie que la personne qui signe peut engager le bien (indivision, société, usufruit)	Code de déontologie, art. 24
Étendue des pouvoirs	Signer les baux, donner renon, agir devant le juge de paix : chaque pouvoir est écrit ou n'existe pas	Code, art. 19 et 62
Manière dont les honoraires sont déterminés	Clause obligatoire du projet de convention, honoraires communiqués avant toute relation contractuelle ; prélèvement sur les loyers seulement avec l'accord du mandant	Code, art. 18, 35 et 36
Compte de tiers ou compte personnel du mandant	Le mandant peut préférer que les loyers tombent sur son propre compte	Code, art. 89 et 90
Périodicité du décompte	Au minimum une fois l'an ; la convention peut prévoir le mois ou le trimestre	Code, art. 70
Durée et fin	La loi n'impose pas de durée ; la convention la fixe, et l'agent exécute sa mission jusqu'au terme même après l'annonce de la fin	Code, art. 26

Quel droit du bail s'applique à chaque bien du portefeuille ?

Depuis la régionalisation du bail d'habitation, le gestionnaire applique le texte de la région où se trouve le logement, et non celui du siège de l'agence ni celui du domicile du bailleur. Un administrateur de biens qui gère des appartements à Ixelles, à Namur et à Louvain travaille sous trois textes. La région se lit à la commune du bien (code NIS), jamais au code postal, et la règle applicable est celle en vigueur à la date de l'événement : signature, indexation, renon, sortie. Le détail est dans l'article sur un portefeuille sous trois droits du bail ; voici les repères.

Point	Bruxelles	Wallonie	Flandre
Garantie locative	2 mois au plus, baux conclus ou renouvelés depuis le 1er novembre 2024 (art. 248)	2 mois au plus depuis le 1er juin 2023 (art. 62)	3 mois au plus (art. 37) ; 2 mois pour un logement étudiant
Enregistrement	IRISrent et MyRent, dans les deux mois, par le bailleur (art. 228/1 à 228/5)	MyRent dans les deux mois ; amende de 25 € à défaut (art. 53-54)	MyRent dans les deux mois (art. 11)
Indexation	Bail écrit et enregistré, certificat PEB valide remis ; demande écrite, effet rétroactif de trois mois (art. 224/2)	Bail écrit et enregistré ; demande écrite, trois mois (art. 26 et 57)	Bail écrit ; demande écrite, trois mois (art. 34)
Frais d'agence	Jamais à charge du preneur, sauf s'il a fait appel au tiers (art. 228)	Jamais à charge du preneur, sauf agent mandaté par le preneur sortant (art. 25/1)	Clause à charge du locataire interdite, sauf s'il est le mandant (art. 11)
Précompte immobilier	Jamais à charge du preneur en résidence principale (art. 226)	Jamais à charge du preneur (art. 59)	Jamais à charge du locataire (art. 36 § 1)

La Communauté germanophone applique le décret wallon dans sa version de 2019 : deux mois de garantie bloqués ou trois en garantie bancaire. Chaque bail porte sa région et sa date de signature ; chaque acte (indexation, renon, décompte de charges, libération de la garantie locative) est produit dans le gabarit de cette région.

Quelles obligations le gestionnaire porte-t-il au quotidien ?

Le bailleur reste tenu de ses obligations, le gestionnaire répond de sa faute. Le code lui impose d'informer en temps utile le commettant « des prescriptions légales et réglementaires relatives au bien » et des risques qu'il court (art. 72), et de lui recommander les assurances à souscrire (art. 73). Pour chaque lot :

