Compte rendu de gestion locative (CRG) : contenu, périodicité et automatisation

Publié le 2026-10-10 — mis à jour le 2026-10-10 par la Rédaction Brik Pro.

En bref

• Le compte rendu de gestion, aussi appelé relevé de gérance ou compte rendu de gérance, est le document par lequel l'administrateur de biens rend compte au propriétaire de ce qu'il a encaissé, dépensé, facturé et reversé pour son compte.
• Il repose sur l'article 1993 du Code civil : tout mandataire doit rendre compte de sa gestion et restituer au mandant tout ce qu'il a reçu en vertu du mandat.
• Le décret d'application de la loi Hoguet (décret n° 72-678, article 66) impose une reddition de comptes au moins une fois par an, aux conditions fixées par le mandat ; en pratique, les cabinets la font chaque mois ou chaque trimestre, au rythme des reversements.
• Le même article interdit au mandataire de percevoir d'autres honoraires que ceux prévus au mandat : chaque compte rendu doit permettre au mandant de le vérifier.
• Un compte rendu fiable se produit depuis une comptabilité mandant tenue au fil de l'eau et un compte de tiers recoupé, jamais depuis un tableau reconstitué en fin de période.

Qu'est-ce qu'un compte rendu de gestion locative ?

Quand un propriétaire confie la gestion de ses lots à un administrateur de biens ou à une agence, le mandataire encaisse les loyers, règle certaines dépenses, facture ses honoraires et reverse le solde. Le compte rendu de gestion est le relevé périodique qui retrace ces mouvements, lot par lot, et justifie le montant reversé. Il s'adresse au mandant, c'est-à-dire au propriétaire bailleur, qu'il soit un particulier, une SCI ou une foncière.

Le vocabulaire varie d'un cabinet à l'autre : relevé de gérance, compte rendu de gérance, relevé de gestion, décompte de gérance ou, par son sigle, CRG. Tous désignent le même document. Il ne faut pas le confondre avec trois autres pièces :

• la quittance de loyer, adressée au locataire pour le loyer qu'il a payé ;
• le compte de gestion du mandant, c'est-à-dire la comptabilité tenue par le cabinet pour ce propriétaire, dont le compte rendu n'est qu'un extrait périodique ;
• l'état locatif, photographie du parc à une date donnée (lots, locataires, loyers en cours, échéances de baux), qui ne retrace aucun flux.

Le compte rendu de gestion est aussi la pièce que le propriétaire remet à son expert-comptable ou utilise pour sa déclaration de revenus fonciers : loyers encaissés, charges et travaux payés, honoraires de gestion s'y lisent directement. Restent des retraitements fiscaux : les charges versées par les locataires, par exemple, n'entrent pas dans le revenu brut.

Que dit la loi sur la reddition de comptes du mandataire ?

Trois textes se superposent. Le premier est de droit commun, les deux autres sont propres aux professionnels de l'immobilier.

La jurisprudence rappelle que la charge de la preuve pèse sur le mandataire : c'est à lui de démontrer ce qu'il a fait des fonds, pas au mandant de prouver un détournement (Cour de cassation, première chambre civile, 12 novembre 2015, n° 14-28.016). L'action en reddition de comptes se prescrit, en principe, par cinq ans à compter du jour où le mandant a connu ou aurait dû connaître les faits (article 2224 du Code civil).

Les articles 64 et 65 du même décret complètent le dispositif : le titulaire de la carte « gestion immobilière » ne peut recevoir loyers, charges et dépôts de garantie que sur mandat écrit, et il tient un registre des mandats. La garantie financière exigée par l'article 3 de la loi Hoguet couvre les fonds détenus pour le compte des mandants : des comptes rendus justes, recoupés avec le compte de tiers, montrent à tout moment que ces fonds sont identifiés.

Que doit contenir un compte rendu de gestion ?

Aucun texte ne fixe de modèle. Le contenu découle de l'objet du document, justifier et restituer, et des clauses du mandat. En pratique, un compte rendu complet comporte les rubriques suivantes.

Les justificatifs n'ont pas à être joints systématiquement, mais ils doivent être conservés et tenus à disposition : factures des prestataires, appels de fonds du syndic, avis d'imposition payés sur mandat. Un cabinet qui les archive avec le compte rendu répond à toute demande en quelques minutes ; un cabinet qui les laisse dans les boîtes mail les cherche pendant des jours.

À quelle périodicité remettre le compte rendu de gestion ?

