Restitution du dépôt de garantie : délai, retenues et majoration

Publié le 2026-10-10 — mis à jour le 2026-10-10 par la Rédaction Brik Pro.

En bref

• Le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 22) et à deux mois en meublé (article 25-6) ; le bail mobilité n'en admet aucun (article 25-17).
• Il se restitue au plus tard un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon.
• Seules les sommes dûment justifiées peuvent être retenues : impayés, réparations locatives chiffrées par devis ou facture, vétusté déduite.
• Dans un immeuble collectif, une provision d'au plus 20 % du dépôt peut être gardée jusqu'à l'arrêté annuel des comptes de l'immeuble, le solde étant versé dans le mois qui suit leur approbation.
• Chaque mois de retard commencé coûte 10 % du loyer mensuel hors charges ; si le logement est vendu, c'est le nouveau bailleur qui restitue le dépôt.

Dépôt de garantie : un mois ou deux mois de loyer ?

Le dépôt de garantie n'est pas obligatoire. Quand le bail le prévoit, il garantit les obligations du locataire et ne peut dépasser un plafond calculé sur le loyer en principal, c'est-à-dire hors charges. Il est versé à la signature, par le locataire ou par l'intermédiaire d'un tiers (article 22, alinéa 1).

Pendant le bail, le dépôt ne porte pas intérêt et ne se révise pas, même si le loyer est révisé ou le bail renouvelé (article 22, alinéa 6). Le bail commercial, régi par le Code de commerce et ses propres clauses, n'est pas traité ici.

Quel délai pour la restitution du dépôt de garantie ?

Le délai court à compter de la remise des clés au bailleur ou à son mandataire, en main propre ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception (article 22, alinéa 3) : c'est elle qu'il faut dater et pouvoir prouver, pas la fin du préavis. Il est d'un mois au plus si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée (alinéa 4), de deux mois au plus sinon (alinéa 3).

Le locataire indique alors sa nouvelle adresse, que le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 (article 2) fait figurer dans l'état des lieux de sortie.

Dépôt de garantie : quelles retenues, avec quelles pièces ?

L'article 22 permet de déduire les sommes restant dues au bailleur et celles dont il pourrait être tenu à la place du locataire, « sous réserve qu'elles soient dûment justifiées ». Trois familles de retenues :

• les loyers et charges impayés au départ ;
• les dégradations et réparations locatives : le locataire répond des dégradations survenues pendant le bail et doit l'entretien courant et les réparations locatives listées par le décret n° 87-712 du 26 août 1987, sauf vétusté, malfaçon, vice de construction, cas fortuit ou force majeure (article 7, c et d) ;
• la provision pour charges d'un immeuble collectif, traitée plus bas.

La vétusté, usure résultant du temps ou de l'usage normal, reste à la charge du bailleur. Le décret n° 2016-382 (article 4) permet de convenir dès la signature du bail d'une grille de vétusté issue d'un accord collectif de location : elle fixe au minimum, pour les principaux matériaux et équipements, une durée de vie théorique et des coefficients d'abattement forfaitaire annuels.

Chaque retenue s'appuie sur des pièces :

1. les états des lieux d'entrée et de sortie, avec leurs photos, établis contradictoirement ou, à défaut, par un commissaire de justice à frais partagés par moitié (article 3-2) ;
2. le devis ou la facture de remise en état, poste par poste ;
3. la grille de vétusté du bail, ou le calcul retenu, avec l'âge de chaque élément ;
4. le relevé du compte locataire pour les impayés, le dernier décompte de charges pour la provision.

Un forfait de « remise en état » non chiffré, une peinture facturée à neuf malgré son âge ou une dégradation absente de l'état des lieux de sortie ne résistent pas à une contestation. Pour les impayés, voir notre méthode de gestion des impayés locatifs.

Immeuble collectif : comment fonctionne la provision de 20 % ?

Dans un immeuble collectif, les charges réelles ne sont connues qu'à l'arrêté annuel des comptes, souvent des mois après le départ. L'article 22 (alinéa 5) prévoit donc un règlement en deux temps :

1. à la sortie, un arrêté des comptes provisoire, avec une provision justifiée de 20 % du dépôt au plus ;
2. la régularisation définitive et le versement du solde dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes de l'immeuble (en copropriété, le vote de l'assemblée générale).