À la mise en location : annonce avec classe PEB (certificat obligatoire pour tout logement loué dans les trois régions), informations précontractuelles dues au candidat, candidature limitée aux données que la région autorise, bail écrit avec ses mentions et annexes régionales, état des lieux d'entrée pendant le premier mois.
Dans les deux mois de la signature : enregistrement sur MyRent, et sur IRISrent pour un logement bruxellois ; garantie locative sur un compte individualisé au nom du locataire, jamais sur le compte de l'agence ni sur celui du bailleur ; preuve d'assurance incendie du locataire là où la région l'impose.
Chaque mois : encaissement des loyers sur le compte de tiers (ou le compte du mandant), rapprochement par communication structurée, relance et mise en demeure des retards, paiement des fournisseurs sur provision, reversement au mandant après décompte.
Chaque année : indexation à l'indice santé à l'anniversaire du bail, dans les conditions de la région ; décompte annuel des charges réelles avec les pièces ; contrôles périodiques (chaudière, détecteurs) ; décompte de gestion au mandant.
En fin de bail : renon dans les formes de la région, état des lieux de sortie, décompte final, accord écrit de libération de la garantie ou saisine du juge de paix.

S'y ajoutent la loi du 18 septembre 2017 sur la prévention du blanchiment, à laquelle l'agent immobilier est assujetti (code, art. 92), les lois antidiscrimination (art. 12) et le RGPD : le cadre légal fait partie de la déontologie (art. 1er).

Comment l'argent des mandants doit-il circuler ?

Depuis le 1er août 2018, la loi impose à l'agent de séparer ses fonds propres des fonds de ses clients et de déposer ces derniers sur un compte de tiers ou un compte rubriqué ouvert auprès d'une institution agréée (art. 21/2). Ce compte ne peut jamais être en débit, ne peut servir de sûreté ni faire l'objet d'une compensation avec un autre compte. Les fonds sont transférés sans délai à leurs ayants droit ; ceux qui restent plus de quatre mois sur le compte de tiers passent sur un compte rubriqué (sauf montants de 2 500 € ou moins), et ceux qui ne sont pas réclamés dans les deux ans de la clôture du dossier vont à la Caisse des dépôts et consignations. Le code de 2026 (art. 36 à 39 et 89 à 91) ajoute le pouvoir de lecture donné à l'assesseur juridique de la Chambre, la quittance de toute somme reçue et la garantie des fonds détenus. L'article sur le compte de tiers et les fonds de mandants en fait le tour.

Le pendant du compte de tiers est le décompte de gestion : les comptes, relevés et états patrimoniaux de l'administrateur de biens doivent être « clairs, détaillés par catégories et types de frais, dépenses et recettes », produits à la fréquence convenue et au minimum une fois l'an (art. 70), avec accès aux pièces justificatives (art. 71). Les honoraires ne sont prélevés sur les loyers qu'avec l'accord du mandant (art. 36). Format, rubriques et TVA sont dans l'article sur le décompte de gestion au mandant.

Définition : fonds de mandants

Les fonds de mandants sont les sommes que le gestionnaire détient sans en être le destinataire final : loyers et charges encaissés pour les bailleurs, provisions pour travaux, trop-perçus à rembourser aux locataires. La garantie locative n'en fait pas partie : elle est constituée sur un compte individualisé au nom du locataire, et sa perception sur le compte de l'agence est une faute sanctionnée par la Chambre exécutive.

Quelles responsabilités et quels risques pour le gestionnaire ?

Le régisseur répond sur trois plans. Civilement, envers le mandant (faute de gestion : indexation oubliée, bail non enregistré qui permet au locataire de partir sans préavis, garantie non constituée) et envers les tiers ; l'assurance RC professionnelle est obligatoire (loi, art. 4 ; code, art. 5) et l'IPI la fournit par une police collective dont la prime est comprise dans la cotisation : 1 250 000 € par sinistre pour les dommages corporels, 250 000 € pour les dommages matériels et pour les immatériels purs, et un cautionnement de 250 000 € par agent et par année d'assurance pour le non-remboursement de fonds par un membre insolvable. Disciplinairement, devant la Chambre exécutive de l'IPI : avertissement, blâme, suspension de deux ans au plus, radiation (loi, art. 14), avec appel dans les trente jours ; une condamnation pour abus de confiance entraîne la radiation (art. 17). Pénalement, pour l'exercice illégal et l'entrave au contrôle (art. 22 et 25). La trace datée de chaque geste est la première protection.

Comment organiser un portefeuille de 120 lots sous ce cadre ?