Le plancher légal est annuel. Le mandat peut prévoir plus, et c'est l'usage : la plupart des cabinets rendent compte à chaque reversement, c'est-à-dire chaque mois, et certains mandants institutionnels demandent un rythme trimestriel assorti d'un arrêté annuel.

Quelle que soit la périodicité retenue, deux moments appellent une reddition particulière : la clôture annuelle, qui arrête le compte de gestion du mandant et sert à sa déclaration, et la fin du mandat, où le cabinet remet un compte rendu de clôture, restitue les fonds détenus, dépôts de garantie compris, et transmet les pièces au mandant ou au nouveau gestionnaire.

Compte rendu, compte de gestion et compte de tiers : comment les faire coïncider ?

Un compte rendu juste n'est jamais produit « à part ». Il est l'extrait, pour une période, de trois objets qui doivent se recouper en permanence.

• Le compte de tiers est le compte bancaire où transitent les fonds des mandants, distinct de la trésorerie du cabinet et couvert par la garantie financière. Chaque loyer encaissé doit y être identifié : quel mandant, quel lot, quel locataire, quelle échéance.
• Le compte de gestion de chaque mandant est sa comptabilité chez le cabinet : encaissements, dépenses, honoraires, reversements, provisions, solde. Il est tenu au fil de l'eau, à partir des mouvements du compte de tiers.
• Le compte rendu de gestion présente ce compte de gestion sur la période, et son solde reversé doit être exactement le virement émis vers le mandant.

La chaîne se tient dans cet ordre : recoupement des encaissements du compte de tiers lot par lot, imputation des dépenses avec leurs justificatifs, calcul et facturation des honoraires selon le barème du mandat, reversement par virement, puis génération du compte rendu depuis les écritures. Dès qu'une étape est faite à la main dans un tableur, les écarts apparaissent : un loyer rapproché sur le mauvais lot, une dépense imputée deux fois, un taux d'honoraires qui ne correspond plus au mandat signé. Le suivi des mandats et la reddition de comptes sont deux faces du même référentiel.

Quelles erreurs fragilisent la reddition de comptes ?

Les contentieux entre mandants et administrateurs de biens portent rarement sur un détournement ; ils portent sur des comptes impossibles à relire. Les situations qui reviennent :

• Le compte rendu en retard ou absent. C'est un manquement à l'article 1993 du Code civil et à l'article 66 du décret, qui peut justifier la résiliation du mandat aux torts du cabinet et une action en reddition de comptes.
• Des honoraires que le mandat ne prévoit pas : frais de relance, de gestion de sinistre ou de travaux facturés sans clause. Le mandant est fondé à en demander la restitution.
• Des comptes rendus non numérotés, non archivés, ou refaits après coup. Sans série continue, le cabinet ne peut pas prouver ce qu'il a remis, ni quand.
• Les dépôts de garantie confondus avec les loyers, reversés au mandant sans que le mandat le prévoie ou absorbés par un impayé en cours de bail. Tant que le cabinet les détient, ils restent identifiés par bail jusqu'à la restitution.
• Des dépenses sans justificatif, ou des charges de copropriété imputées sur la mauvaise période.
• Un écart entre le solde du compte rendu et le virement reçu par le mandant. C'est la première chose qu'un propriétaire vérifie, et la première qui le fait douter de tout le reste.
• L'arrêté annuel oublié, qui laisse le mandant reconstituer lui-même ses revenus fonciers à partir de douze relevés.

Sur quelques mandats, ces erreurs se rattrapent. Sur plusieurs centaines, elles supposent une organisation : un référentiel des mandats à jour, une comptabilité mandant tenue au quotidien et une génération des comptes rendus depuis les écritures, pas depuis un modèle de traitement de texte.

Comment automatiser le compte rendu de gestion ?

Automatiser ne veut pas dire envoyer un PDF tout seul : cela veut dire que le compte rendu sort de la comptabilité mandant sans ressaisie, et qu'il est juste parce que les écritures le sont. Un logiciel de gestion pour compte de tiers doit, dans l'ordre :

1. rapprocher les encaissements du compte de tiers avec les échéances de chaque bail, par synchronisation bancaire ou import de relevés ;
2. tenir un compte de gestion par mandant, alimenté par ces rapprochements, les dépenses et les honoraires ;
3. calculer et facturer les honoraires selon le barème du mandat, en série de factures continue, au format de la facture électronique que toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent savoir recevoir depuis le 1er septembre 2026 ;
4. préparer les reversements en un fichier de virements SEPA, après recoupement ;
5. générer le compte rendu de la période en PDF, le numéroter, l'archiver dans le dossier du mandant et le mettre à sa disposition ;
6. produire l'état locatif et l'arrêté annuel à partir des mêmes données.

