État des lieux numérique : règles d'entrée et de sortie en 2026

Publié le 2026-10-10 — mis à jour le 2026-10-10 par la Rédaction Brik Pro.

En bref

• L'état des lieux est obligatoire à la remise des clés et à leur restitution (article 3-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989). Il est établi contradictoirement par les parties ou par un tiers qu'elles mandatent, et joint au bail.
• Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe son contenu minimal, exige une forme qui permet de comparer entrée et sortie, et admet un état des lieux électronique, illustré d'images et remis par voie dématérialisée.
• Le locataire peut demander au bailleur de compléter l'état des lieux d'entrée dans les dix jours qui suivent son établissement, et pour le chauffage pendant le premier mois de la période de chauffe.
• En meublé, un inventaire et un état détaillé du mobilier s'ajoutent (article 25-5 de la même loi), sans autre facturation que celle de l'état des lieux.
• La comparaison entre entrée et sortie commande la restitution du dépôt de garantie : un mois si les deux états concordent, deux mois sinon (article 22 de la loi de 1989). La vétusté, c'est-à-dire l'usure normale, ne peut pas être mise à la charge du locataire (article 7 d).

Qu'est-ce qu'un état des lieux numérique, et vaut-il un état des lieux papier ?

L'état des lieux décrit, pièce par pièce, le logement et ses équipements à l'arrivée du locataire, puis à son départ. C'est la référence de toute discussion sur les dégradations : selon l'article 1730 du Code civil, le locataire doit rendre le logement tel qu'il l'a reçu suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure.

L'état des lieux numérique est le même document, saisi sur un téléphone ou une tablette, illustré de photos et signé électroniquement. L'article 3 du décret n° 2016-382 prévoit qu'il est établi « sur support papier ou sous forme électronique » et remis à chaque partie, ou à son mandataire, « en main propre ou par voie dématérialisée » au moment de sa signature.

Sa valeur repose sur le Code civil : l'article 1366 donne à l'écrit électronique la même force probante que l'écrit papier, si son auteur est dûment identifié et son intégrité garantie ; l'article 1367 exige un procédé fiable d'identification, lié à l'acte signé. Seule la signature qualifiée au sens du règlement eIDAS (n° 910/2014) est présumée fiable (décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017). Une signature simple ou avancée reste recevable, mais en cas de contestation, c'est à celui qui s'en prévaut d'en démontrer la fiabilité.

Qui établit l'état des lieux, et qui en supporte le coût ?

L'article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, issu de la loi ALUR du 24 mars 2014, pose un principe et une solution de repli.

• Le principe : l'état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers mandaté par elles, comme une agence ou un administrateur de biens, dans les mêmes formes à l'entrée et à la sortie et en autant d'exemplaires que de parties.
• Le repli : si l'amiable est impossible (absence, refus, désaccord), un commissaire de justice, l'ancien huissier, l'établit à l'initiative de la partie la plus diligente. Ses frais, réglementés, sont partagés par moitié entre bailleur et locataire, et il avise les parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Quand un professionnel mandaté réalise l'état des lieux d'entrée, ses honoraires sont partagés (article 5 de la loi). La part du locataire ne peut excéder celle du bailleur, ni un plafond par mètre carré de surface habitable fixé par le décret n° 2014-890 du 1er août 2014 et revalorisé par arrêté : 3,03 € TTC par mètre carré depuis le 1er janvier 2026, contre 3 € auparavant (arrêté du 17 juillet 2025 modifié). L'état des lieux de sortie ne se facture pas au locataire : l'article 4 k) répute non écrite la clause qui le lui impose, sauf recours à un commissaire de justice dans le cas prévu à l'article 3-2.

Que doit contenir un état des lieux d'entrée et de sortie ?

Le décret n° 2016-382 fixe un contenu minimal, résumé ci-dessous. Pour chaque pièce, il exige une description précise des sols, murs, plafonds, équipements et éléments, que l'on peut compléter d'observations ou de réserves et illustrer d'images. La sortie ajoute, le cas échéant, les évolutions constatées depuis l'entrée. La forme doit permettre la comparaison : un document unique, ou des documents distincts de présentation similaire.