Vérifiez votre inscription et vos mentions. Numéro IPI, dénomination et forme juridique, numéro d'entreprise, assureur et numéro de police, numéro du compte de tiers sur chaque document, chaque relance, chaque décompte et sur le site (code, art. 7) ; plus de la moitié de l'organe de gestion agréée (loi, art. 10).
Signez ou mettez à jour un mandat par mandant. Pouvoirs, honoraires et mode de prélèvement, compte de tiers ou compte personnel, périodicité du décompte, provision pour travaux, durée et fin. Un mandant en indivision, toutes les signatures.
Ouvrez et déclarez le compte de tiers, et un compte rubriqué par dossier qui le justifie (fonds qui dorment plus de quatre mois, litige en cours). Numéro du compte de tiers sur chaque document et sur le site (art. 7), communiqué à l'Institut (art. 89).
Qualifiez chaque bail. Région (commune), type de bail, date de signature, loyer de base et indice de départ, garantie (forme, banque, référence, preuve), enregistrement (date, MyRent, IRISrent), PEB, assurance incendie du preneur, état des lieux d'entrée.
Rattachez une communication structurée à chaque bail et faites-la figurer sur chaque avis de paiement ; le rapprochement devient mécanique et les écarts sortent seuls.
Posez le calendrier annuel : anniversaires d'indexation (rappel trente jours avant), décomptes de charges, contrôles de chaudière et de détecteurs, échéances de renon, décomptes de gestion, dix heures de formation permanente par colonne et par agent agréé.

Exemple chiffré

Prenons un portefeuille de 120 lots au loyer mensuel moyen de 900 €, soit 108 000 € de loyers appelés chaque mois, répartis entre 70 lots à Bruxelles, 30 en Wallonie et 20 en Flandre. Honoraires de gestion fixés, par hypothèse, à 7 % des loyers encaissés hors TVA (le taux est contractuel, il n'existe pas de barème légal) : 7 560 € hors TVA pour le mois, soit 9 147,60 € TVA de 21 % comprise, prélevés sur le compte de tiers avec l'accord écrit des mandants, puis 98 852,40 € reversés après décompte, toutes choses égales par ailleurs. Les garanties locatives du portefeuille, à raison de deux mois à Bruxelles et en Wallonie et de trois en Flandre, représentent 234 000 € ; aucun euro de cette somme ne transite par l'agence. Sur l'année : 120 lettres d'indexation (indices fictifs : 900 € × 136,50 ÷ 130,00 = 945 €), 120 décomptes de charges, douze ou quatre décomptes de gestion par mandant.

Erreurs fréquentes

Gérer « en attendant » sans mandat écrit, sur la foi d'un e-mail du bailleur : aucun acte d'administration sans mission (code, art. 19), et les honoraires ne sont dus que s'ils sont convenus et annoncés avant la relation contractuelle (art. 35).
Mettre les frais de mise en location à charge du locataire, « frais de dossier » compris : clause sans effet dans les trois régions, faute déontologique en prime.
Encaisser les loyers sur le compte courant de l'agence, ou laisser des fonds de mandants dormir plus de quatre mois sur le compte de tiers sans les rubriquer.
Appliquer le droit du siège de l'agence à tout le portefeuille : un bail flamand géré depuis Bruxelles reste flamand, avec ses trois mois de garantie et son renon sans forme imposée.
Oublier les mentions du numéro IPI et de l'assurance sur les décomptes et les relances : l'un des manquements les plus simples à constater lors d'un contrôle au bureau.

Cas pratiques

Une société patrimoniale veut gérer les immeubles d'une société sœur

La SRL A gère ses dix immeubles sans agrément : elle gère son propre patrimoine. Elle souhaite facturer à la SRL B, détenue par les mêmes associés, la gestion de ses immeubles. Dès qu'elle gère pour une autre personne morale contre rémunération, elle exerce l'activité de régisseur : agrément IPI requis (plus de la moitié de l'organe de gestion agréée, inscription de la société), compte de tiers, convention écrite, décompte.