Les parties peuvent aussi convenir à l'amiable de solder immédiatement l'ensemble des comptes. La provision se justifie par le dernier décompte de charges, et le solde se calcule comme une régularisation des charges locatives, au prorata de la durée d'occupation.

Majoration de 10 % : que coûte un retard de restitution ?

Passé le délai, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel en principal pour chaque période mensuelle commencée en retard (article 22, alinéa 7, issu de la loi ALUR n° 2014-366 du 24 mars 2014). Trois conséquences :

• la base est le loyer mensuel hors charges, pas la somme due : sur un petit solde, la pénalité peut la dépasser ;
• un seul jour de retard compte pour une période entière ;
• la seule exception vise le retard dû à l'absence de transmission, par le locataire, de sa nouvelle adresse : un RIB manquant n'empêche pas d'envoyer un chèque.

Le risque tient surtout à l'organisation : un décompte qui attend un devis, un solde de provision oublié après l'assemblée générale. Chaque dossier de sortie doit porter sa date limite dès la remise des clés.

Colocation, caution, vente, changement de gestionnaire : qui restitue ?

Colocation à bail unique

Le dépôt garantit l'ensemble du bail : en principe, le bailleur ne le restitue qu'au départ du dernier colocataire. Celui qui part avant s'arrange avec les colocataires, souvent avec son remplaçant, qui lui rembourse sa part. Il reste d'ailleurs solidaire, avec sa caution, jusqu'à ce qu'un nouveau colocataire figure au bail, et au plus tard six mois après la date d'effet de son congé (article 8-1, VI).

Caution

Appeler « caution » le dépôt de garantie est une confusion. La caution est une personne qui s'engage à payer la dette du locataire s'il fait défaut (Code civil, article 2288). Le bailleur assuré contre les impayés ne peut pas en exiger une, sauf pour un étudiant ou un apprenti, mais peut prévoir un dépôt (loi de 1989, article 22-1). À la sortie, le dépôt s'impute sur les sommes justifiées ; s'il ne suffit pas, le solde reste dû par le locataire et peut être réclamé à la caution, dans les limites de son acte.

Vente du logement

En cas de vente, de donation ou de toute autre mutation du logement loué, la restitution incombe au nouveau bailleur ; une convention contraire n'a d'effet qu'entre les parties à la mutation (article 22, dernier alinéa). L'acquéreur doit donc le dépôt, même s'il ne l'a pas reçu du vendeur. Le plus souvent, le notaire en reprend le montant dans les comptes de la vente.

Changement de gestionnaire

À la fin d'un mandat, l'ancien cabinet rend compte et remet tout ce qu'il a reçu pour le mandant (Code civil, article 1993), dépôts compris s'il les détenait, au propriétaire ou au gestionnaire qu'il désigne, avec pour chaque bail le montant, la date d'encaissement et l'état des lieux d'entrée. Vis-à-vis du locataire, l'obligation de restituer reste celle du bailleur.

Comment comptabiliser le dépôt de garantie chez un administrateur de biens ?

Le dépôt n'est jamais un produit : c'est une somme à rendre. Chez un bailleur tenant une comptabilité d'entreprise, SCI à l'IS ou foncière, il s'inscrit au compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » du plan comptable général, comme une dette envers le locataire.

Chez un administrateur de biens, il entre sur le compte de tiers, distinct de la trésorerie du cabinet et couvert par la garantie financière (loi n° 70-9 du 2 janvier 1970, article 3), le mandat écrit devant autoriser expressément le cabinet à recevoir des fonds pour le bailleur (décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 64). Selon le mandat, le cabinet conserve le dépôt jusqu'à la fin du bail, identifié par bail dans la comptabilité mandants et distinct des loyers à reverser, ou le reverse au propriétaire, qui financera alors la restitution. À la sortie, le décompte se traduit en trois mouvements : retenues portées au compte du propriétaire, solde viré au locataire, provision suivie jusqu'à la régularisation. Tous doivent apparaître dans le compte rendu de gestion du mandant : c'est le cloisonnement qu'exige la gestion pour compte de tiers.