Le locataire peut-il compléter l'état des lieux après la remise des clés ?

Oui, mais seulement l'état des lieux d'entrée, et dans deux fenêtres fixées par l'article 3-2.

• Dix jours à compter de son établissement : le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant de le compléter, par exemple pour une fuite ou une prise hors service découverte en s'installant. En cas de refus, il peut saisir la commission départementale de conciliation.
• Le premier mois de la période de chauffe : il peut demander que l'état des lieux soit complété par l'état des éléments de chauffage. Un locataire entré en été peut ainsi faire constater ses radiateurs au début de la saison de chauffe.

Rien de tel pour la sortie : un désaccord peut être soumis à la commission départementale de conciliation, compétente pour l'état des lieux et le dépôt de garantie (article 20), puis au juge. Côté gestionnaire, chaque complément se traite comme un avenant daté, signé des deux parties et conservé avec l'original.

Que change la location meublée ?

Les règles de l'article 3-2 s'appliquent aux meublés (article 25-3). L'article 25-5 y ajoute un inventaire et un état détaillé du mobilier, établis contradictoirement dans les mêmes formes, à la remise et à la restitution des clés, signés par les parties ou par un tiers mandaté et joints au bail. Ces documents « ne peuvent donner lieu à aucune autre facturation que celle liée à l'établissement de l'état des lieux ».

L'inventaire meublé part de la liste minimale du décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 : literie avec couette ou couverture, occultation des chambres, plaques de cuisson, four ou micro-ondes, réfrigérateur et congélateur (ou compartiment à -6 °C au plus), vaisselle et ustensiles, table et sièges, étagères, luminaires, matériel d'entretien ménager. Un inventaire d'entrée muet sur ces éléments affaiblit la preuve que le logement était meublé, et un objet manquant à la sortie ne se réclame que s'il figurait à l'entrée.

Photos et signature : comment constituer un dossier de preuve solide ?

Les photos ne remplacent pas la description : elles la rendent vérifiable. Un dossier de preuve solide réunit cinq éléments.

1. Une description normée : une échelle d'états définie à l'avance et des observations factuelles, « rayure de 10 cm sur le parquet » plutôt que « quelques traces ».
2. Des photos rattachées à la ligne qu'elles illustrent, prises sous le même angle à l'entrée et à la sortie : une vue d'ensemble par pièce, un gros plan par défaut.
3. Une signature qui identifie chaque partie et garantit l'intégrité du document, recueillie de préférence sur place, en fin de visite, pour préserver le caractère contradictoire.
4. La remise immédiate d'un exemplaire à chaque partie, exigée par le décret au moment de la signature.
5. Une conservation organisée : document signé, photos, avenants et convocation éventuelle, classés avec le bail pendant sa durée, puis pendant le délai de prescription de trois ans des actions nées du bail (article 7-1 de la loi de 1989).

Quelles conséquences sur la restitution du dépôt de garantie ?

L'article 22 de la loi de 1989 relie les deux documents. Le dépôt est restitué dans un délai maximal d'un mois à compter de la remise des clés lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois sinon, déduction faite des sommes dues et dûment justifiées. Au-delà, le solde dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal par période mensuelle commencée en retard, sauf si le locataire n'a pas transmis sa nouvelle adresse : d'où l'intérêt de la porter à l'état des lieux de sortie.

Toute différence entre les deux documents n'est pas imputable au locataire. Il répond des dégradations survenues pendant le bail (article 7 c), pas de la vétusté (article 1755 du Code civil), que le décret n° 2016-382 définit comme « l'état d'usure ou de détérioration résultant du temps ou de l'usage normal » des matériaux et équipements. Les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location ou d'un accord collectif local (articles 41 ter et 42 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986), qui fixe une durée de vie théorique et un abattement forfaitaire annuel par matériau ou équipement. Le chiffrage des retenues mérite un développement à part ; il ne vaut que ce que valent les deux états des lieux.

Comment organiser les états des lieux à l'échelle d'un portefeuille ?

Sur quelques lots, un bon formulaire suffit. Sur plusieurs centaines, l'état des lieux devient un processus qui engage le cabinet envers ses mandants.

