Quittance de loyer automatique : obligations, modèle et méthode

Publié le 2026-10-10 — mis à jour le 2026-10-10 par la Rédaction Brik Pro.

En bref

• La quittance de loyer atteste que le bailleur a reçu le loyer et les charges d'une période. Le bailleur ou son mandataire doit la transmettre gratuitement au locataire qui la demande (article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989).
• Elle détaille les sommes versées en distinguant le loyer et les charges. Les frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peuvent pas être facturés au locataire.
• La transmission dématérialisée, par exemple par e-mail, suppose l'accord exprès du locataire.
• Un paiement partiel appelle un reçu, que le bailleur est tenu de délivrer, et non une quittance.
• Une quittance de loyer automatique se déclenche sur le paiement constaté, pas sur l'échéance : l'avis d'échéance appelle le loyer, la quittance prend acte de son paiement intégral.

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est le document par lequel le bailleur, ou le professionnel qui encaisse pour son compte, reconnaît avoir reçu le loyer et les charges d'une période. C'est la preuve de paiement du locataire. Le paiement se prouve par tout moyen (article 1342-8 du Code civil), mais la quittance émane du créancier lui-même : c'est la preuve la plus simple à produire.

Trois documents jalonnent chaque échéance et ne doivent pas être confondus :

• l'avis d'échéance, ou appel de loyer, qui réclame la somme due pour la période ;
• la quittance, qui constate le paiement intégral de cette somme ;
• le reçu, qui constate un paiement partiel.

Une quittance de loyer automatique est produite par le logiciel de gestion à partir d'un paiement enregistré, sans ressaisie, puis transmise au locataire. L'automatisme porte sur la production et l'envoi, jamais sur la constatation de l'encaissement.

Que dit la loi sur la quittance de loyer ?

L'essentiel tient dans l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989, dans sa rédaction issue de la loi ALUR du 24 mars 2014. L'article 25-3 de la même loi le rend applicable aux logements meublés loués comme résidence principale.

Ces règles visent les baux d'habitation soumis à la loi de 1989. Pour un bail commercial ou professionnel, aucun texte équivalent : la preuve du paiement relève du droit commun du Code civil (articles 1342-8 et 1353).

Quelles mentions prévoir dans un modèle de quittance de loyer ?

La loi n'impose qu'une mention : le détail des sommes versées, loyer et charges distingués. Les autres font de la quittance une preuve utilisable par le locataire et un document vérifiable par le bailleur. Un modèle de quittance de loyer complet comporte les rubriques suivantes.

Le dépôt de garantie n'y figure pas : il garantit l'exécution des obligations locatives (article 22 de la loi de 1989) et se justifie à part.

Avis d'échéance, quittance, reçu partiel : quelles différences ?

Les trois documents se suivent dans le temps et n'ont pas la même portée.

Cas fréquent : un locataire en retard verse le montant d'un mois. Il peut indiquer la dette qu'il entend acquitter. À défaut, le paiement s'impute sur les dettes échues, en priorité celle qu'il avait le plus d'intérêt à acquitter et, à intérêt égal, la plus ancienne (article 1342-10 du Code civil). Le virement d'octobre d'un locataire qui doit encore septembre ne solde donc pas forcément octobre : il faut déterminer l'imputation avant de quittancer.

Exemple : un loyer d'octobre payé en deux versements

Un deux pièces est loué 750 € par mois, plus 50 € de provision sur charges, terme à échoir, échéance le 1er du mois, avis envoyé cinq jours avant.

Si la quittance était partie le 26 septembre avec l'avis, le locataire aurait détenu une preuve de paiement de 800 € avant tout versement.

À quoi sert la quittance, pour le locataire et pour le bailleur ?

Pour le locataire, la quittance est une pièce d'usage courant :

• Aide au logement : quand l'APL est versée au bailleur, la quittance montre la part prise en charge et la part payée (article L. 832-2 du CCH).
• Justificatif de domicile : elle est acceptée dans de nombreuses démarches, à des conditions variables (ancienneté, document non manuscrit).
• Dossier de location : le futur bailleur peut demander les trois dernières quittances comme justificatif de domicile (décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015).

Pour le bailleur, la série des quittances est la trace des loyers perçus. Celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement (article 1353 du Code civil) : la quittance est cette justification. Délivrée par erreur, elle se retourne contre le bailleur. Tenue avec rigueur, la série se recoupe avec la banque et le compte rendu de gestion du mandant.

Quelles erreurs fréquentes éviter ?