Un bailleur veut recevoir les loyers directement

C'est son droit : le code ne dispense l'agent qui n'est que régisseur du compte de qualité que « si tous ses commettants décident d'ouvrir un compte personnel à cet effet » (art. 89), et les fonds non transférés suivent, pour le régisseur, l'instruction de son commettant (art. 90). Le mandat le stipule, le gestionnaire garde un accès en lecture pour rapprocher les loyers, et ses honoraires sont facturés au mandant plutôt que prélevés. Le décompte de gestion reste dû.

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Numéro IPI et agrément sur chaque document, compte de tiers sur les factures, décompte de gestion au mandant, baux des quatre régions avec la règle lue à la date de l'événement, MyRent et IRISrent préparés et rappelés, garantie locative suivie (Brik n'encaisse rien), communication structurée par bail et relevés CODA lus. Interface en français de Belgique, TVA à 21 % ou autoliquidation avec un numéro de TVA BE.

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Questions fréquentes

Faut-il un agrément IPI pour gérer les immeubles de sa propre société ?

Non. La loi du 11 février 2013 ne vise pas la gestion de son propre patrimoine, du patrimoine familial ou d'un bien en indivision (art. 5 § 3). Une SRL ou une SA qui loue ses propres immeubles n'est pas un régisseur. Elle le devient dès qu'elle gère, contre rémunération et de manière habituelle, les biens d'une autre personne, fût-ce une société sœur : agrément, compte de tiers et convention écrite s'imposent alors.

Le régisseur doit-il être inscrit dans une colonne particulière du tableau ?

Le tableau de l'IPI n'a que deux colonnes, intermédiaire et syndic. Le régisseur indépendant doit être inscrit dans l'une au moins des deux (loi, art. 5 § 1). Une agence de location et de gestion est en colonne intermédiaire ; un administrateur de biens qui gère aussi des copropriétés est inscrit dans les deux, avec un stage de 750 heures pour la seconde colonne et dix heures de formation permanente par colonne chaque année.

Qui paie les honoraires de gestion et de mise en location, le bailleur ou le locataire ?

Le bailleur, dans les trois régions. À Bruxelles, le Code du Logement (art. 228) interdit de mettre à charge du preneur les frais d'intervention d'un tiers tel qu'un agent immobilier, sauf si le preneur a lui-même fait appel à ce tiers ; le décret wallon (art. 25/1) et le Woninghuurdecreet (art. 11) disent la même chose. La clause contraire est sans effet. Les honoraires sont soumis à la TVA au taux normal de 21 %.

Peut-on gérer un bien flamand depuis une agence bruxelloise ?

Oui, l'agrément IPI vaut pour tout le pays. Mais le bail d'un logement situé en Flandre relève du Woninghuurdecreet : garantie de trois mois au plus, renon sans forme imposée, pas de résiliation anticipée du bailleur en courte durée, enregistrement sur MyRent seul. Le gestionnaire produit ses documents dans le droit de la commune du bien, à la date de chaque événement, pas dans celui de son siège.

Que risque un gestionnaire qui laisse passer le délai d'enregistrement d'un bail ?

Son mandant supporte la sanction régionale : à Bruxelles, le preneur est dispensé des délais de renon et des indemnités tant que le bail n'est pas enregistré ; en Wallonie, après une mise en demeure restée un mois sans effet, avec une amende de 25 € pour enregistrement tardif ; en Flandre, le preneur peut partir au premier jour du mois suivant. Le gestionnaire répond envers le mandant de cette faute de gestion, et sa RC professionnelle est faite pour cela.

Le gestionnaire peut-il détenir la garantie locative du locataire ?

Non. Dans les trois régions, la garantie est constituée sur un compte individualisé au nom du locataire, par garantie bancaire ou via le CPAS, jamais en espèces ni sur le compte du bailleur ou de l'agence. Le gestionnaire en consigne la forme, la banque, la référence et la preuve, vérifie le plafond régional à la date du bail et prépare l'accord écrit de libération à la sortie, ou la saisine du juge de paix en cas de désaccord.

Gestion locative pour compte de tiers en Belgique : le cadre du gestionnaire professionnel