C'est ainsi que fonctionne le module agence de Brik Gestion. Les mandats sont attribués à un gestionnaire, qui ne voit que son portefeuille. Les loyers encaissés sur le compte de tiers sont recoupés lot par lot, puis reversés aux mandants par un fichier de virements SEPA prêt à déposer en banque. Les honoraires suivent le barème de l'agence, avec ses dérogations, et sont facturés sans trou de numérotation ; leur émission au format de la facture électronique arrive bientôt. Le compte de gestion de chaque mandant est tenu à partir des mêmes écritures. Il n'a pas encore d'écran de consultation. Le compte rendu de gestion se prépare pour un mois, un trimestre, une année ou deux dates, en aperçu PDF puis en édition numérotée (CRG-2026-00001), figée et archivée dans les documents du mandant avec ses justificatifs concaténés. Il reprend le format de place : une page de compte personnel avec lettre et solde, puis une page par bien avec, bail par bail, l'appelé, le réglé et les sommes dues, les encaissements, les décaissements dont les honoraires, les impayés, le solde et les reversements déjà effectués ; le compte rendu annuel ajoute un récapitulatif fiscal. Le numéro du mandat au registre n'y figure pas encore. Le mandant le retrouve dans son Espace propriétaire, avec ses documents, ses reversements et ses factures. L'envoi par e-mail et la génération périodique automatique ne sont pas encore disponibles. L'état locatif donne la photographie du parc, et les relances d'impayés, les révisions de loyer et la régularisation des charges alimentent les mêmes comptes rendus. Le détail du module est sur la page dédiée aux administrateurs de biens.

Exemple : le compte rendu trimestriel d'un mandant qui possède trois lots

Reprenons la SCI Les Tilleuls, qui a confié trois lots à un cabinet avec des honoraires de 6 % TTC des sommes encaissées et une reddition de comptes trimestrielle. Au troisième trimestre, le lot C a connu un mois d'impayé, relancé.

Le compte rendu n° 2026-T3 de ce mandant indique un reversement de 5 418,20 € daté du 5 octobre, un impayé de 1 000 € sur le lot C avec la relance amiable envoyée le 10 septembre, et 2 270 € de dépôts de garantie détenus pour les trois baux, soit un mois de loyer hors charges chacun (750 €, 600 € et 920 €, provisions de 80 € exclues), hors reversement. Les trois factures d'honoraires du trimestre, les appels de fonds du syndic et la facture du plombier sont archivés avec le compte rendu. Le virement reçu par la SCI est exactement de 5 418,20 € : la reddition de comptes se vérifie en une ligne.

FAQ : compte rendu de gestion locative

Le compte rendu de gestion est-il obligatoire ?

Oui. L'article 1993 du Code civil oblige tout mandataire à rendre compte, et l'article 66 du décret du 20 juillet 1972 impose aux professionnels titulaires de la carte « gestion immobilière » une reddition de comptes au moins annuelle, aux conditions prévues par le mandat.

Compte rendu de gestion, relevé de gérance, compte rendu de gérance : quelle différence ?

Aucune. Ce sont trois noms du même document. Le mandat de gestion peut employer l'un ou l'autre ; ce qui compte, c'est qu'il en fixe la périodicité et le contenu.

À quelle fréquence le propriétaire doit-il recevoir son compte rendu ?

Au minimum une fois par an. Dans les faits, le mandat prévoit le plus souvent un compte rendu mensuel, à chaque reversement, ou trimestriel avec un arrêté annuel.

Le mandant peut-il exiger les justificatifs des dépenses ?

Oui. Rendre compte, c'est justifier. Le cabinet doit pouvoir produire les factures, appels de fonds et avis qu'il a réglés pour le compte du mandant, et la charge de la preuve lui incombe.

Que risque un gestionnaire qui ne rend pas compte ?

Une mise en demeure, puis une action en reddition de comptes et la résiliation du mandat à ses torts, avec restitution des sommes qu'il ne peut pas justifier et des honoraires non prévus au mandat. L'absence de comptes est aussi un signal pour le garant financier.

Le compte rendu de gestion suffit-il pour la déclaration des revenus fonciers ?

Le récapitulatif annuel donne les loyers encaissés, les dépenses payées et les honoraires de gestion, c'est-à-dire l'essentiel de ce que le propriétaire ou son expert-comptable reporte dans sa déclaration. Les règles de déductibilité propres à chaque régime restent à vérifier avec un conseil.

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