• Un modèle par type de bien (studio, appartement familial, maison, meublé, chambre de colocation), avec ses pièces et ses éléments déjà listés ; la sortie reprend le modèle et l'ordre de l'entrée.
• Un vocabulaire commun à tous les intervenants, avec un exemple par niveau de l'échelle d'états, pour que « bon état » signifie la même chose d'un dossier à l'autre.
• Un calendrier : date de sortie fixée dès la réception du congé, relance du locataire, puis commissaire de justice si l'amiable échoue, en tenant compte de son délai de convocation de sept jours.
• Une comparaison ligne à ligne qui isole les éléments dégradés : elle fonde les retenues et la liste des travaux de remise en état avant relocation.
• Un archivage par bien et par bail, avec le bail et ses annexes, dont les diagnostics obligatoires, dans une gestion électronique des documents plutôt que dans des boîtes mail.

Ce sont les règles d'une gestion documentaire immobilière bien tenue : un document introuvable ne prouve rien. Pour les agences immobilières, elles permettent de justifier chaque retenue auprès du locataire comme du propriétaire.

Comment Brik Gestion outille l'état des lieux numérique ?

Dans Brik Gestion, l'état des lieux se réalise depuis la fiche du lot, sur ordinateur ou sur mobile, avec un mode hors ligne : la saisie et les photos des pièces restent sur l'appareil, puis se synchronisent au retour du réseau. Le formulaire suit six étapes (bien, parties, pièces, compteurs, clés, finalisation) et note le type de constat, « Contradictoire » ou « Huissier ». Chaque élément d'une pièce reçoit un état constaté, de « Neuf » à « Hors service », une observation, une dégradation éventuelle et des photos ; chaque compteur, son numéro, son index et des photos. En sortie, l'état des lieux d'entrée sert de référence : l'état initial de chaque élément est rappelé, et la finalisation affiche une synthèse des changements, « Amélioré », « Stable » ou « Dégradé ». La signature électronique passe par un code reçu par SMS ; le locataire peut aussi signer sur place, sur l'appareil du gestionnaire. Quand tout le monde a signé, Brik envoie le document à toutes les parties, et il est rangé automatiquement dans les documents du bien. Un état des lieux signé se complète par un avenant, signé à son tour ; l'original porte la mention « Complété par un avenant ». En colocation, chaque chambre a le sien.

En meublé, l'inventaire du mobilier se remplit pièce par pièce à partir d'un catalogue d'objets, avec un rappel indicatif du mobilier obligatoire, puis se signe électroniquement. En fin de bail, le décompte de restitution du dépôt de garantie reprend les dégradations du dernier état des lieux de sortie comparé à l'entrée, vétusté déduite selon la grille de la structure ou, à défaut, celle de Brik. Sans grille convenue dans le bail, ce calcul reste indicatif : la vétusté s'apprécie alors au cas par cas. Côté agence, le propriétaire mandant consulte les états des lieux de ses biens dans son Espace propriétaire.

Questions fréquentes

Un état des lieux signé électroniquement est-il valable ?

Oui. Le décret n° 2016-382 admet l'état des lieux sous forme électronique et sa remise par voie dématérialisée. Sa force probante est celle de l'écrit papier si le signataire est identifié et l'intégrité du document garantie (articles 1366 et 1367 du Code civil).

Que faire si le locataire refuse de signer ?

L'état des lieux ne peut plus être amiable. La partie la plus diligente fait appel à un commissaire de justice, qui avise les parties au moins sept jours à l'avance par lettre recommandée ; ses frais sont partagés par moitié (article 3-2 de la loi de 1989).

Que risque le bailleur sans état des lieux d'entrée ?

L'article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives, sauf preuve contraire. Mais la partie qui a fait obstacle à l'état des lieux ne peut pas invoquer cette présomption (article 3-2), et sans constat précis, chaque retenue sur le dépôt de garantie devient difficile à justifier.

La grille de vétusté est-elle obligatoire ?

Non. Les parties peuvent convenir dès la signature du bail d'une grille issue d'un accord collectif de location (article 4 du décret n° 2016-382). Sans grille, la vétusté s'apprécie au cas par cas et reste à la charge du bailleur (article 7 d de la loi de 1989).

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