Exemple chiffré : une sortie avec retenues et provision

Exemple fictif : appartement loué vide en copropriété, 900 € de loyer hors charges, 80 € de provisions, 900 € de dépôt. Après quatre ans, le locataire rend les clés en main propre le 3 juillet 2026 et donne sa nouvelle adresse, portée à l'état des lieux de sortie. Celui-ci relève des différences : le cabinet a jusqu'au 3 septembre 2026.

Le cabinet vire 208 € (900 € moins 692 €) le 28 août 2026, avec le décompte et ses justificatifs. Les comptes de l'immeuble sont approuvés le 15 avril 2027 : la régularisation laisse 60 € à la charge du locataire, qui reçoit les 90 € restants au plus tard le 15 mai 2027. Versés le 20 septembre 2026, les 208 € auraient coûté 90 € de majoration ; versés le 10 octobre, 180 €, deux périodes mensuelles ayant commencé.

Comment Brik Gestion suit le dépôt de garantie, de l'encaissement à la restitution ?

Dans Brik Gestion, chaque location porte une carte « Dépôt de garantie » : statut d'encaissement, montants prévu au bail, encaissé, reste à encaisser et trop-perçu, délai de restitution, reçu et appel de complément. L'encaissement s'enregistre depuis la carte ou depuis un loyer, avec un paiement de type « Dépôt de garantie » ; pour un bail mobilité, la carte rappelle l'interdiction. L'état des lieux de sortie se fait dans l'application, avec l'état d'entrée rappelé élément par élément, des photos, une synthèse des changements et la signature électronique.

Une fois la date de fin du bail passée, « Chiffrer les retenues et restituer le dépôt » établit le décompte à partir des dégradations du dernier état des lieux de sortie, comparé à l'entrée, vétusté déduite selon la grille de la structure ou, par défaut, celle de Brik : nature, coût d'après devis ou facture, vétusté et montant retenu pour chaque ligne, puis solde à restituer ou restant dû. Le décompte se télécharge en PDF, à adresser au locataire avec les justificatifs ; il n'enregistre pas le remboursement en comptabilité. Sans grille convenue dans le bail (article 4 du décret n° 2016-382), le calcul de vétusté reste indicatif. Une « lettre simple » produit un reçu de restitution sans chiffrage ligne par ligne, et l'écran rappelle le délai légal et la majoration. L'Assistant IA Brik peut rédiger le courrier d'accompagnement et le ranger dans les documents du bail : il prépare, vous validez. Voir aussi loyers et charges et la page administrateurs de biens.

Questions fréquentes

Quel est le délai de restitution du dépôt de garantie ?

Un mois après la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, deux mois sinon (loi du 6 juillet 1989, article 22). Dans un immeuble collectif, une provision de 20 % du dépôt au plus peut être conservée jusqu'à l'approbation des comptes de l'immeuble.

Le dépôt de garantie est-il d'un mois ou de deux mois de loyer ?

Un mois de loyer hors charges au plus en location vide, deux mois en meublé (article 25-6), aucun en bail mobilité. Le montant ne se révise pas en cours de bail.

Comment se calcule la majoration de 10 % ?

Elle vaut 10 % du loyer mensuel hors charges par période mensuelle commencée après l'expiration du délai, quel que soit le montant restant dû. Elle n'est pas due si le retard vient de ce que le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse.

Le locataire peut-il ne pas payer son dernier loyer en invoquant le dépôt ?

Non. Le loyer reste dû jusqu'au terme du bail (article 7 de la loi de 1989), et la restitution n'est exigible qu'après la remise des clés : les deux dettes ne se compensent pas d'office (Code civil, article 1347-1).

Que faire en cas de désaccord sur les retenues ?

Le bailleur ou le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, compétente pour les litiges sur l'état des lieux et le dépôt de garantie (article 20 de la loi de 1989). À défaut d'accord, le juge des contentieux de la protection tranche.

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