• Quittancer avant l'encaissement. Joindre la quittance à l'avis, ou l'émettre à l'échéance, remet au locataire une preuve de paiement. Si le virement n'arrive pas ou si le chèque est rejeté, le bailleur devra prouver que la somme n'a jamais été reçue.
• Émettre une quittance globale. Un montant unique, sans ventilation entre loyer et charges, ne respecte pas l'article 21 et brouille la régularisation annuelle des charges.
• Quittancer un paiement partiel. La quittance laisserait croire au paiement complet ; le document dû est un reçu, avec le reste à payer.
• Facturer le quittancement. Frais d'envoi, d'édition ou de « gestion de quittance » : l'article 21 les interdit, et l'article 4, p) répute non écrite la clause qui met à la charge du locataire les frais d'expédition de la quittance.
• Envoyer par e-mail sans accord exprès. L'accord doit précéder le premier envoi dématérialisé et pouvoir être produit.

Comment organiser le quittancement sur un portefeuille ?

Sur quelques lots, la quittance se fait à la main. Sur plusieurs centaines, l'enjeu est de garantir que chaque quittance correspond à un encaissement identifié. L'organisation tient en cinq étapes.

1. Paramétrer chaque bail une fois : loyer, charges, terme, jour d'échéance, compte de perception, e-mail du locataire et accord de dématérialisation.
2. Émettre les avis d'échéance à date fixe, avec le nouveau loyer après une révision IRL ou le solde d'une régularisation de charges.
3. Constater l'encaissement par le rapprochement bancaire, échéance par échéance, imputation comprise.
4. Quittancer ce qui est payé, et seulement cela : quittance pour le loyer soldé, reçu pour le paiement partiel, relance d'impayé pour ce qui manque.
5. Mettre à disposition et archiver : espace locataire pour ceux qui l'ont accepté, classement des avis, quittances et reçus par lot. Les actions dérivant d'un bail d'habitation se prescrivent par trois ans (article 7-1 de la loi de 1989) : conservez la série au moins pendant cette durée.

L'ordre compte : la quittance découle du paiement constaté, pas du calendrier.

Comment Brik Gestion automatise-t-il les avis et les quittances ?

Dans Brik Gestion, le suivi se fait par contrat, dans la section « Loyers et quittances ». Chaque échéance porte un statut : payé, partiel ou à encaisser. L'avis de loyer est disponible quel que soit ce statut ; la quittance, seulement quand le loyer est entièrement payé. Le reçu d'un paiement partiel n'est pas généré : remettez-le par vos propres moyens. Le paiement s'enregistre à la main, en une fois ou par versements successifs (montant, date, origine), ou par l'attribution d'un virement remonté par la synchronisation bancaire : tant qu'une transaction n'est pas attribuée, le statut du loyer ne change pas. Trois automatisations se règlent par contrat : l'avis de loyer, envoyé par e-mail un nombre de jours choisi avant le début de la période (avant sa fin pour un bail à terme échu), au locataire et, si vous le souhaitez, au propriétaire ; la quittance, envoyée par e-mail dès que le loyer passe en payé ; les relances d'impayés, par e-mail et SMS. Le compte bancaire rattaché au bien est pré-rempli sur les avis et les quittances, et le solde d'une régularisation de charges s'ajoute à l'avis de la période choisie. Avant d'activer l'envoi automatique des quittances par e-mail, recueillez l'accord exprès du locataire : Brik ne l'enregistre pas pour vous.

Les avis, quittances et relances émis sont déposés dans les documents du bien. Si vous lui ouvrez son espace, le locataire y retrouve pour chaque période l'avis et, une fois le loyer payé, la quittance, téléchargeables une à une ou ensemble, ainsi que la référence bancaire à reporter sur son virement ; couper l'espace lui retire cet accès. Pour une agence, le réglage « En-tête des documents » fixe qui figure en tête des avis et des quittances : l'agence, le bailleur ou les deux (personnalisation des documents). Le détail figure sur les pages gestion locative et loyers et charges.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Elle est due au locataire qui la demande : le bailleur ou son mandataire doit alors la lui transmettre gratuitement (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Rien n'oblige à l'envoyer chaque mois sans demande, mais la plupart des professionnels le font.

Peut-on envoyer les quittances par e-mail ?

Oui, avec l'accord exprès du locataire, que l'article 21 exige pour toute transmission dématérialisée. Recueillez-le par écrit et conservez-le. Sans cet accord, la quittance se remet en main propre ou par courrier.

Que remettre au locataire qui ne paie qu'une partie du loyer ?

Un reçu, que l'article 21 impose en cas de paiement partiel. Il indique le montant versé, sa date, l'échéance concernée et le reste dû. La quittance de la période ne s'émet qu'une fois le solde encaissé.

Le bailleur peut-il facturer la quittance ou son envoi ?

Non. L'article 21 interdit de facturer au locataire les frais liés à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance, et l'article 4 répute non écrite la clause qui lui fait supporter les frais d'expédition de la quittance. Le coût reste au bailleur, ou dans les honoraires de gestion qu'il verse à son mandataire.

Combien de temps conserver les quittances et les avis d'échéance ?

Au moins trois ans, durée de prescription des actions dérivant d'un bail d'habitation (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Quand ces documents servent aussi de pièces justificatives comptables ou fiscales, leur durée de conservation est plus longue.

Toutes les ressources Brik Pro — Réserver une démo visio